HOTLINE: 1900 4767
Để đổi mới hoàn toàn một phương pháp làm việc đã từng được coi là chuẩn mực như văn phòng truyền thống thì bên cạnh những khó khăn về tổ chức, thay đổi quan niệm trong tư duy thì một vấn đề cũng khiến nhiều nhà quản lý băn khoăn, đó là bài toán chi phí. Tuy nhiên, đây có thực sự là trở ngại trong sự đổi mới cách thức làm việc của các cơ quan, doanh nghiệp từ văn phòng truyền thống sang văn phòng điện tử?
Đổi mới phương pháp làm việc đang là yêu cầu cấp bách đối với nhiều cơ quan, doanh nghiệp
Văn phòng điện tử được biết đến là một giải pháp phần mềm được tích hợp trên cùng một hệ thống máy tính, mạng internet… dùng để trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, quản lý văn bản, hồ sơ công việc… Nếu như trước kia, để xây dựng một hệ thống văn phòng điện tử, các cơ quan, doanh nghiệp sẽ phải đầu tư một khoản chi phí tương đối lớn cho các trang thiết bị thuộc phần cứng như: máy tính để bàn, mạng internet; chi phí cho việc mua phần mềm hay chi phí đào tạo thì hiện nay, những trở ngại đó gần như là không có.
Những trở ngại về chi phí khi xây dựng văn phòng điện tử đang dần được xóa bỏ
Lý do giải thích cho việc này là bởi, hiện nay, trong hầu hết các cơ quan, tổ chức, những yếu tố về hạ tầng phần cứng trên gần như đã được trang bị sẵn. Mạng intenet đã phổ cập rộng rãi, việc mỗi người có sở hữu một máy tính riêng phục vụ cho công việc trong cơ quan tổ chức tương đối phổ biến. Trình độ tiếp cận công nghệ cũng như kỹ năng sử dụng máy tính của cán bộ, nhân viên cũng đã được năng cao rõ rệt.
Do vậy, để đổi mới văn phòng, biến một văn phòng truyền thống thành một văn phòng điện tử hiện đại không giấy tờ, người dùng chỉ cần quan tâm đến chi phí cho một phần mềm quản lý văn phòng hiệu quả, thân thiện và dễ sử dụng. Xét cho cùng đây là chi phí cần thiết, có thể nói nó như là một khoản đầu tư ban đầu mà lợi ích mang lại sẽ lâu dài mãi về sau. Một văn phòng điện tử sẽ sẽ giúp các công việc được thực hiện một cách hiệu quả và năng suất hơn rất nhiều so với văn phòng truyền thống.
Văn phòng điện tử giúp lãnh đạo quản lý điều hành thông suốt, giúp nhân viên thống nhất quy trình làm việc, giúp quản lý hồ sơ tài liệu của đơn vị một cách đồng bộ. Và một điều rất dễ nhận thấy là các đơn vị đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí văn phòng (như văn phòng phẩm, giấy in, mực in…), đây là một khoản chi phí không hề nhỏ mà hàng năm các đơn vị phải chi trả.
Phần mềm văn phòng điện tử sẽ đáp ứng được hầu hết các yêu cầu đặt ra trong công việc
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của các cơ quan ban ngành, các doanh nghiệp trong việc quản lý công việc, Công ty phát triển Công nghệ Thái Sơn đã cho ra đời phần mềm văn phòng điện tử mang tên CloudOffice. CloudOffice là hệ thống quản lý văn thư lưu trữ tài liệu, văn bản được thiết kế, xây dựng với mục tiêu triển khai cho các mô hình quản lý phân tầng nhiều cấp với khả năng xử lý dữ liệu quy mô lớn. Nó không chỉ giúp hỗ trợ hiệu quả công tác điều hành xử lý công việc như khởi tạo, phân công, quản lý theo dõi tiến độ việc làm mà còn có thể hỗ trợ, thay thế cho những hệ thống quản lý khác như gửi các thông báo, trao đổi thảo luận, lên lịch công việc, lấy ý kiến biểu quyết…
Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice hiện đã và đang được áp dụng trong hệ thống quản lý của nhiều cơ quan, Bộ, Ngành với nhiều lĩnh vực quản lý khác nhau như: Cục Hải Quan Tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu, Cục Thuế Tỉnh Nghệ An, Cục Hải quan Hải Phòng, Cục Hải quan Đà Nẵng, Ban tuyên giáo Huyện Ủy Cà Mau, Bưu Điện Tỉnh Điện Biên, Công ty nước sạch VINACONEX, Công ty Cổ phần CONECO Miền Trung, Trường Chính Trị Tỉnh Long An , Học Viện Thanh Thiếu niên Việt Nam…
Mọi thông tin chi tiết về hệ thống văn phòng điện tử CloudOffice xin liên hệ:
Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn
Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội
Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223,
Trung tâm tư vấn hỗ trợ CloudOffice: 1900 1286
Website: http://thaison.vn; http://cloudoffice.com.vn
