Từ năm 2026, quy định về hóa đơn điện tử (HĐĐT) đối với cá nhân kinh doanh (CNKD) và hộ kinh doanh (HKD) có sự thay đổi quan trọng nhằm thúc đẩy chuyển đổi số, tăng cường minh bạch quản lý thuế và giảm gánh nặng hành chính cho các đối tượng kinh doanh nhỏ. Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP), cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên thuộc diện bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử. Đây là bước tiến quan trọng trong thực thi Luật Quản lý thuế 2025.
1. Cơ sở pháp lý chính
Quy định được nêu rõ tại Khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Khoản 2 Điều 1 Nghị định 141/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/01/2026). Các văn bản liên quan bao gồm:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
- Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn chi tiết.
- Luật Quản lý thuế 2025 (hiệu lực từ 01/01/2026 đối với một số quy định về HĐĐT).
Doanh thu tính theo năm dương lịch, bao gồm tất cả các nguồn thu (doanh thu chịu thuế GTGT, miễn thuế và các khoản thu khác), được tính tổng hợp từ mọi địa điểm kinh doanh thuộc cùng một chủ.
>> Tham khảo: Ngưỡng doanh thu tính thuế với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định năm 2026.
2. Đối tượng và ngưỡng áp dụng
Bắt buộc áp dụng khi:
- Cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở lên (một số văn bản ghi “trên 1 tỷ đồng”).
- HKD/CNKD mới ra kinh doanh hoặc năm trước doanh thu dưới 1 tỷ nhưng trong năm có doanh thu lũy kế từ 1 tỷ đồng trở lên.
Không bắt buộc:
- Doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm: Không bắt buộc sử dụng HĐĐT có mã hoặc từ máy tính tiền. Tuy nhiên, được tự nguyện đăng ký nếu có nhu cầu và đáp ứng điều kiện kỹ thuật.
Hình thức HĐĐT phải sử dụng:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hoặc
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối truyền dữ liệu trực tiếp (hoặc theo lô) với cơ quan thuế.
Đối với cá nhân kinh doanh có nhiều địa điểm: Sử dụng chung một mã số thuế (số định danh cá nhân), nhưng phải ghi rõ địa chỉ và mã địa điểm kinh doanh trên từng hóa đơn để phân biệt dữ liệu theo từng cơ sở.
>> Tham khảo: Quy định về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
3. Thời hạn đăng ký và triển khai
- Thời hạn đăng ký: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế (tháng hoặc quý) có doanh thu lũy kế vượt ngưỡng 1 tỷ đồng.
- Cá nhân kinh doanh tự theo dõi, tính toán doanh thu lũy kế. Khi vượt ngưỡng phải chủ động đăng ký qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (etax.gdt.gov.vn) hoặc qua nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT uy tín.
- Sau khi đăng ký và được chấp thuận, phải sử dụng HĐĐT cho tất cả các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh từ thời điểm đó.
4. Nội dung và quy trình xuất hóa đơn
Hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ nội dung theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi):
- Tên, địa chỉ, MST/số định danh của người bán và người mua.
- Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng tiền thanh toán.
- Ký hiệu hóa đơn (chứa “26” cho năm 2026), số hóa đơn (đánh lại từ 01 đầu năm).
- Chữ ký số, mã của cơ quan thuế (nếu áp dụng).
- Ghi rõ địa điểm kinh doanh (nếu có nhiều địa điểm).
Quy trình:
- Đăng ký sử dụng HĐĐT và chữ ký số.
- Chọn nhà cung cấp (E-Invoice Thái Sơn…).
- Lập hóa đơn trên phần mềm → Ký số → Nhận mã (nếu có) → Gửi khách hàng.
- Truyền dữ liệu cho cơ quan thuế chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.
- Lưu trữ điện tử tối thiểu 10 năm.
5. Lợi ích và trách nhiệm
Lợi ích:
- Minh bạch giao dịch, dễ dàng tra cứu qua eTax.
- Hỗ trợ kê khai thuế tự động, giảm thủ tục hành chính.
- Tăng uy tín với khách hàng và đối tác.
- Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ so với hóa đơn giấy.
Trách nhiệm:
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác của hóa đơn.
- Lập đúng thời điểm (khi chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ).
- Xử lý sai sót bằng hóa đơn điều chỉnh/thay thế (Mẫu 04/SS-HĐĐT), không hủy hóa đơn gốc.
- Báo cáo tình hình sử dụng định kỳ.
Xử phạt: Vi phạm (không sử dụng khi bắt buộc, lập sai, không truyền dữ liệu) bị xử phạt hành chính theo quy định, mức phạt từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng tùy mức độ.
>> Tham khảo: Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?
6. Lưu ý thực tiễn cho cá nhân kinh doanh
- Theo dõi doanh thu chặt chẽ hàng tháng/quý để chuẩn bị kịp thời.
- Ưu tiên kết nối máy tính tiền (POS) nếu hoạt động bán lẻ, ăn uống, dịch vụ trực tiếp.
- Đào tạo nhân viên (nếu có) sử dụng phần mềm đúng quy định.
- Liên hệ Chi cục Thuế địa phương để được hướng dẫn miễn phí hoặc hỗ trợ đăng ký.
- Cập nhật phần mềm thường xuyên để hỗ trợ ký hiệu năm 2026 và định dạng XML mới.
Kết luận
Quy định áp dụng hóa đơn điện tử với cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên thể hiện sự linh hoạt, phù hợp thực tiễn của Chính phủ: bắt buộc với quy mô lớn để đảm bảo quản lý thuế, tự nguyện với quy mô nhỏ để khuyến khích chuyển đổi số.
Việc tuân thủ không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cơ hội giúp cá nhân kinh doanh chuyên nghiệp hóa hoạt động, giảm rủi ro và phát triển bền vững trong nền kinh tế số.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://cloudoffice.com.vn/
