Văn phòng hiện đại hay nói cách khác là văn phòng điện tử, văn phòng không giấy tờ từ khi ra đời đã tạo được sự quan tâm của cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương và các đơn vị, tổ chức doanh nghiệp… Với những tính năng hiện đại, tiện ích, dễ tiếp cận, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí giải quyết công việc, văn phòng điện tử hiện được rất nhiều đơn vị áp dụng.

Vậy để triển khai mô hình văn phòng điện tử, các đơn vị, doanh nghiệp cần có những điều kiện gì?

1. Văn phòng hiện đại, văn phòng không giấy?

Trước khi tìm hiểu những điều kiện cần và đủ để triển khai văn phòng hiện đại chúng ta cùng nhau tìm hiểu như thế nào là văn phòng hiện đại và ý nghĩa của văn phòng hiện đại, không giấy tờ là gì?

Văn phòng hiện đại là một phương thức quản lý và điều hành công việc dựa trên những ứng dụng công nghệ thông tin. Hệ thống văn phòng điện tử được xây dựng và vận hành dựa trên nền tảng web với một hệ thống phần mềm hỗ trợ có đầy đủ các chức năng cần thiết phục vụ các hoạt động trao đổi, giải quyết công việc. Thêm vào đó, phần mềm còn được tích hợp nhiều phân cấp hệ tối ưu, nó cho phép người dùng có thể tùy chỉnh, lựa chọn các mô hình hoạt động sao cho phù hợp nhất với thực tế của từng doanh nghiệp.

Văn phòng hiện đại là bộ máy thực hiện cá chức năng thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin nhằm phục vụ cho sự điều hành của cơ quan, tổ chức bằng các phương tiện kỹ thuật nghiệp vụ hành chính hiện đại. Không những thế văn phòng hiện đại còn đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan nhà nước một cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lý và hiệu quả.

Văn phòng hiện đại có các đặc trưng cơ bản gồm: tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ; lao động trong văn phòng được tổ chức khoa học; tăng cường áp dụng các phương tiện kỹ thuật mới, các phương pháp điều hành mới; xây dựng định mức cụ thể và hợp lý, linh hoạt và hiệu quả.

2. Điều kiện cần và đủ để triển khai mô hình văn phòng hiện đại

Triển khai mô hình văn phòng hiện đại các đơn vị, doanh nghiệp cần đáp ứng những yêu cầu sau đây:

Hệ thống máy tính có kết nối Internet hoặc các thiết bị thông minh

Hệ thống máy tính có kết nối Internet và thiết bị thông minh như Smartphone, Ipad... là công cụ bắt buộc cần phải có để triển khai mô hình văn phòng hiện đại. Vì mọi hoạt động quản lý, trao đổi công việc, cung cấp, xử lý thông tin từ lãnh đạo đền nhân viên đều được thực hiện trên máy tính hoặc các thiết bị thông minh.

Với sự phát triển của công nghệ thông tin như ngày nay thì việc triển khai văn phòng điện tử đối với mỗi đơn vị và doanh nghiệp là điều hết sức dễ dàng. Tại các cơ quan, công ty đều có cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin là hệ thống máy tính có kết nối Internet hiện đại hoặc hầu hết mỗi cá nhân đều có laptop riêng hay sử dụng thiết bị di động thông minh.

Cài đặt phần mềm văn phòng điện tử

Phần mềm văn phòng điện tử cũng là điều kiện quan trọng cần phải có để thực hiện văn phòng hiện đại. Các phần mềm này là công cụ chính làm nên văn phòng điện tử, bởi trong nó sẽ được tích hợp nhiều chức năng tiện ích giúp các đơn vị quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu, điều hành văn phòng và quản lý công việc.

Sử dụng các kỹ năng máy tính cơ bản

Triển khai văn phòng điện tử, không yêu cầu người sử dụng phải có trình độ chuyên cao hay phải đào tạo nghiệp vụ chuyên nghiệp mà chỉ cần người dùng có kỹ năng máy tính cơ bản. Vì phần mềm văn phòng điện tử được cài đặt dễ dàng và sử dụng hết sức đơn giản chỉ với vài thao tác khởi động là người dùng có thể áp dụng linh hoạt phần mềm. Thậm chí người dùng chỉ cần có điện thoại di động thông minh cũng triển khai được văn phòng hiện đại.

Hiện nay có không ít phần mềm văn phòng điện tử được xây dựng và phát triển. Trong đó, phần mềm CloudOffice do công ty phát triển Công nghệ Thái Sơn nghiên cứu và phát triển đang là phần mềm văn phòng điện tử chuyên nghiệp, uy tín được các đơn vị, doanh nghiệp ưu tiên áp dụng.

Phần mềm CloudOffice là hệ thống quản lý văn thư lưu trữ tài liệu, văn bản được thiết kế, xây dựng với mục tiêu triển khai cho các mô hình quản lý phân tầng đa cấp với khả năng xử lý dữ liệu quy mô lớn. Văn phòng điện tử CloudOffice không chỉ giúp hỗ trợ hiệu quả công tác điều hành xử lý công việc như khởi tạo, phân công, quản lý theo dõi tiến độ việc làm mà còn tích hợp nhiều tiện ích có thể hỗ trợ, thay thế cho những hệ thống quản lý khác như gửi các thông báo, trao đổi thảo luận, lên lịch công việc, lấy ý kiến biểu quyết…

Nhờ những ưu điểm đó mà phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice hiện đã và đang được áp dụng trong hệ thống quản lý của nhiều cơ quan, Bộ, Ngành, doanh nghiệp như: Cục Thuế Tỉnh Nghệ An, Cục Thuế Tỉnh Bà Rịa –Vũng Tàu, Cục Hải quan Hải Phòng, Cục Hải quan Bình Dương, Cục Hải quan Đồng Nai, Cục Hải quan Vũng Tàu, Cục Hải quan Đà Nẵng, Công ty nước sạch VINACONEX, Công ty cổ phần CONECO Miền Trung, Học viện Thanh Thiếu Niên Việt Nam, Bưu điện Tỉnh Điện Biên,…