Phần mềm quản lý văn bản đi đến là giải pháp hữu hiệu giúp cơ quan, doanh nghiệp số hóa toàn bộ thông tin để thuận lợi trong thực hiện công việc cũng như tìm kiếm.

Tìm hiểu phần mềm quản lý văn bản hiện có trên thị trường

Trên thị trường hiện nay tồn tại nhiều loại phần mềm quản lý văn bản bao gồm cả những sản phẩm đã cũ và tân tiến. Tuy nhiên, phần lớn doanh nghiệp đều không cập nhật những phiên bản mới mà hiện đang dùng những phần mềm quản lý văn bản rời rạc.

Sử dụng những phần mềm quản lý văn bản đi đến không có sự kết nối giữa các bộ phận trong một cơ quan khiến ngwoif dùng mất thêm những tao tác tốn nhiều thời gian. Chẳng hạn khi doanh nghiệp cần chuyển thông tin từ văn phòng này sang nhà máy hay đến các đội, đơn vị khác cần phải copy file hay in văn bản. Điều này gây ra sự khó chịu cho người thực hiện và khiến năng suất lao động bị giảm sút.

Thông thường, một nhân viên văn thư sẽ làm theo quy trình như sau khi tiếp nhận văn bản đến: Phân loại và vào sổ văn bản đến, xin ý kiến của lãnh đạo cơ quan, nhận bút phê, phô tô công văn và chuyển đến những phòng ban liên quan để giao việc.

Với cách hoạt động của nhiều loại phần mềm văn bản trên thị trường, công việc của nhân viên văn thư vẫn phải di chuyển và in ấn gây tốn kém chi phí và giảm năng suất lao động.

Mặt khac, khi thực hiện quá trình in ấn, gửi văn bản cứng còn thường xảy ra tình trạng chậm tiến độ xử lý công văn hay bị thất lạc công văn khiến việc bị bỏ sót không thực hiện.

Phần mềm quản lý văn bản đi đến kết nối toàn diện trong hệ thống văn phòng điện tử Cloud Office

Phần mềm văn phòng điện tử Cloud Office là một hệ thống làm việc không giấy tờ có sự liên kết gữa các phòng ban như một văn phòng ngoài đời thực. Không chỉ đơn thuần giúp đơn vị sử dụng quản lý công việc, quản lý tài liệu mà còn tích hợp cả chức năng quản lý văn bản đi đến.

Khi cần tìm phần mềm quản lý văn bản người dùng có xu hướng chọn loại phần mềm chỉ có chức năng quản lý văn bản. Tuy nhiên như đã phân tích, nhược điểm của loại phần mềm này là không tối ưu hóa khả năng dẫn truyền trên internet.

Tính năng quản lý văn bản đi đến cho các nghiệp vụ liên quan đến văn bản được đồng bộ hóa và đưa vào một quy trình quản lý chuyên nghiệp. Hiểu đơn giản, tất cả những thông tin về văn bản đi và đến sẽ được điện tử hóa và cập nhật lên hệ thống. Tất cả những ai liên quan đến văn bản cần xử lý đều có thể đọc được và thực hiện phần việc của mình.

Ngoài ra phần mềm văn phòng điện tử Cloud Office còn phù hợp với những cơ quan có tính phân quyền cao. Việc but phê của lãnh đạo sẽ vẫn được thực hiện đúng trình tự nhưng là trình tự trên hệ thống điện tử.

Do thông tin đã được số hóa nên ngoài việc mọi thành viên trong hệ thống được cập nhật nhanh chóng thì công tác tìm kiếm lại công văn cũng rất dễ dàng nhờ kho lưu trữ “khủng”.

Đặc biệt, tính năng quản lý văn bản đi đến của phần mềm văn phòng điện tử Cloud Office còn có chức năng bình luận, trao đổi công khai hay đánh dấu để được tất cả thành viên của hệ thống cùng ghi nhớ…

Phần mềm CloudOffice được xây dựng và phát triển bởi công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn.  Công ty Thái Sơn đã có trên 10 năm kinh nghiệm về việc xây dựng, triển khai phần mềm trong lĩnh vực khai hải quan điện tử, thuế điện tử, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử, văn phòng điện tử và các giải pháp công nghệ khác. Với 3 năm liên tiếp giành giải thưởng Sao Khuê (2009,2010, 2011) do hiệp hội phần mềm Việt Nam và Bộ thông tin truyền thông tổ chức trao tặng cùng nhiều bằng khen của các tổ chức uy tín.

Mọi thông tin chi tiết về hệ thống văn phòng điện tử CloudOffice xin liên hệ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn

Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội

Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223

Tổng đài hỗ trợ: 1900 1286