Cuối năm 2010, Sở KH&CN đã áp dụng văn phòng điện tử (VPĐT) vào hoạt động quản lý và điều hành và trở thành đơn vị hành chính đầu tiên triển khai thành công hệ thống VPĐT. Sau khi triển khai, VPĐT đã phát huy được hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho Sở nhất là trong công tác điều hành, quản lý công việc.

Đánh giá về hiệu quả do văn phòng điện tử mang lại cho Sở KH&CN, giữa tháng 7.2011, UBND tỉnh Hà Giang đã phê duyệt triển khai đề án: Ứng dụng văn phòng điện tử để quản lý và điều hành công việc trên mạng vào hoạt động tại các cơ quan hành chính nhà nước, nhằm nâng cao năng lực, hiệu quả quản lý, hướng tới xây dựng Chính phủ điện tử (CPĐT), đáp ứng yêu cầu tin học hóa hành chính tại địa phương. Trên cơ sở đó, Sở KH&CN đã từng bước kiểm tra, khảo sát thu thập số liệu, cài đặt hệ thống VPĐT đồng thời tổ chức tập huấn, chuyển giao công nghệ cho các đơn vị trên địa bàn tỉnh Hà Giang cùng áp dụng.

Năm 2012, toàn tỉnh đã có 20 đơn vị hành chính nhà nước trên địa bàn của tỉnh áp dụng triển khai VPĐT. Trong đó Sở Kế hoạch và đầu tư (KHĐT) là một ví dụ. Sở là đầu mối thường xuyên phải giải quyết một số lượng công việc lớn đòi hỏi mức thời gian ngắn nhất và độ chính xác cao nhất. Do vậy khi tỉnh có đề án triển khai ứng dụng VPĐT Sở KHĐT đã phối hợp với Sở KH&CN chính thức triển khai hệ thống VPĐT từ cuối tháng 10.2011.

Sau thời gian áp dụng hệ thống VPĐT cho thấy tại bộ phận hành chính văn thư của Sở đã tiết kiệm được một số lượng đáng kể văn phòng phẩm. Từng bước thay đổi thói quen từ sử dụng văn bản giấy sang VPĐT trong cán bộ, công chức. Các đồng chí lãnh đạo Sở mặc dù đi công tác song vẫn nắm bắt và điều hành công việc tại đơn vị được đảm bảo. Mọi thông tin đến hoặc đi của đơn vị đều được văn thư quét lên mạng do đó thông tin sẽ đến rất nhanh. Dựa trên thông tin đó lãnh đạo các đơn vị có thể phân công, sắp xếp cho các thành viên.

Một trong những ưu việt nổi bật nhất của hệ thống VPĐT là việc giúp cho lãnh đạo các đơn vị đơn giản hóa quy trình quản lý, giảm thời gian xử lý công việc mà vẫn quản lý chặt chẽ tiến trình giải quyết thủ tục, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác cải cách thủ tục hành chính.

Để giúp cho việc ứng dụng triển khai VPĐT tại các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp trên địa bàn tỉnh được thuận lợi, đạt hiệu quả cao nhất; trong thời gian qua, Sở KH&CN cũng như các cán bộ ở các đợn vị đã đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, tổ chức đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cho nhân viên. Đồng thời, nhà cung cấp phần mềm VPĐT cũng chuyển giao công nghệ cho các cơ quan, đơn vị của tỉnh Hà Giang. Đồng thời hỗ trợ về mặt kỹ thuật cho các đơn vị tỉnh Hà Giang việc vận hành, bảo trì hệ thống; có trách nhiệm bảo hành miễn phí trong thời năm đầu sử dụng, cài đặt miễn phí cho các đơn vị ứng dụng khi có bản nâng cấp mới. Với sự phối hợp chặt chẽ có hiệu quả, đến nay 100% các đơn vị áp dụng hệ thống VPĐT đều có những bước chuyển biến căn bản trong giải quyết công việc của đơn vị.

Qua đánh giá bước đầu tại các cơ quan, đơn vị cho thấy khi triển khai VPĐT M sẽ giảm thiểu 30% chi phí văn phòng phẩm, 10% nhân lực hoạt động trong các cơ quan; đẩy nhanh tiến độ xử lý công việc, theo dõi quá trình xử lý công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác và có tính minh bạch cao; phục vụ tốt hơn cho quá trình thực hiện công việc chuyên môn, đẩy nhanh cải cách hành chính nhằm phục vụ tốt hơn cho doanh nghiệp và người dân. Tuy nhiên, triển khai hệ thống VPĐT tại địa bàn tỉnh Hà Giang cũng còn nhiều khó khăn xuất hiện. Do vậy, trong thời gian tới bên cạnh sự cố gắng của các đơn vị còn đòi hỏi sự quan tâm, đầu tư nhiều hơn nữa của nhà nước về cơ hạ tầng cho các cơ quan đơn vị.

Hiện nay, phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice do công ty phát triển công nghệ Thái Sơn cung cấp đã giúp các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp hoàn thiện toàn bộ hệ thống văn phòng tiến tới một môi trường làm việc hiện đại, công khai, minh bạch. Phần mềm tích hợp các tiện ích văn phòng hiện đại từ việc quản lý giấy tờ, hồ sơ tài liệu, xử lý văn bản đi, đến, quản lý công việc thuận tiện, dễ dàng nâng cao hiệu suất công việc, góp phần cải cách thủ tục hành chính.

Quý doanh nghiệp muốn triển khai hoặc tìm hiểu thêm thông tin về phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice xin vui lòng tham khảo tại website: http://cloudoffice.com.vn/ hoặc liên hệ theo địa chỉ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn

Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội

Tel: 04.37545222

Fax: 04.37545223

website: http://thaison.vn, http://cloudoffice.com.vn/