HOTLINE: 1900 4767
Bảo vệ tài liệu cơ quan trước những rủi ro không ngờ tới dường như chưa được các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp chú trọng. Bên cạnh nhiều đơn vị đã có những biện pháp phòng tránh vẫn còn nhiều cơ quan chủ quan nên thường rơi vào tình cảnh “mất bò mới lo làm chuồng”.
Tài liệu là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng cho dù chúng có được cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa thì các yếu tố khách quan như Ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên, các tác nhân hoá học đều có thể gây ra gây hư hại đến tài liệu. Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan như việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu không hợp lí thì cũng đều ảnh hưởng và làm hư hại tài liệu.
Cách bảo vệ tài liệu cơ quan trước những rủi ro không ngờ tới
Một ví dụ gần đây nhất: Theo khảo sát của nhiều chuyên gia Pháp, đã có một số lượng lớn các ấn phẩm cổ bị hư hại trong các kho sách, thư viện của ba nước Đông Dương. Họ đã nhận định: “Điều kiện khí hậu và tình trạng bảo quản bấp bênh có thể khiến chúng tan thành bụi trong thời gian ngắn. Nếu điều đó xảy ra, nó sẽ xóa sạch cả một mảng ký ức về Việt Nam, Lào và Campuchia cũng như một nhân chứng không thể thay thế được của lịch sử nước Pháp trong một giai đoạn lịch sử cùng chia sẻ với ba nước Đông Dương...”
Đó cũng là một sự cảnh báo trực tiếp đối với các cơ quan lưu trữ và cho công tác bảo tồn tài liệu. Tuy nhiên, không phải cho đến hôm nay công tác bảo quản tài liệu mới được nhìn nhận với một vai trò và ý nghĩa vô cùng quan trọng. Bảo quản tài liệu đã được nhận định là vấn đề sống còn của mỗi thư viện.
Như vậy trong công tác bảo quản tài liệu ngoài việc đặt đối tượng chính của công tác này là tài liệu thì cần phải có sự quan tâm đánh giá thích đáng cho hai nhóm đối tượng: đó là người quản lý tài liệu và người sử dụng tài liệu. Trong đó, việc đưa người sử dụng trở thành một cộng đồng bảo quản tài liệu sẽ duy trì tuổi thọ của tài liệu lâu hơn rất nhiều lần; là yếu tố quan trọng góp phần thực hiện phần lớn các mục tiêu chiến lược của công tác bảo quản tài liệu bao gồm:
- Đảm bảo chắc chắn tuổi thọ cao nhất có thể cho tài liệu
- Sử dụng hiệu quả tài liệu trong trưng bày giới thiệu, triển lãm tài liệu
- Thiết lập các chính sách ưu tiên cho các tài liệu quan trọng
- Kiểm tra và bảo quản dự phòng tài liệu..
Người sử dụng tài liệu hoàn toàn có thể tham gia những khâu đầu trong công tác bảo quản tài liệu như sử dụng tài liệu đúng cách, hạn chế các yếu tố có thể gây hư hại đến tài liệu trong quá trình sử dụng, hay dự báo sự hư hỏng của tài liệu.
Cách bảo vệ tài liệu cơ quan trước những rủi ro không ngờ tới
Với rất nhiều nội dung trực quan vô tình hay cố ý người sử dụng cũng có thể gây nguy hại đến tài liệu. Như để sử dụng tài liệu đúng cách, các thư viện đã hướng dẫn độc giả - Ngay khi có thể hãy tránh xa những mối nguy hiểm cho tài liệu:
-Tay phải sạch trước khi tiếp xúc với tài liệu, ví như tay dính dầu ăn, dầu ăn dính lên tài liệu thì sẽ làm biến chất tài liệu
-Tài liệu phải được cất giữ trên giá, không đặt dưới đất, không đặt trên nóc giá;
-Sử dụng tấm ken tài liệu đầy đủ để tài liệu không bị đổ, chồng lên nhau;
-Không để tài liệu ngoài kho vì có thể không đảm bảo được các tác nhân có thể xâm hại tài liệu;
-Không để tài liệu dựa vào tường hay giá bị ẩm ướt;
-Đảm bảo không gian thích hợp để có thể di chuyển được tài liệu, không quá chật hẹp dễ bị xô đẩy, vướng mắc;
-Không gấp trang để đánh dấu tài liệu, không viết đánh dấu vào tài liệu, nếu cần chỉ được dùng bút chì mềm;
-Tránh để thức ăn, đồ uống trong kho;
-Chống nắng tối đa cho tài liệu trong kho;
-Đối với tài liệu điện tử cũng phải được bảo vệ; có hộp để giữ đĩa, không cầm tay trực tiếp vào đĩa, không dán nhãn và dán băng dính trên mặt đĩa;
Cách bảo vệ tài liệu cơ quan trước những rủi ro không ngờ tới
Áp dụng các phần mềm quản lý văn bản hiện đại như phần mềm quản lý tài liệu CloudOffice do công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn cung cấp. Đây là phần mềm quản lý tài liệu thông mình được xây dựng trong hệ thống phần mềm văn phòng điện tử gồm nhiều phân hệ và chức năng khác như quản lý văn bản, giấy tờ, hồ sơ, quản lý công việc và các tiện ích như thảo luận, đánh giá, lên lịch… Áp dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử các đơn vị hoàn toàn có thể phòng tránh đưuọc các rủi ro không đáng có như lũ lụt, hoả hoạn, mối mọt, mục nát theo thời gian, sao chép bất hợp pháp… Đặc biệt, phần mềm còn giúp đơn vị, doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí văn phòng phẩm trong việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ tài liệu.
