HOTLINE: 1900 4767
Nếu bạn đang thắc mắc bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn số theo đúng quy định pháp luật thì đừng bỏ qua bài viết này, tất cả sẽ được giải đáp ngay đến bạn.
Bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo hợp pháp?
Trước khi tìm hiểu việc bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo hợp pháp, bạn cần phải hiểu xem vì sao bên mua phải lưu trữ hóa đơn điện tử.
Vì sao bên mua phải lưu trữ hóa đơn điện tử?
Theo Luật Kế toán và luật giao dịch điện tử thì bên bán và bên mua vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử đúng thời gian được quy định bởi pháp luật để ghi sổ kế toán, lập các báo cáo tài chính và sử dụng vào các mục đích hợp pháp khác.
Đối với bên mua, việc lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ giúp tăng phần chủ động, tránh tình trạng phải quá phụ thuộc vào website hay phần mềm hóa đơn điện tử của bên bán.
Thông thường khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, bên mua cũng như bên bán sẽ phải lưu trữ đồng thời cả 2 file là PDF và XML. Trong đó:
- File XML là file chứa dữ liệu toàn bộ hóa đơn điện tử, có giá trị pháp lý (chỉ khi chưa bị sửa đổi.
- File PDF là file thể hiện nội dung nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, tương đương như một tờ hóa đơn thông thường và không có giá trị pháp lý.
Đối với thắc mắc bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo hợp pháp thì bạn hoàn toàn có thể tham khảo ngay các quy định về lưu trữ hóa đơn trong Thông tư 32/2011/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành ngày 14/03/2011.
Theo quy định thì hoá đơn điện tử sẽ được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên mua theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Cụ thể, theo Điểm e, Khoản 2, Điều 4, Thông tư 32/2011/TT-BTC thì các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu hóa đơn phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Cũng trong Thông tư 32/2011/TT-BTC, Điều 11 về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử, Bộ Tài chính đã quy định bên mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.
Đối với bên mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ: bút nhớ; đĩa CD, DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong...) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, để bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào cho hợp pháp thì còn phải thỏa mãn đầy đủ các điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo Khoản 2, Điều 11 của Thông tư 32.
Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử.
Theo Khoản 2, Điều 11 của Thông tư 32, Bộ Tài chính có quy định hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:
- Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết.
- Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó.
- Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.
Để việc lưu trữ được hiệu quả, tránh những trường hợp rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra như mất dữ liệu hóa đơn, các doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử có chất lượng tốt đến từ các nhà cung cấp uy tín như phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaiSonSoft.
ThaiSonSoft tự hào là một trong những đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp tổng thể về hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Tổng cục Thuế, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của ThaiSonSoft mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp như giảm thiểu chi phí, thủ tục hành chính, dễ dàng lưu trư và quản lý hóa đơn….
Đặc biệt, với việc áp dụng công nghệ Blockchain trong hóa đơn điện tử, E-invoice giúp tối đa hóa tính bảo mật cho hóa đơn của các doanh nghiệp.
Như vậy, bài viết trên giúp bạn lý giải việc bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo hợp pháp.
Mọi thắc mắc liên quan đến việc bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào hay muốn được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:
