Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng bằng cách nào? Khi sử dụng hóa đơn điện tử, việc tạo lập, xuất hóa đơn được thực hiện trên phần mềm. Vậy sau khi hoàn thành, doanh nghiệp sẽ gửi hóa đơn đến người mua như thế nào? Trước những thắc mắc của rất nhiều doanh nghiệp khi chuẩn bị hoặc mới áp dụng hóa đơn điện tử, dưới đây sẽ là những thông tin giải đáp.

Tổng hợp những cách gửi hóa đơn điện tử nhanh chóng, thuận tiện.

1. Tại sao nên gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng thay vì gửi hóa đơn giấy?

Trước đây, khi doanh nghiệp còn sử dụng hóa đơn giấy, việc gửi hóa đơn cho khách hàng thông thường được thực hiện bằng cách chuyển phát qua đường bưu điện hoặc các đơn vị chuyển phát nhanh. Việc này tồn tại nhiều bất cập, tiềm ẩn nhiều rủi ro:

• Tốn kém chi phí vận chuyển, đối với các hóa đơn cần vận chuyển hỏa tốc để thanh toán nhanh chi phí chuyển phát cao gấp nhiều lần.
• Thời gian chuyển khá lâu, thông thường phải mất từ vài ngày đến một tuần, nhiều trường hợp lâu hơn nếu vào những dịp cao điểm, cuối năm.
• Tiềm ẩn nhiều rủi ro: Thất lạc, mất hóa đơn, doanh nghiệp có nguy cơ bị phạt hoặc gặp nhiều rắc rối về mặt pháp lý.

Hóa đơn giấy tồn tại nhiều vấn đề bất cập, gửi hóa đơn cho khách hàng tốn kém, mất thời gian.

Việc sử dụng hóa đơn giấy và những vấn đề bất hợp lý khi gửi hóa đơn giấy cho khách hàng khiến công việc của Kế toán kém hiệu quả, thanh toán chậm, công nợ tồn đọng nhiều,... Về lâu dài, hoạt động chung của doanh nghiệp chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng.

Hóa đơn điện tử được áp dụng như là một giải pháp để giải quyết triệt để vấn đề này. Sử dụng hóa đơn điện tử, việc gửi hóa đơn cho khách hàng được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện:

• Tiết kiệm chi phí: Gửi hóa đơn điện tử qua hệ thống phần mềm của nhà cung cấp, không mất phí vận chuyển như khi gửi hóa đơn giấy.

Hóa đơn điện tử tiết kiệm chi phí vận chuyển hóa đơn cho khách hàng.

• Tiết kiệm thời gian: Thay vì mất 3,5 ngày, thậm chí là 1 tuần, doanh nghiệp gửi hóa đơn điện tử cho khách trong điều kiện bình thường chỉ tốn khoảng vài giây.
• Thuận tiện cho kế toán, nhiều lợi ích cho doanh nghiệp: Giảm tải công việc cho Kế toán, tránh các rủi ro về việc mất, thất lạc hóa đơn, rút ngắn thời gian thanh toán và thu hồi công nợ.

2. Có những cách nào để gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng?

Căn cứ vào Khoản 2, Điều 8 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC, các hình thức gửi hóa đơn điện tử bao gồm:

2.1. Gửi hóa đơn điện tử trực tiếp

Người bán hàng hóa, dịch vụ thực hiện tạo lập hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử, ký điện tử sau đó chuyển hóa đơn điện tử đến hệ thống nhận hóa đơn của người mua theo phương thức mà hai bên đã thỏa thuận ban đầu.

Nếu người mua hàng hóa hoặc dịch vụ là đơn vị Kế toán thì sau khi nhận được, người mua cần ký điện tử trên hóa đơn và gửi lại cho người bán, hóa đơn điện tử trường hợp này cần có chữ ký của cả hai bên. Phương thức gửi theo thỏa thuận ban đầu giữa bên mua và bên bán.

2.2. Phương thức gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

Người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ sẽ truy cập vào hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn điện tử. Hoặc người bán có thể đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ vào hệ thống cung cấp hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian sau đó gửi cho người mua hóa đơn điện tử đã được ký số.

Gửi hóa đơn điện tử cho người mua thông qua tổ chức trung gian.

Nếu người mua là đơn vị Kế toán, sau khi nhận được hóa đơn điện tử của người bán, người mua thực hiện ký điện tử và gửi lại cho người bán. Hóa đơn điện tử gửi lại cho người bán cần có đầy đủ cả chữ ký của người bán và người mua, và thông qua phương thức mà hai bên đã thỏa thuận từ trước.

3. Đa dạng phương thức gửi hóa đơn điện tử với E-invoice

E-invoice - Phần mềm hóa đơn điện tử được cung cấp bởi THAISONSOFT - Đơn vị từng có 18 năm kinh nghiệm cung cấp các giải pháp kê khai điện tử cho nhiều thương hiệu lớn tại Việt Nam.

Đa dạng phương thức gửi hóa đơn điện tử nhờ sử dụng E-invoice.

E-invoice không chỉ cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn mà còn có nhiều tính năng ưu việt, hỗ trợ tốt và thuận tiện cho công việc của Kế toán. Ngay sau khi hoàn thành việc lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn điện tử qua email, SMS trong thời gian chỉ vài giây.

Mặt khác, khách hàng cũng có thể thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi qua website, mobile, PC. Kế toán có thể dễ dàng theo dõi thanh toán và công nợ của khách hàng, giảm thiểu tình trạng tồn đọng công nợ hoặc thu hồi công nợ kém hiệu quả.

Trên đây là tổng hợp những cách gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng nhanh chóng, thuận tiện. Hóa đơn điện tử là bước tiến mới giúp việc gửi và nhận hóa đơn tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí và góp phần nâng cao hiệu quả công việc. Quý doanh nghiệp cần tư vấn thêm về giải pháp hóa đơn điện tử vui lòng liên hệ theo hotline 24/7 sau: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768.