Giải pháp quản lý công văn cho các văn phòng hiện đại

Giải pháp quản lý công văn hiệu quả cho văn phòng, hệ thống luôn là yêu cầu quan trọng cần đặt ra khi muốn tạo dựng một môi trường làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp và hiện đại.

Quản lý công văn là một hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Công tác quản lý công văn có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của các cơ quan tổ chức. Do đó ở mỗi cơ quản tổ chức, việc khắc phục các hạn chế của phương pháp quản lý công văn truyền thống, tìm kiếm giải pháp quản lý công văn mới để nhằm mục đích mang lại hiệu quả cho công tác quả lý công văn của đơn vị là vấn đề rất thiết thực và quan trọng.

Tìm kiếm giải pháp quản lý công văn hiệu quả luôn là yêu cầu quan trọng cần đặt ra

1. Những hạn chế của các giải pháp quản lý công văn theo phương pháp truyền thống

Trong những năm qua công tác quản lý công văn tài liệu theo cách quản lý truyền thống đã bộc lộ nhiều hạn chế do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan chẳng hạn như:

Thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác xử lý lưu trữ còn thô sơ và thủ công. Các công văn đến và đi chủ yếu được lưu trên các hồ sơ giấy theo một biểu mẫu chung. Công văn sau khi được xử lý thường được phân loại sắp xếp theo các tệp hồ sơ tại các kệ tủ trong kho phục vụ cho việc tìm kiếm sau này. Và đây cũng là vấn đề bất cập khi cần tím kiếm lại công văn thì thường mất thời gian và công sức để tìm. Chưa kể đến việc khối lượng công văn ngày càng tăng, diện tích lưu kho sẽ ngày càng quá tải. Và việc mất mát thất lạc công văn là rủi ro rất dễ xảy ra.
Khi nhận một công văn mới: Công văn đến được bộ phận văn thư tiếp nhận, sau khi vào sổ và xác nhận độ bảo mật nếu là công văn thông thường sẽ được chuyển lên chánh văn phòng. Chánh văn phòng phân công phận loại rồi công văn sẽ được chuyển lên lãnh đạo phê duyệt. Sau đó văn thư nhận về và trực tiếp chuyển cho các phòng ban. Công đoạn này thường lặp đi lặp lại và được làm thủ công nên mất nhiều thời gian chạy đi chạy lại, ảnh hưởng đến thời gian và hiệu suất xử lý công văn, hạn chế việc trao đổi thông tin, xin ý kiến chỉ đạo.
Việc xin ý kiến chỉ đạo, hay phê duyệt của lãnh đạo đôi khi xảy ra tình trạng chậm trễ hoặc chồng chéo…

2. Áp dụng giải pháp quản lý công văn theo phương pháp hiện đại vào quản lý

Công văn đến và đi trong công việc hàng ngày thường phát sinh nhiều, nếu không có cách xử lý hiệu quả và khoa học thì sẽ rất khó trong công tác quản lý, lưu trữ và tìm kiếm sau này. Từ các bất cập được nêu trên, giúp ta thấy được việc xử lý công văn phần lớn trên giấy tờ làm mất nhiều thời gian và công sức. Do đó ngoài nhưng cách sắp xếp, lưu trữ truyền thống như lưu sổ, phân loại, lưu kho thì việc áp dụng một phần mềm trong quản lý công văn là cần thiết ở thời điểm hiện nay. Áp dụng phần mềm sẽ giúp cho:

Đảm bảo công văn được xử lý chính xác, đúng thời hạn, an toàn và hiệu quả. Việc lưu trữ công văn và tìm kiếm nhanh chóng và thuận tiện .
Nâng cao hiệu quả xử lý công văn và lập hồ sơ công việc.
Trao đổi thông tin, tiếp nhận ý kiến chỉ đạo từ cấp trên một cách kịp thời để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
Tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí khi quản lý, lưu trữ và tìm kiếm công văn.

Giải pháp cho quản lý công văn cho các văn phòng hiện đại

Việc quản lý công văn thông qua một phần mềm, giải pháp quản lý công văn chuyên dụng được cho là phương pháp tối ưu nhất hiện nay, vì nó vừa mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý công văn và cũng như phù hợp với xu thế đổi mới công tác quản lý văn phòng trong xã hội hiện đại. Bạn nên tìm hiểu và lựa chọn phần mềm quản lý công văn nào phù hợp với yêu cầu quản lý, chi phí đầu tư cho đơn vị mình. Giải pháp quản lý công văn CloudOffice do công ty Thái Sơn - đơn vị có nhiều uy tín phát triển sẽ đáp ứng đầy đủ các tiêu chí cũng như yêu cầu của đơn vị bạn: