Quy định về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (thường gọi tắt là PXK kiêm vận chuyển nội bộ) là chứng từ kế toán quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây không phải là hóa đơn bán hàng mà là chứng từ nội bộ dùng để ghi nhận việc xuất kho, vận chuyển hàng hóa, vật tư, thành phẩm giữa các kho, chi nhánh hoặc các bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp. Chứng từ này giúp chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa khi lưu thông trên đường, hỗ trợ quản lý kho và làm căn cứ ghi sổ kế toán.

1. Cơ sở pháp lý

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được quy định tại:

Nghị định 123/2020/NĐ-CP (ngày 19/10/2020) và Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung).
Thông tư 32/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 01/6/2025) hướng dẫn chi tiết.
Luật Quản lý thuế 2025.

Theo Khoản 6 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, PXK kiêm vận chuyển nội bộ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn. Doanh nghiệp phải đăng ký phát hành với cơ quan thuế, báo cáo tình hình sử dụng định kỳ và có thể lập dưới dạng điện tử.

Mẫu chuẩn là Mẫu 03/XKNB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Ký hiệu chứng từ thường bắt đầu bằng chữ “N” (ví dụ: 6K26NAB... cho năm 2026).

>> Tham khảo: Hướng dẫn lập hóa đơn GTGT.

2. Khi nào phải lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ?

Theo Khoản 3 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), chứng từ này được sử dụng trong các trường hợp sau:

Xuất kho hàng hóa, vật tư để điều chuyển giữa các kho nội bộ hoặc chi nhánh phụ thuộc.
Xuất hàng hóa để gửi bán đại lý, ủy thác (trong một số trường hợp).
Xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu làm thủ tục xuất khẩu (kết hợp với lệnh điều động nội bộ).
Nhận hàng nhập khẩu ủy thác chưa nộp thuế GTGT.
Di chuyển hàng hóa phục vụ sản xuất kinh doanh nội bộ mà chưa phát sinh giao dịch bán ra bên ngoài.
Các trường hợp khác theo yêu cầu quản lý của cơ quan thuế.

Lưu ý quan trọng: Phiếu này không thay thế hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng khi bán hàng cho khách hàng bên ngoài. Khi hàng hóa được bán chính thức, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn theo quy định.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Nội dung bắt buộc trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

$Nội dung phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ$

Theo Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, phiếu phải thể hiện đầy đủ các thông tin sau:

Tên phiếu: “PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ”.
Ký hiệu, số phiếu (theo nguyên tắc liên tục).
Ngày, tháng, năm lập phiếu.
Tên đơn vị xuất hàng (người xuất hàng), địa điểm kho xuất.
Tên đơn vị nhận hàng (người nhận hàng), địa điểm kho nhận.
Thông tin lệnh điều động nội bộ (nếu có).
Phương tiện vận chuyển, họ tên người vận chuyển.
Danh mục hàng hóa: Tên hàng hóa, mã hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá (nếu có), thành tiền.
Tổng cộng.
Chữ ký của người lập, người xuất kho, người nhận kho, người vận chuyển.
Không thể hiện thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán (vì đây là giao dịch nội bộ).

Phiếu phải được lập dưới dạng dữ liệu điện tử theo định dạng XML chuẩn của Tổng cục Thuế khi áp dụng hình thức điện tử, có chữ ký số.

>> Tham khảo: Ngưỡng doanh thu tính thuế với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định năm 2026.

4. Quy trình lập và quản lý phiếu điện tử

Đăng ký sử dụng: Doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế qua Tờ khai 01/ĐK-HĐĐT, tích chọn chứng từ được quản lý như hóa đơn.
Khởi tạo mẫu: Thiết kế mẫu 03/XKNB trên phần mềm hóa đơn điện tử (E-Invoice, MISA, VNPT...).
Lập phiếu: Khi có lệnh điều động nội bộ, kế toán kho hoặc bộ phận liên quan lập phiếu.
Ký số và truyền dữ liệu: Ký số điện tử và truyền cho cơ quan thuế (nếu áp dụng hình thức có mã).
Lưu trữ: Ít nhất 10 năm, dễ dàng tra cứu.
Xử lý sai sót: Lập phiếu điều chỉnh hoặc thay thế tương tự hóa đơn.

Doanh nghiệp có hệ thống ERP hoặc phần mềm quản lý kho tích hợp sẽ tự động hóa quy trình này, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.

>> Tham khảo: Thuế hộ kinh doanh 2026: Quy định mới về GTGT, TNCN, hóa đơn và cách tính thuế.

5. Lợi ích và lưu ý thực tiễn

Lợi ích:

Chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi vận chuyển, tránh bị xử phạt khi kiểm tra trên đường.
Hỗ trợ quản lý kho chặt chẽ, theo dõi luân chuyển hàng hóa nội bộ.
Làm căn cứ ghi sổ kế toán chi tiết.
Giảm chi phí in ấn khi chuyển sang dạng điện tử.
Tăng tính minh bạch, dễ dàng kiểm tra nội bộ và thanh tra thuế.

Lưu ý:

Không được sử dụng phiếu này để thay thế hóa đơn bán hàng cho khách hàng.
Phải ghi đầy đủ thông tin địa điểm kho xuất/nhận và phương tiện vận chuyển.
Báo cáo tình hình sử dụng định kỳ theo quy định.
Khi vận chuyển hàng hóa ra ngoài doanh nghiệp (đặc biệt xuất khẩu), kết hợp với các chứng từ hải quan khác.
Vi phạm (không lập phiếu, lập sai) có thể bị xử phạt hành chính.

>> Tham khảo: Cách lập hóa đơn thay thế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Doanh nghiệp nên chuyển hoàn toàn sang phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử để đồng bộ với hệ thống hóa đơn điện tử. Chọn nhà cung cấp uy tín đã kết nối với Tổng cục Thuế để đảm bảo tuân thủ. Kế toán và bộ phận kho cần được đào tạo đầy đủ về quy trình lập phiếu.

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ năm 2026, việc sử dụng chứng từ điện tử như PXK kiêm vận chuyển nội bộ không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cơ hội nâng cao hiệu quả quản trị chuỗi cung ứng nội bộ.

Kết luận

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là công cụ không thể thiếu trong quản lý hàng hóa nội bộ. Việc nắm rõ quy định, mẫu biểu và quy trình lập theo Mẫu 03/XKNB giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật thông tin từ Tổng cục Thuế (gdt.gov.vn) hoặc các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín để áp dụng chính xác nhất trong năm 2026 và các năm tiếp theo.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN