HOTLINE: 1900 1286
Công tác văn thư lưu trữ ngày càng được củng cố cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ. Đặc biệt là trong giai đoạn hội nhập quốc tế như hiện nay, công tác văn thư càng phải được đổi mới và nâng cao hơn nữa để có thể bắt kịp với xu thế của thời đại.
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong mọi mặt đời sống xã hội
Quá trình đổi mới, mở cửa hội nhập kinh tế quốc tế không chỉ đưa nền kinh tế tăng tốc mà còn mang lại những cơ hội, cũng như thách thức mới cho nước ta. Trong đó có sự ảnh hưởng, thúc đẩy đến ngành công tác văn thư lưu trữ.
Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 3/1/1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người chỉ rõ: “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá: “Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình, kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng”.
Thực hiện lời dạy của Bác và nhận thấy rằng công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên của mọi cơ quan trong hệ thống bộ máy Nhà nước, ngay từ khi cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước ta đã có những quy định cụ thể về công tác này. Sau một thời gian xây dựng bộ máy nhà nước, công tác văn thư lần đầu tiên được đề cập một cách có hệ thống trong Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 của Chính phủ. Sau hơn 40 năm áp dụng và qua nhiều biến động của lịch sử, năm 2004, một bản Nghị định mới về công tác văn thư của Chính phủ thay cho Nghị định 142/CP, đó là Nghị định 110/2004-CP được ban hành ngày 8-7-2004.
Và trên thực tế có thể thấy được rằng công tác văn thư ngày càng được củng cố cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ. Đặc biệt là trong giai đoạn hội nhập quốc tế như hiện nay, công tác văn thư càng phải được đổi mới và nâng cao để có thể bắt kịp với xu thế của thời đại.
Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ tác động lớn đến các quy trình quản lý, từ đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính cũ, phải sắp xếp lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo kịp với những tiến bộ chung của thế giới. Theo đó, việc đổi mới công tác văn thư - đổi mới toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức là điều kiện tiên quyết trong quá trình hội nhập.
Để nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành chính nhà nước trong giai đoạn hiện nay đòi hỏi chúng ta phải từng bước hiện đại hóa nền hành chính, chuyển bộ máy nhà nước với chức năng cai trị thuần tuý sang bộ máy phục vụ nhân dân. Muốn thực hiện được điều này phải đồng thời tiến hành rất nhiều các biện pháp như: triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của hệ thống hành chính nhà nước; áp dụng các công cụ, phương pháp quản lý tiên tiến, hiện đại trong các cơ quan hành chính nhà nước; áp dụng, triển khai thực hiện cơ chế "một cửa" trong việc giải quyết công việc của cá nhân và tổ chức ở các cơ quan hành chính nhà nước các cấp… yêu cầu phải đổi mới, hoàn thiện công tác văn thư. Trong đó, ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là một yêu cầu mang tính tất yếu khách quan để đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, công khai, minh bạch, từ đó sẽ nâng cao được hiệu quả của hoạt động quản lý.
Công tác văn tư vẫn còn tụt hậu
Thực tế cho thấy, công tác văn thư dù đã có những bước phát triển nhưng chưa hoàn thiện thực sự và chưa đáp ứng được yêu cầu phục vụ cho công cuộc đổi mới của đất nước trong giai đoạn hội nhập quốc tế. Những tồn tại đó là:
Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự được quan tâm và đi vào nề nếp. Tài liệu hành chính chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh là điều rất dễ nhận thấy trong nhiều cơ quan hiện nay. Mặc dù ngay từ Nghị định 142/CP công việc lập hồ sơ đã được đặt ra chính thức như là một nhiệm vụ của cán bộ làm việc trong cơ quan nhà nước nhưng nó vẫn không được chú ý thực hiện đầy đủ.
Việc theo dõi xử lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành còn lỏng lẻo, nhiều khi không kịp thời. Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử dụng trong các cơ quan còn thấp, văn bản chưa được chuẩn hoá.
Việc xử lý văn bản ở văn thư như kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõi giải quyết văn bản còn chậm, thủ công. Công nghệ thông tin chưa được áp dụng rộng rãi vì thiếu nhân lực và nhiều lý do khác. So với các nước khác trên thế giới và trong khu vực, đây là khâu tụt hậu dễ nhận thấy trong công tác văn thư ở nước ta hiện nay.
Từ những trình bày trên đây, có thể khẳng định rằng công tác văn thư trong thời kỳ đổi mới đang phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết. Những nhiệm vụ như vậy đòi hỏi phải có giải pháp khắc phục triệt để. Cụ thể:
Có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về chuyên môn, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và của các cơ quan chức năng chuyên ngành.
Hoàn thiện mô hình quản lý công tác văn thư trong giai đoạn hội nhập quốc tế, xây dựng và ban hành đồng bộ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, hành chính văn phòng, đặc biệt là xây dựng và hoàn thiện hệ thống thuật ngữ văn thư, làm cơ sở xây dựng các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng cho hoạt động văn thư của các cơ quan.
Cần có những giải pháp cụ thể để nâng cao công tác văn thư ở nước ta
Việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước thực chất là một phương pháp quản lý mới nhằm hệ thống hoá và cụ thể hoá các thủ tục hành chính ứng với từng công việc theo một trình tự nhất định đã được quy định ở nhiều văn bản pháp luật và các quy định, quy chế của từng cơ quan. Tiếp theo đó là việc triển khai thực hiện cơ chế "một cửa" trong việc giải quyết công việc của cá nhân và tổ chức ở các cơ quan hành chính nhà nước các cấp. Đây chính là cách thức giải quyết công việc của tổ chức, công dân thuộc thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nước từ tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ đến trả lại kết quả thông qua một đầu mối là "bộ phận tiếp nhận và trả kết quả" tại cơ quan hành chính nhà nước. Đây là biện pháp nhằm đơn giản, công khai thủ tục hành chính, mẫu hóa thống nhất trong cả nước các loại giấy tờ mà công dân hoặc doanh nghiệp cần phải làm khi có yêu cầu giải quyết các công việc về sản xuất, kinh doanh và đời sống; bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, công dân.
Tìm kiếm một giải pháp quản lý công tác văn thư lưu trữ hiện đại bằng cách cài đặt phần mềm quản lý công văn đi, đến. Đào tạo cán bộ, công chức nói chung và cán bộ, công chức làm công tác văn thư nói riêng. Trang bị cho đội ngũ cán bộ, công chức những kiến thức cơ bản về công tác văn thư. Cán bộ văn thư chuyên trách cần được trang bị thêm những kiến thức bổ trợ trong chương trình đào tạo như kiến thức về nhà nước, về hệ thống hành chính, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, tin học ứng dụng, v.v…
Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán bộ làm công tác văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu quả cho công tác văn thư đáp ứng được yêu cầu của quá trình hội nhập.
Công tác văn thư nếu làm tốt sẽ góp phần tích cực trong quá trình hội nhập nói chung, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành chính nhà nước nói riêng, bởi lẽ, làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo thông tin thông suốt, chính xác, kịp thời cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Nếu các khâu của công tác văn thư được triển khai tốt, như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lượng; đăng ký văn bản đi, đến được rõ ràng và đầy đủ; lập hồ sơ hiện hành được hợp lý; các quy định về văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh sẽ nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động của cơ quan nói riêng và hoạt động quản lý nhà nước nói chung. Mặt khác, việc làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tích cực vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ - một thói quen cố hữu của bộ máy hành chính nước ta. Có thể coi đây là một trong những biện pháp hữu hiệu làm thay đổi căn bản phương thức điều hành và hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.
Cloudoffice – phần mềm quản lý công tác văn thư chuyên nghiệp, hiệu quả.
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của các cơ quan ban ngành, các doanh nghiệp trong việc quản lý công việc, Công ty phát triển Công nghệ Thái Sơn đã cho ra đời phần mềm văn phòng điện tử mang tên CloudOffice. CloudOffice là hệ thống quản lý văn thư lưu trữ tài liệu, văn bản được thiết kế, xây dựng với mục tiêu triển khai cho các mô hình quản lý phân tầng nhiều cấp với khả năng xử lý dữ liệu quy mô lớn. Nó không chỉ giúp hỗ trợ hiệu quả công tác điều hành xử lý công việc như khởi tạo, phân công, quản lý theo dõi tiến độ việc làm mà còn có thể hỗ trợ, thay thế cho những hệ thống quản lý khác như gửi các thông báo, trao đổi thảo luận, lên lịch công việc, lấy ý kiến biểu quyết…
Với những phần mềm hữu ích như: Phần mềm quản lý văn phòng hiện đại, quản lý văn bản toàn diện, quản lý tài liệu chuyên nghiệp, điều hành công việc toàn diện, xử lý văn bản từ xa ở mọi nơi, mọi lúc… Văn phòng điện tử được xem như là bước cải tiến trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản hành chính.
