Quản lý văn phòng được xem việc tổ chức, điều hành hoạt động của toàn bộ khu vực hoặc bộ phận văn phòng sao cho hiệu quả.  Đây cũng là nhiệm vụ và trách nhiệm của tất cả những người đứng đầu các cơ quan, doanh nghiệp. Chúng ta hãy cùng nhau điểm lại cách quản lý văn phòng truyền thống trước đây.

1. Nhìn lại cách quản lý văn phòng truyền thống

Người quản lý văn phòng không giống với các nhân viên của bộ phận khác “việc ai người ấy làm” mà họ là người gần như thâu tóm, nắm bắt hết mọi chuyện xảy ra trong công ty. Có những lúc nhà quản lý văn phòng là người phải đứng ra giải quyết cả những vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ.

Quản lý văn phòng gắn liền với quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ, quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, một ngày họ phải giải quyết với số lượng giấy tờ, sổ sách khá lớn. Với cách quản lý truyền thống thì công cụ duy nhất và gắn liền với người quản lý hay bất cứ nhân viên nào đều là bút, sổ sách để hàng ngày ghi ghi, chép chép không chỉ là dữ liệu, thông tin của khách hàng mà còn là của toàn bộ công ty. Ngoài ra, họ còn phải giải quyết công văn đi, đến, chịu trách nhiệm xử lý, lưu trữ, bảo quản để khi cần đến có thể trình lên cấp trên nhanh chóng.

Bên cạnh việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, nhà quản trị văn phòng còn quản lý, giám sát, chấm công của các nhân viên trong công ty. Việc này quả thật là khó khăn cho nhà quản lý nhất là đối với những công ty có quy mô lớn, việc kiểm soát nhân viên có đi làm đúng giờ hay không, trong giờ làm có tập trung làm việc hay không một nhà quản lý không thể nắm rõ hết được.

Không chỉ vậy người quản lý còn phải tham gia vào các cuộc họp, điều hành cuộc họp từ việc sắp xếp bố trí thời gian họp, đến việc in, dán thông báo chính xác đầy đủ thông tin giờ họp cho tất cả mọi người. Như vậy, người quản lý văn phòng đã làm đúng trách nhiệm và vai trò của mình. Tuy nhiên, với cách quản lý truyền thống chủ yếu dựa vào giấy tờ, sổ sách mà không có công cụ nào hỗ trợ làm cho hiệu quả công việc không cao bởi có những hạn chế trong cách quản lý.

2. Quản lý văn phòng truyền thống tồn tại nhiều bất cập

Quá tải thông tin, hồ sơ tài liệu, việc lưu trữ khó khăn

Trong những năm qua công tác quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ, giấy tờ theo cách quản lý truyền thống đã bộc lộ nhiều hạn chế do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan chẳng hạn như: thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác xử lý lưu trữ còn thô sơ và thủ công. Các công văn đến và đi chủ yếu được lưu trên các hồ sơ giấy theo một biểu mẫu chung. Công văn sau khi được xử lý thường được phân loại sắp xếp theo các tệp hồ sơ tại các kệ tủ trong kho phục vụ cho việc tìm kiếm sau này. Và đây cũng là vấn đề bất cập khi cần tím kiếm lại công văn thì thường mất thời gian và công sức để tìm. Chưa kể đến việc khối lượng công văn ngày càng tăng, diện tích lưu kho sẽ ngày càng quá tải. Và việc mất mát thất lạc công văn là rủi ro rất dễ xảy ra.

Hay một công văn mới được bộ phận văn thư tiếp nhận, sau khi vào sổ và xác nhận độ bảo mật nếu là công văn thông thường sẽ được chuyển lên chánh văn phòng. Chánh văn phòng phân công phận loại rồi công văn sẽ được chuyển lên lãnh đạo phê duyệt. Sau đó văn thư nhận về và trực tiếp chuyển cho các phòng ban. Công đoạn này thường lặp đi lặp lại và được làm thủ công nên mất nhiều thời gian chạy đi chạy lại, ảnh hưởng đến thời gian và hiệu suất xử lý công văn, hạn chế việc trao đổi thông tin, xin ý kiến chỉ đạo hoặc việc xin ý kiến chỉ đạo, hay phê duyệt của lãnh đạo đôi khi xảy ra tình trạng chậm trễ hoặc chồng chéo…

Mất nhiều thời gian, công sức và kinh phí

Theo thống kê cho thấy một ngày có khoảng 80% công chức bàn giấy lãng phí khoảng nửa giờ để tìm kiếm tài liệu và 60% giành một giờ hoặc nhiều hơn để làm các công việc mà đồng nghiệp khác đã và đang thực hiện. Hơn nữa, do tất cả mọi việc đều được lưu lại bằng giấy từ các thông tin ghi chép đến công văn, văn bản, tài liệu nên một năm doanh nghiệp phải trả một khoản chi phí lớn cho văn phòng phẩm: bút, mực, giấy, kẹp ghim, in, ấn…

Hiệu quả công việc thấp, ảnh hướng đến môi trường

Với những bất cập trên cho thấy việc quản lý văn phòng ảnh hưởng rất nhiều đến sự phát triển của doanh nghiệp. Không chỉ vậy, công tác quản lý văn phòng truyền thống nhiều giấy tờ còn gián tiếp ảnh hưởng đến môi trường khi phải sử dụng số lượng giấy lớn dẫn đến việc chặt phá nhiều cây cối để làm giấy.

3. Giải pháp khắc phục

Trước những bất cập như vậy, “cuộc cách mạng văn phòng” đã bùng nổ khi có sự phát triển của công nghệ thông tin và sự đi lên của kinh tế – xã hội. Với sự ra đời của phần mềm quản lý văn phòng điện tử – Cloudoffice, mô hình “văn phòng không giấy tờ” đã khắc phục được những hạn chế, bất cập của văn phòng truyền thống.

Phần mềm Cloudoffice được tích hợp nhiều hệ thống phần mềm tiện ích khác như quản lý văn bản, quản lý công việc, quản lý văn thư lư trữ, tài liệu… hỗ trợ cho việc quản lý văn phòng hiệu quả, tiết kiệm thời gian, sức lực và chi phí văn phòng phẩm. Đặc biệt sử dụng phần mềm văn phòng điện tử các cấp lãnh đạo, nhà quản lý có thể duyệt văn bản, chỉ đạo công việc từ xa qua internet ngay trên các thiết bị thông minh SmartPhone, đáp ứng nhu cầu điều hành và xử lý công việc một cách linh hoạt - kịp thời  - mọi lúc mọi nơi.