Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư hay thời đại 4.0 dựa trên nền tảng của cuộc mạng số đang ở giai đoạn mới phát triển. Ở Việt Nam, internet đã được xã hội hóa, máy tính cá nhân ngày càng phổ biến. Việc quản lý văn bản tại các cơ quan, doanh nghiệp cũng cần có sự thay đổi để bắt nhịp với thời đại số.

Quản lý văn bản trên giấy tờ đã lỗi thời

Để gửi một văn bản bằng giấy tờ thông qua đường bưu điện sẽ tốn khoảng 1 – 2 tuần theo cách thông thường, 1 – 3 ngày với dịch vụ chuyển phát nhanh. Để lưu hồ sơ cho một văn bản đến cần tới 5 – 7 công đoạn. Để tìm một bộ hồ sơ cũ trong trường học, bệnh viện, ủy ban…có thể mất vài tiếng hay cả ngày hoặc hơn thế…Tất cả những công việc này sẽ chỉ tốn vài giây nếu chúng được quản lý trên máy tính nối mạng internet với một loại phần mềm quản lý văn bản.

Quản lý văn bản bằng giấy tờ đã không còn phù hợp với xã hội hiện đại.

Trong những năm gần đây, nhà nước ta luôn chú trọng tới cải cách hành chính nhằm tăng năng suất lao động và phục vụ người dân được nhanh chóng hơn. Rất nhiều cơ quan, đơn vị sau khi áp dụng công nghệ thông tin trong bộ phận một cửa đã nhận được phản hồi tích cực bởi sự nhanh chóng, chính xác.

Trong một thí điểm của TP.Hồ Chí Minh về việc gửi email thay thấy trong 2 tháng đã thống kê được con số tiết kiệm lên đến 180 triệu đồng. Nếu thay toàn bộ thư giấy bằng email, TP. Hồ Chí Minh có thể tiết kiệm hàng tỷ đồng mỗi năm đồng thời tăng được hiệu suất làm việc, chuyển thông tin nhanh chóng, kịp thời.

Sử dụng các văn bản dạng số hóa không chỉ giúp chuyển phát, tìm kiếm nhanh chóng mà còn dễ dàng bảo quản, lưu trữ. Sẽ không cần phải phân loại hồ sơ để thiêu hủy hay lo lắng các tài liệu gặp phải hỏa hoạn, thất lạc như với văn bản giấy tờ trước đây.

Quản lý văn bản kiểu mới trong thời đại 4.0

Quản lý văn bản kiểu mới hay quản lý văn bản bằng phần mềm là xu hướng tất yếu của cuộc cách mạng số đang bùng nổ khắp thế giới. Tất cả ngành nghề, lĩnh vực trên toàn cầu đều đang được số hóa tiến đến một xã hội điện tử văn minh. Đi đầu cuộc cách mạng số là các nước phát triển với chính phủ điện tử đã được hoàn thiện.

Quản lý văn bản bằng phần mềm là một trong những chuyển đổi nhằm tiến đến một chính phủ điện tử của một Việt Nam không xa. Hiện nay, công nghệ thông tin đã được ứng dụng trong hầu hết lĩnh vực, ngành nghề tại Việt Nam như bảo hiểm xã hội, ngành thuế, khối cơ quan hành chính nhà nước…

Quản lý văn bản bằng phần mềm góp phần xây dựng chính phủ điện tử.

Không khó để thực hiện chuyển đổi quản lý văn bản truyền thống sang quản lý văn bản điện tử. Hiện tại, các cơ quan, doanh nghiệp có nhu cầu quản lý văn bản điện tử chỉ cần có sẵn máy tính nối mạng và phần mềm quản lý văn bản.

Phần mềm quản lý văn bản thường được xây dựng riêng biệt hay tích hợp trong một hệ thống phần mềm quản lý bao quát như phần mềm văn phòng điện tử Cloud Office của công ty xây dựng phần mềm Thái Sơn.

Đối với kiểu phần mềm quản lý văn bản độc lập thường thích hợp cho mô hình doanh nghiệp nhỏ. Với những cơ quan, doanh nghiệp quy mô lớn việc sử dụng phần mềm kiểu này gây bất tiện trong quản lý. Chẳng hạn giữa các chi nhánh muốn sao lưu tài liệu phải dùng tới USB hay ổ cứng.

Tuy nhiên, với phần mềm mang tính hệ thống như phần mềm văn phòng điện tử Cloud Office, toàn bộ tài liệu của cơ quan, doanh nghiệp được đảy lên hệ thống, toàn bộ thành viên thuộc chi nhánh hay tổng công ty đều có thể cập nhật thường xuyên.

Đặc biệt, phần mềm văn phòng điện tử là sản phẩm có tính phân quyền cao phù hợp với mô hình cơ quan hành chính nhà nước. Phần mềm tích hợp các tính năng phục vụ cho công việc như quản lý công việc, quản lý tài liệu, tiện ích văn phòng, cá nhân hóa…

Mọi thông tin chi tiết về hệ thống văn phòng điện tử Cloud Office xin liên hệ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn

Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội

Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223

Tổng đài hỗ trợ: 1900 1286