Chức năng uỷ nhiệm được áp dụng trong trường hợp cho phép người khác thay mình thực hiện chức năng. Người uỷ nhiệm sẽ thực hiện uỷ nhiệm chức năng cho người nhận. Người nhận sau khi nhận uỷ nhiệm chức năng nào thì khi mở chức năng đó sẽ có thông báo về việc chọn người uỷ nhiệm cần thao tác. Toàn bộ thông tin xử lý trong quá trình nhận uỷ nhiệm đều được ghi vào cơ sở dữ liệu để đối chiếu khi cần.

Giao ủy nhiệm

Để giao ủy nhiệm, người dùng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào chức năng “Cá nhân > Thông tin tài khoản”

Vào chức năng “Thông tin tài khoản”

Sau khi chọn “Thông tin tài khoản”, hệ thống sẽ hiển thị màn hình thông tin tài khoản cá nhân như hình sau:

Màn hình hiển thị thông tin tài khoản cá nhân

Bước 2: Bấm chọn “Ủy nhiệm”để vào chức năng ủy nhiệm

Vào chức năng ủy nhiệm

Sau khi chọn “Ủy nhiệm”, hệ thống sẽ hiển thị thông báo về việc giao ủy nhiệm như hình sau:

Bước 3: Bấm chọn “Giao” để vào chức năng giao ủy nhiệm

Sau khi chọn “Giao”, hệ thống sẽ hiển thị danh sách người được ủy nhiệm xử lý thông tin như hình sau:

Danh sách người được ủy nhiệm

Bước 4: Chuột phải lên danh sách người được ủy nhiệm, chọn “Thêm mới” để thêm mới người được ủy nhiệm

Thêm mới người được ủy nhiệm

Sau khi chọn “Thêm mới”, hệ thống sẽ hiển thị danh sách người dùng như hình sau:

 

Bước 5: Tích chọn người được ủy nhiệm xử lý thông tin, rồi bấm “Ghi nhận” để ghi người được chọn vào danh sách người được ủy nhiệm.

Bước 6: Chuột phải vào người được ủy nhiệm, chọn “Nội dung ủy nhiệm” để thiết lập các nội dung cần ủy nhiệm.

Sau khi chọn “Nội dung ủy nhiệm”, hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ để thiết lập nội dung ủy nhiệm như hình sau:

Thiết lập nội dung ủy nhiệm

Người dùng tích chọn các nội dung cần ủy nhiệm xử lý thông tin, rồi bấm “Ghi nhận” để ghi thông tin vào hệ thống.

Nhận ủy nhiệm

Để nhận ủy nhiệm từ người khác, người dùng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào chức năng “Cá nhân > Thông tin tài khoản”

Vào chức năng “Thông tin tài khoản”

Sau khi chọn “Thông tin tài khoản”, hệ thống sẽ hiển thị màn hình thông tin tài khoản cá nhân như hình sau:

Màn hình hiển thị thông tin tài khoản cá nhân

Bước 2: Bấm chọn “Ủy nhiệm” để vào chức năng ủy nhiệm

Vào chức năng ủy nhiệm

Sau khi chọn “Ủy nhiệm”, hệ thống sẽ hiển thị thông báo về việc nhận ủy nhiệm như hình sau:

Thông báo về việc nhận ủy nhiệm

Bước 3: Nhấn chọn “Nhận” để vào chức năng nhận ủy nhiệm

Sau khi chọn “Nhận”, hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ tiếp nhận ủy nhiệm như hình sau:

Cửa sổ tiếp nhận ủy nhiệm

Bước 4: Chuột phải lên người ủy nhiệm, chọn “Tiếp nhận” để tiếp nhận ủy nhệm.

Tiếp nhận ủy nhiệm từ người khác

Sau khi chọn “Tiếp nhận”, hệ thống sẽ hiển thị thông báo về việc tiếp nhận ủy nhiệm như hình sau:

Bước 5: Nếu người dùng đồng ý tiếp nhận sự ủy nhiệm thì bấm chọn “Tiếp tục”. Ngược lại, nếu người dùng cần thời gian để nghiên cứu thêm thì bấm chọn “Dừng lại”.

Lưu ý:

• Người tiếp nhận ủy nhiệm, chỉ cần tiếp nhận một lần duy nhất.
• Khi vào các chức năng liên quan sự ủy nhiệm, thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo xem người dùng có sử dụng quyền ủy nhiệm từ người khác hay không, như hình dưới:

Người dùng bấm “Sử dụng” để sử dụng quyền ủy nhiệm từ người khác, bấm “Bỏ qua” để sử dụng quyền cá nhân hiện tại.

• Trong các màn hình sẽ có thêm phần hiển thị vai trò hiện tại, người dùng có thể chọn lại vai trò của mình mà không cần đăng nhập lại hay thoát ra khỏi chức năng đó.

Tham khảo chuyên trang:

• Quản lý công việc
• Quản lý công văn
• Quản lý hồ sơ
• Quản lý tài liệu
• Quản lý văn bản
• Quản lý văn thư