HOTLINE: 1900 4767
Hiện nay, tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp việc quản trị văn phòng là một trong những công tác quan trọng, ảnh hưởng đến mọi hoạt động của cơ quan. Vì thế đổi mới, hiện đại hóa văn phòng, công tác hành chính thông qua việc áp dụng văn phòng điện tử là một xu hướng tất yếu.
Theo một số thống kê cho thấy khi các đơn vị vẫn áp dụng văn phòng truyền thống, chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết các công việc, văn bản giấy tờ thì có khoảng 80% công chức bàn giấy lãng phí khoảng nửa giờ mỗi ngày để tìm kiếm tài liệu và 60% giành một giờ hoặc nhiều hơn để làm các công việc mà đồng nghiệp khác đã và đang thực hiện. Thêm nữa, các đơn vị còn phải trả một khoản lớn chí phí về văn phòng phẩm. Điều đó đã khiến không ít đơn vị thay đổi hoặc đan xen giữa văn phòng kiểu mới với văn phòng kiểu cũ. Tuy nhiên, sự đan xen giữa các hình thức văn phòng vẫn còn nhiều tồn đọng và chưa triệt để. Bên cạnh đó, trình độ tin học của công chức, nhân viên còn thấp không xử lý được hết thông tin nên hiệu quả công việc chưa cao mà tốn kém vẫn hoài tốn kém.
Văn phòng ngổn ngang giấy tờ khi chưa dùng phần mềm quản lý công việc
Quản trị văn phòng, quản lý công việc là những công tác quan trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp… Do đó, hiện đại hóa quản trị văn phòng thông qua việc ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử là một xu hướng tất yếu. Và để khắc phục những vấn đề nêu trên, đại đa số các đơn vị, doanh nghiệp đã thực hiện theo nghị định số 64/2007/NĐ-CP về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước và nhanh chóng tiến tới áp dụng văn phòng điện tử toàn diện. Xu hướng hiện đại hóa văn phòng điện tử đã trở nên tổng thể hơn, toàn diện hơn từ tư duy, con người, đến trang thiết bị máy móc.
Theo kết quả khảo sát mới đây, việc triển khai phần mềm văn phòng điện tử giúp các doanh nghiệp tăng 70% hiệu suất công việc và tiết kiệm hơn 80% chi phí văn phòng phẩm, đồng thời tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung. Qua đó có thể thấy rằng, văn phòng điện tử đã hỗ trợ các đơn vị, doanh nghiệp trong việc trao đổi và chia sẻ thông tin, chuẩn hóa quy trình phối hợp xử lý công việc từ đó góp phần nâng cao năng suất.
Khi áp dụng văn phòng điện tử, công tác quản lý cũng không đơn thuần là quản lý văn bản, giấy tờ, tài liệu nữa mà còn phục vụ việc điều hành của lãnh đạo. Đặc biệt là quản lý công việc của từng phòng ban, nhân viên tốt hơn nhờ hệ thống ghi nhận nhật ký làm việc của từng thành viên. Ban lãnh đạo, cán bộ quản lý có thể làm việc và “ký” các hồ sơ từ xa mà không cần phải có mặt tại văn phòng làm việc.
Với mục tiêu thay thế mô hình văn phòng giấy tờ truyền thống bằng một văn phòng điện tử hiện đại, Công ty Phát triển công nghệ Thái sơn đã xây dựng lên phần mềm CloudOffice – thân thiện, dễ sử dụng và tối ưu hóa được công việc. Do đáp ứng được nhu cầu cần thiết của xã hội, phần mềm CloudOffice là sự lựa chọn hàng đầu của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong cả nước.
Phần mềm quản lý công việc cloudoffice
Một số điểm nổi bật của phần mềm Cloudoffice – Thái Sơn
CloudOffice là hệ thống phần mềm quản lý văn thư , tài liệu và điều hành công việc, sản phẩm được xây dựng với mục tiêu triển khai cho các mô hình phân tầng đa cấp với khả năng xử lý dữ liệu quy mô lớn.
Phần mềm CloudOffice được xây dựng với phương án tương tác giữa quản lý văn bản và quản lý công việc theo mô hình nhiều cấp đồng thời cung cấp tối đa các tiện ích để tiến tới một văn phòng điện tử toàn diện. Bên cạnh đó, chức năng quản lý văn phòng của phần mềm CloudOffice còn giúp các đơn vị doanh nghiệp số hóa các quy trình hành chính văn phòng: người dùng có thể thực hiện các khâu đăng ký, phê duyệt và điều phối cho các hoạt động thường ngày dễ dàng hơn với chỉ vài thao tác click chuột. Đây là cách thức phần mềm văn phòng điện tử nâng cao tác phong làm việc của người dùng, tạo sự thay đổi tích cực việc xử lý thông tin từ cấp lãnh đạo đến cán bộ nhân viên, và tiết kiệm thời gian vận hành.
CloudOffice được thiết kế cho mô hình văn phòng hiện đại, có thể quản lý và điều hành công việc mọi lúc mọi nơi bằng giải pháp kết nối thông qua các thiết bị thông minh (smartphone, máy tính bảng…) Tính năng này đã giúp các nhà lãnh đạo dễ dàng quản lý, điều hành, tra cứu và khai thác toàn bộ thông tin của công ty mọi lúc, mọi nơi trên tất cả các thiết bị ngoại vi. Chỉ cần kết nối Internet, cấp lãnh đạo của công ty, doanh nghiệp dù ở bất kỳ đâu, có hay không có mặt ở đơn vị vẫn có thể trao đổi thông tin, theo dõi tiến trình thực hiện công việc đã giao và điều hành mọi hoạt động trong doanh nghiệp mà không bị giới hạn bởi thời gian, không gian địa lý. Đối với nhân viên, hệ thống trao đổi tương tác trong chức năng truyền thông nội bộ giúp nhân viên tiếp cận đầy đủ, chính xác thông tin chỉ đạo từ lãnh đạo.
Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn là công ty hoạt động lâu năm trong lĩnh vực CNTT, có trên 10 năm kinh nghiệm về việc xây dựng, triển khai phần mềm trong lĩnh vực khai hải quan điện tử, thuế điện tử, hóa đơn điện tử, văn phòng điện tử và các giải pháp công nghệ khác. Với 3 năm liên tiếp giành giải thưởng Sao Khuê (2009,2010, 2011) do hiệp hội phần mềm Việt Nam và Bộ thông tin truyền thông tổ chức trao tặng cùng nhiều bằng khen của các tổng cục Hải quan, CloudOffice là một trong những phần mềm văn phòng điện tử đang được sử dụng phổ biến hiện nay. CloudOffice mang lại hiệu quả quản lý cho rất nhiều tổ chức nhà nước, doanh nghiệp và cá nhân sử dụng.
