Mới đây TP. HCM vừa ban hành Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng. Theo đó, văn bản bản luân chuyển trên hệ thống có tích hợp chữ ký số hợp lệ thì có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy.

Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng tại TP.HCM (trừ những loại văn bản mật theo quy định) vừa được ban hành.

Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng tại TP.HCM là hệ thống phục vụ công tác quản lý, điều hành tác nghiệp, trao đổi thông tin giữa các đơn vị trên địa bàn Thành phố. Hệ thống này gồm  hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ công việc tại đơn vị và hệ thống trục liên thông của thành phố.

Theo Quy chế, văn bản luân chuyển trên hệ thống có tích hợp chữ ký số hợp lệ thì có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy (Ảnh minh họa. Nguồn: Internet)

Quy chế mới ban hành được áp dụng với các sở, ban, ngành, UBND các quận, huyện, phường, xã, thị trấn trên địa bàn TP.HCM và các cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc các đơn vị này khi quản lý, sử dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng.

Mục đích quy định quản lý, sử dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng là nhằm bảo đảm giá trị pháp lý, tính toàn vẹn và an toàn thông tin của văn bản điện tử khi được trao đổi trên hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng; thống nhất quy trình, phương thức trao đổi văn bản điện tử hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng theo đúng quy định của pháp luật hành chính.

Đồng thời, tạo điều kiện tiết giảm chi phí thường xuyên gửi, nhận, xử lý và lưu trữ các văn bản, tài liệu dạng bản giấy trong hoạt động của các đơn vị; thúc đẩy tính minh bạch, công khai và khả năng tiếp cận thông tin quản lý nhà nước cho tổ chức, cá nhân, đáp ứng yêu cầu đẩy mạnh cải cách hành chính và phát triển chính quyền điện tử thành phố.

Theo Quy chế, đơn vị sử dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc để trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ đơn vị. Văn bản điện tử đã được ký bằng chữ ký số theo quy định tại Nghị định 26 của Chính phủ, có giá trị pháp lý như văn bản giấy.

Trong quá trình gửi, nhận văn bản điện tử qua hệ thống liên thông, phải tuân thủ các yêu cầu về an toàn thông tin tại Thông tư 23 ngày 11/8/2011 của Bộ TT&TT quy định việc quản lý, vận hành, sử dụng và bảo đảm an toàn thông tin trên mạng truyền số liệu chuyên dùng của cơ quan Đảng, Nhà nước và công văn 3240 ngày 26/11/2012 của Bộ TT&TT về việc hướng dẫn bảo đảm an toàn mạng và thông tin trên mạng truyền số liệu chuyên dùng.

Ý kiến chỉ đạo, điều hành tại văn bản hợp lệ theo quy định tại Quy chế được trao đổi trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành có giá trị tương đương với ý kiến ghi trên văn bản giấy.

Quy chế nêu rõ, nghiêm cấm các hành vi: cản trở hoặc ngăn cản trái phép quá trình truyền, gửi, nhận văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng trong hoạt động của các đơn vị tại thành phố; truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép một phần hoặc toàn bộ văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng được trao đổi.

Cùng với đó, TP.HCM cũng nghiêm cấm việc gian lận, mạo nhận, chiếm đoạt hoặc sử dụng trái phép tài khoản điện tử, khóa mật mã, chứng thư số của người khác để gửi, nhận văn bản trên hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng; lợi dụng việc trao đổi văn bản điện tử để tiết lộ bí mật nhà nước, bị mật quân sự, an ninh, kinh tế, đối ngoại và những thông tin bí mật khác do pháp luật quy định.

Đáng chú ý, Quy chế mới ban hành của UBND TP.HCM cũng quy định cụ thể việc sử dụng CKS trong hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng. Theo đó, văn bản điện tử luân chuyển trên hệ thống này phải được tích hợp CKS theo đúng quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản liên quan nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật, tin cậy, xác thực của dữ liệu.

CKS sử dụng trong hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng tại TP.HCM phải được cung cấp và xác thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực CKS chuyên dùng là Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ.

Văn bản điện tử sử dụng trong hệ thống này được xem là hợp lệ khi bao gồm: CKS của đơn vị; và CKS của người có thẩm quyền ký văn bản hoặc bản quét (scan) từ văn bản gốc (có chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản và dấu đỏ của đơn vị). Văn bản luân chuyển trên hệ thống có tích hợp CKS hợp lệ thì có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy.

Tìm hiểu thêm thông tin về phần mềm quản lý văn bản và hệ thống văn phòng điện tử tại website: cloudoffice.com.vn

(Nguồn: ictnews.vn)