HOTLINE: 1900 4767
Trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng chính thức, xác định nhu cầu tuyển dụng là bước đầu tiên mà doanh nghiệp cần thực hiện. Đây cũng là khâu quan trọng quyết định rất lớn hiệu quả của kế hoạch tuyển dụng. Vậy để xác định được nhu cầu tuyển dụng, doanh nghiệp cần làm những công việc gì? Doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết trong bài viết dưới đây.
Xác định nhu cầu tuyển dụng là bước quan trọng doanh nghiệp cần làm khi tuyển dụng nhân sự.
Xác định nhu cầu tuyển dụng là bước đầu tiên trong kế hoạch tuyển dụng của doanh nghiệp, bắt đầu bằng quá trình phân tích xem doanh nghiệp có thực sự cần tuyển dụng thêm nhân sự hay không, số lượng cần tuyển và các yêu cầu về công việc như thế nào? Nói ngắn gọn, xác định nhu cầu tuyển dụng chính là đánh giá mức độ cấp thiết và các yêu cầu chi tiết của tuyển dụng.
Việc xác định nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp được đánh giá dựa trên các vấn đề sau:
>> Tham khảo: Xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp.
Làm thế nào để tuyển dụng đáp ứng nhu cầu về số lượng và chất lượng? Hiệu quả của việc tuyển dụng phụ thuộc rất lớn vào khâu đánh giá và xác định nhu cầu tuyển dụng - Khâu đầu tiên trong kế hoạch tuyển dụng và cũng quyết định rất lớn đến kết quả tuyển dụng.
Xác định nhu cầu tuyển dụng là bước đầu tiên để lên kế hoạch tuyển dụng.
Xác định được nhu cầu tuyển dụng sẽ mang lại lợi ích rất lớn cho quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp:
Để xác định nhu cầu tuyển dụng, bộ phận nhân sự cần đánh giá, phân tích xem doanh nghiệp có thực sự cần tuyển nhân viên hay không, số lượng cần tuyển là bao nhiêu, tuyển vào việc gì và cần tuyển người đáp ứng các tiêu chuẩn như thế nào?
Việc tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp xuất phát từ nhiều lý do, điển hình như để thay thế nhân viên nghỉ việc, thuyên chuyển, cần tăng cường nhân sự cho dự án,... Tùy theo lý do xuất phát của nhu cầu tuyển dụng mà tính cấp thiết của việc tuyển dụng sẽ khác nhau, cụ thể như sau:
Nhu cầu tuyển dụng thay thế phát sinh khi có nhân viên bị thôi việc, sa thải, điều chuyển sang vị trí, bộ phận hoặc đơn vị khác,... Trường hợp này, hoạt động tuyển dụng phải được thực hiện nhanh chóng để có nhân sự thay thế, đảm bảo tính liên tục của công việc.
Vì tính cấp thiết của tuyển dụng thay thế rất cao nên dễ dẫn tới không đảm bảo chất lượng tuyển dụng. Bộ phận nhân sự có thể căn cứ vào một số nội dung sau để xác định nhu cầu tuyển dụng chính xác nhất:
Doanh nghiệp cần tuyển dụng thay thế khi có biến động gây thiếu hụt nhân sự.
Tuyển dụng ứng phó phát sinh khi doanh nghiệp đột ngột nhận được khối lượng công việc lớn trong một khoảng thời gian. Một ví dụ điển hình cho trường hợp này là khi công ty nhận dự án lớn, triển khai hợp đồng lớn,...
Để đảm bảo tiến độ công việc, doanh nghiệp cần bổ sung lao động trong khoảng thời gian đó. Hình thức này thường tồn tại nhiều vấn đề rủi ro khi tuyển dụng bởi công việc chỉ mang tính chất tạm thời, không ổn định và lâu dài.
Tuyển dụng ngẫu nhiên được hiểu là không bắt nguồn từ nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp mà thường xuất phát từ một yêu cầu tuyển dụng của ứng viên có tiềm năng lớn, của một ứng viên đang làm việc tại công ty đối thủ có năng lực giỏi, hoặc ứng viên của bên khách hàng nhà cung cấp,... Mục đích của tuyển dụng trong trường hợp này thường là để nâng cao khả năng cạnh tranh hoặc giữ mối quan hệ hợp tác tốt với khách hàng, đối tác. Tính cấp thiết của tuyển dụng ngẫu nhiên không cao như các hình thức bên trên.
Tuyển dụng thường niên phụ thuộc vào chi phí và kế hoạch quản lý của doanh nghiệp. Hình thức tuyển dụng này thường gặp ở các doanh nghiệp lớn, các kế hoạch tuyển dụng thường được chuẩn bị trước để dự trù đủ nguồn nhân lực.
Kế hoạch tuyển dụng thường được thiết lập dựa trên hoạt động trong năm tiếp theo, ước tính số lượng nhân viên sẽ thôi việc,... Vì tuyển dụng thường niên chủ yếu để dự trù nguồn nhân lực nên tính cấp bách không cao, có nhiều thời gian để thực hiện.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.
Định biên nhân sự được hiểu là quá trình phân tích, tính toán để xác định cơ cấu nguồn nhân sự, bao gồm cả số lượng và chất lượng nhân sự để đáp ứng yêu cầu công việc tại từng vị trí, bộ phận của doanh nghiệp nhằm đưa ra quyết định tuyển dụng. Mục đích của định biên nhân sự là nhằm hoạch định nguồn nhân lực phù hợp, tránh trường hợp bị dư thừa hay thiếu hụt nhân sự.
Áp dụng 3 nguyên tắc khi định biên nhân sự để xác định cơ cấu nguồn nhân sự.
Để định biên nhân sự, nhà tuyển dụng có thể căn cứ vào 3 nhóm nguyên tắc phổ biến sau:
Các nguyên tắc về tỷ lệ tương quan thường được sử dụng bao gồm:
Ví dụ: Năm 2019, doanh thu công ty tăng 30% thì định biên nhân sự tăng 20%.
Ví dụ: Tỷ lệ tương quan giữa vị trí quản lý và nhân viên là 15% và 85%.
Ví dụ tương quan giữa quỹ lương của bộ phận quản lý và nhân viên là 22%/78%.
Nguyên tắc về định mức lao động chủ yếu nhằm xác định khối lượng, tính chất công việc của lao động từ đó xác định số lượng nhân sự.
Ví dụ: Yêu cầu về khối lượng của một số doanh nghiệp sản xuất như sau:
Ví dụ: Số lượng giao dịch thực hiện/ngày, số hóa đơn/chứng từ hoàn thành trong năm.
Ví dụ: Một nhân viên nhân sự tương ứng với 50 nhân viên.
>> Có thể bạn quan tâm: 9 nhóm nhân sự theo lý thuyết của Belbin.
Nhân sự dựa vào cơ cấu chức danh, tần suất và thời lượng thực hiện công việc của nhân viên. Ví dụ đối với kế toán, các công việc bao gồm:
Việc xây dựng các bản mô tả công việc và bản mô tả công việc trong khi xác định nhu cầu nhân sự rất quan trọng để tuyển dụng hiệu quả. Đây là căn cứ để bộ phận nhân sự thực hiện thông báo tuyển dụng, quảng cáo tuyển dụng.
Bản mô tả tuyển dụng phản ánh tình trạng tổng thể về chức năng công việc, danh sách những nhiệm vụ cần thực hiện của công ty. Đồng thời, bản mô tả công việc thể hiện yêu cầu đối với ứng viên:
Đối với tất cả các yêu cầu, nhân sự có thể phân chia thành 3 nhóm chính bao gồm:
Lưu ý: Trong bản mô tả công việc và yêu cầu công việc cần phân chia rõ ràng những mục “Bắt buộc” và “Khuyến khích/ưu tiên”. Nghĩa là có những yêu cầu là bắt buộc và có những yêu cầu không nhất thiết phải có nhưng nếu có thì ứng viên sẽ có khả năng trúng tuyển cao hơn.
Ngoài ra, để xây dựng được bản mô tả công việc và yêu cầu công việc, bộ phận nhân sự còn cần căn cứ vào tình hình chung của doanh nghiệp. Với tình trạng hiện tại của doanh nghiệp, mức chi phí và yêu cầu công việc thì các yêu cầu đối với ứng viên như thế nào là hợp lý? Trả lời được những vấn đề này, nhân sự sẽ xây dựng được bản yêu cầu tuyển dụng hoàn chỉnh.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách xác định nhu cầu tuyển dụng cho doanh nghiệp. Trong bản kế hoạch tuyển dụng, xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự là bước quan trọng đầu tiên để định hướng và ảnh hưởng lớn đến kết quả tuyển dụng. Doanh nghiệp có thể tham khảo các gợi ý này để xây dựng quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, hiệu quả nhằm chiêu mộ nhân tài.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
