HOTLINE: 1900 4767
Làm việc từ xa đang là hình thức làm việc lên ngôi tại nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam và trên thế giới. Cách làm việc này đòi hỏi nhiều yếu tố về ý thức người làm và công cụ hỗ trợ cho công việc và quá trình kiểm soát nhân viên của các nhà quản lý. Tại Việt Nam có một mô hình phần mềm hỗ trợ rất tốt cho cách làm việc này, đó là phần mềm văn phòng điện tử. Hãy xem Văn phòng điện tử giúp dân văn phòng làm việc từ xa như thế nào?
Văn phòng điện tử hiểu một cách đơn giản thì đây là một mô hình văn phòng hiện đại được xây dựng trên một hệ thống phần mềm điện tử tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… để nhằm một mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý truyền thống, văn phòng giấy tờ truyền thống.
Hoạt động của một văn phòng vô cùng đa dạng, các nhà cung cấp phần mềm văn phòng điện tử sẽ thiết lập trong đó đầy đủ các chức năng của một văn phòng gồm việc tương tác giữa các phòng ban, thêm bớt nhân sự, thêm bớt công việc, quản lý tiến trình công việc, luân chuyên văn bản xử lý văn bản, công văn đi – đến và nhiều chức năng khác. Tất cả các điều trên được lập trình và chuyển hóa thành các module, hay còn gọi là phân hệ chức năng, giúp văn phòng điện tử có thể cung cấp cho người dùng những tiện ích phù hợp, hiệu quả.
Văn phòng điện tử giúp dân văn phòng làm việc từ xa như thế nào?
Có thể nhận thấy khi làm việc từ xa, nhân viên sẽ không đến công ty, văn phòng mà sẽ làm việc ở một nơi nào đó họ cảm thấy thoải mái nhất. Câu hỏi đặt ra là họ không có mặt ở văn phòng làm sao tiếp nhận được công việc, làm sao có thể tham gia đóng góp ý kiến của mình về công việc để xây dựng công ty hay các lãnh đạo làm thế nào để có thể quản lý được công việc của một lượng lớn nhân viên làm ở xa?
Tất nhiên, khi thực hiện hình thức làm việc này ban lãnh đạo của công ra phải có các giải pháp hợp lý để kiểm soát được công việc. Sử dụng các phần mềm làm việc như Skype, phẩn mềm quản lý công việc Trello… đang là biện pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Tuy nhiên, các công cụ phần mềm đó là công cụ chuyên môn chỉ giúp lãnh đạo quản lý được phần nào công việc. Còn với văn phòng điện tử khi có phiên bản cài đặt trên thiết bị di động thông minh Smartphone thì mọi tiến trình của một hoạt động trong văn phòng đều có thể thực hiện, chỉ khác ở chỗ nhân viên không hiện diện trong công ty mà thôi.
Trong hệ thống văn phòng điện tử đã được thiết lập một phần mềm quản lý công việc. Khi cài đặt phần mềm văn phòng điện tử là cả nhân viên và lãnh đạo đều có thể tạo việc, giao việc, theo dõi tình hình xử lý công việc, xin ý kiến chỉ đạo, góp ý công việc, nhắc nhở đôn đốc công việc... Đó là lý do tại sao văn phòng điện tử được các doanh nghiệp sử dụng nhiều, nhất là với những công ty áp dụng hình thức cho nhân viên làm việc ở xa. Không giới hạn về không gian và địa lý, lãnh đạo và cả nhân viên đều có thể hoàn thành công việc như khi có mặt tại cơ quan làm việc.
Văn phòng điện tử giúp dân văn phòng làm việc từ xa như thế nào?
Tiếp nhận xử lý tài liệu văn bản chuyên nghiệp
Tương tự như vậy, trong hệ thống của văn phòng điện tử được lập trình một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, văn thư lưu trữ và các công văn tờ trình chuyên nghiệp. Người quản lý có thể phân loại hồ sơ tài liệu theo các chủ đề, nhóm lĩnh vực quản lý khác nhau, định nghĩa các thuộc tính cho từng chủ đề tài liệu giúp quản lý tài liệu đa dạng và linh hoạt. Mọi thông tin tài liệu, đều được lưu trữ ở trên phần mềm theo từng năm, từng sự kiện, thời điểm. Vì vậy khi một nhân viên nào đó muốn tìm thông tin gì đều có thể truy cập vào đó để xem hoặc nhờ người quản lý chuyển cho mà không mất thời gian tìm kiếm.
Một điều tiện lợi nữa của chắc năng quản lý hồ sơ, tờ trình trong hệ thống văn phòng điện tử đó là bất kỳ tờ trình, công văn đi – đến nào cần có sự phê duyệt của lãnh đạo đều có thể hoàn thành sớm để gửi cho đối tác, khách hàng.
Văn phòng điện tử giúp dân văn phòng làm việc từ xa như thế nào?
Mặc dù là làm việc từ xa nhưng không phải nhân viên không đến văn phòng. Tùy từng ngành và từng tính chất công việc mà người nhân viên có thể đến công ty hoặc không đến công ty làm việc. Trong trường hợp có cuộc họp đột xuất để phổ biến về quy định mới hay sản phẩm mới… thì các nhân viên đều có thể tham gia cuộc họp đó thông qua các tiện tích văn phòng được tích hợp trên phần mềm.
Chúng ta thường gọi đó là các cuộc họp trực tuyến hay cuộc họp online thông qua một chiếc laptop hay những thiết bị hiện đại. Với chức năng tiện ích văn phòng được tích hợp trong phầm mềm văn phòng điện tử mọi thành viên trong công ty đều có thể thảo luận, ghi chép, nhắc nhở, chia sẻ tài liệu cho nhau giống như Yahoo Messenger. Bên cạnh đó, nhân viên còn được đưa ra ý kiến đánh giá, biểu quyết, bầu cử, thăm dò ý kiến, hay lên lịch công tác của đơn vị và cá nhân…
Với tất cả sự tiện ích đó, văn phòng điện tử đang ngày càng được các doanh nghiệp trong nước lựa chọn áp dụng. Trong tương lai sẽ chỉ tồn tại văn phòng không giấy, hoặc một xu hướng làm việc từ xa phổ biến.
Để tìm hiểu về văn phòng điện tử các doanh nghiệp hãy liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội
Tel: 024.37545222
Fax: 024.37545223
Website: cloudoffice.com.vn
