HOTLINE: 1900 4767
Ngày nay, bạn có thể gặp rất nhiều thuật ngữ có cụm từ Cloud ở phía trước như Cloud Computing (Điện toán đám mây), Cloud Services (Dịch vụ đám mây), Cloud Storage (Lưu trữ đám mây)... Vậy Cloud Office là gì? Có thể hiểu Cloud Office là văn phòng đám mây được không?
Chúng ta đều biết Office là một danh từ có nghĩa là trụ sở, cơ quan, văn phòng (hay tòa nhà) chuyên dụng… Nơi đây diễn ra các hoạt động khác nhau của một đơn vị, tổ chức.
Cloud được dịch ra tiếng việt với nghĩa là mây, đám mây. Office và Cloud khi được ghép với nhau có phải là văn phòng đám mây? Có thể hiểu theo nghĩa nghĩa gốc là như vậy. Nhưng người đọc có thể hiểu Office Cloud là một mô hình văn phòng thông minh, nó được thiết lập thành hệ thống nhiều phân hệ theo hình đám mây. Do đó người phát minh ra nó đặt tên là Cloud Office. Mô hình văn phòng này có khả năng chia sẻ các thông tin, dữ liệu, hồ sơ hay quản lý văn bản đi - đến, quản lý hồ sơ, tài liệu, điều hành quản lý công việc và nhiều hơn thế nữa. Tuy nhiên hiện nay có rất nhiều người tìm kiếm về từ khóa Office Cloud phải chăng là đang muốn tìm kiếm về mô hình Cloud Office?
Trong quá trình làm việc tại các cơ quan, phòng ban, doanh nghiệp người làm bị quá tải trong đống hồ sơ, tài liệu và gặp không ít khó khăn khi phải tiếp nhận, gửi, bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Bên cạnh những khó khăn mà các nhân viên gặp phải thì người lãnh đạo còn đau đầu hơn khi họ phải quản lý một số lượng lớn công việc và quản lý số lượng nhiều nhân viên trong một công ty lớn. Tất cả những điều đó góp nhặt lại hàng ngày làm cho số lượng công việc tăng lên và ảnh hưởng lớn đến hiệu suất công việc của cả nhân viên và lãnh đạo. Kéo theo đó là hậu quả cho việc doanh nghiệp chậm phát triển.
Chính vì vậy, các doanh nghiệp đều mong muốn tìm kiếm giải pháp toàn diện cho văn phòng bao gồm : quản lý văn bản đi đến, hồ sơ, tài liệu hay quản lý văn thư, lưu trữ, quản lý công việc để hướng đến một môi trường làm việc hiệu quả hơn. Đó cũng là lý do khiến nhiều mô hình văn phòng ra đời cùng với đó là sự ra đời của nhiều phần mềm quản lý văn phòng nhằm hỗ trợ cho việc giải quyết những khó khăn trong các phòng ban ở các doanh nghiệp hiện đại ngày nay.
Một trong những phần mềm được ra đời trong thời đại mới – thời đại công nghệ là văn phòng điện tử Cloudoffice. Văn phòng điện tử Cloudoffice là một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp, phần mềm được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính. Có khả năng theo dõi xử lý văn bản và điều hành công việc từ xa thông qua Internet.
Các phân hệ chính trong mô hình văn phòng điện tử Cloudoffice gồm:
Phân hệ Văn bản: cho phép tạo lập, quản lý Văn bản đến, Tờ trình, Văn bản đi, phân loại văn bản, giao cấp dưới xử lý và theo dõi tiến độ xử lý, đánh giá kết quả xử lý ...
Phân hệ Công việc: cho phép tạo công việc, giao xử lý công việc, đánh giá tiến độ thực hiện công việc, theo dõi tận cùng kết quả công việc.
Phân hệ Tài liệu: cho phép quản lý các Tài liệu dùng chung như Hồ sơ, Sự kiện, Hợp đồng, các văn bản liên quan theo chủ đề, lưu trữ một cách khoa học, dễ dàng tra cứu và tìm kiếm, chia sẻ nội bộ.
Phân hệ Tiện tích: cung cấp đầy đủ các tính năng tiện ích văn phòng giúp người dùng có thể trao đổi thông tin nội bộ nhanh chóng, chính xác và chính thống như: Hệ thống trao đổi thảo luận, chat, tin nhắn, thông báo, danh bạ, ghi chép, ghi chú, nhắc việc...
Phân hệ Quản trị: giúp quản lý phân quyền, quản lý người dùng, quản lý ủy nhiệm, triển khai mô hình tập trung nhiều cấp....
Phân hệ Cá nhân: giúp người dùng tùy biến sử dụng, tạo lập các tính năng cho riêng cá nhân sử dụng ..
Phần mềm CloudOffice có phiên bản chạy trên trên thiết bị di động thông minh (Máy tính bảng, điện thoại smartphone, IPhone, Ipad…) với các nền tảng Android, iOS, Windows Phone giúp người dùng dễ dàng truy cập, xử lý văn bản, điều hành công việc từ xa thông qua Internet.
Phần mềm văn phòng điện tử ra đời đã khẳng định được những ưu điểm vượt trội của mình, giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp. Sự có mặt của mô hình văn phòng này đã góp phần không nhỏ trong việc xây dựng môi trường làm việc trong các doanh nghiệp, hướng các công ty, doanh nghiệp lên một tầm cao mới - Doanh nghiệp hiện đại không giấy, chuyên nghiệp và văn minh hơn.
