HOTLINE: 1900 1286
Trong thời đại internet bùng nổ như hiện nay, việc giam mình 8 tiếng ở văn phòng hay thường xuyên chịu áp lực tại các buổi họp ngày – tuần – tháng – năm dường như không quá cần thiết. Thực tế, đã có rất nhiều công ty, doanh nghiệp hoạt động, kiểm soát và đánh giá hiệu quả công việc không dựa trên mô hình truyền thống mà chỉ bằng những thao tác hết sức đơn giản trên nền tảng văn phòng điện tử được thiết lập sẵn.
Tháng 12 năm 2017, Việt Nam kỷ niệm 20 năm chính thức đưa internet vào hoạt động. Cùng với sự phát triển, thay đổi không ngừng về đời sống kinh tế - văn hoá - xã hội thì các hoạt động liên quan tới làm việc, quản lý, hoạch định chiến lược của mỗi công ty cũng được “cập nhật” nhanh chóng kể từ ngày có internet.
Giấy tờ tại các kho lưu trữ luôn khiến người tìm kiếm đau đầu
Quay ngược trở lại quãng thời gian internet manh nha xuất hiện cho đến những năm đầu của thế kỷ 21, mô hình làm việc tại hầu khắp các cơ quan, xí nghiệp, nhà máy… vẫn chưa có sự thay đổi nhiều. Vào thời điểm đó, rất nhiều doanh nghiệp vẫn chăm chăm đầu tư vào một văn phòng quy mô với sức chứa lớn phục vụ họp hành; những kho tài liệu, kho thông tin đủ an toàn để lưu trữ… Ngoài ra, nhân sự cho mỗi phòng ban, mỗi bộ phận đều được hoạch định rõ ràng từ bảo vệ, thủ thư, giám sát cũng như nhiều vị trí khác nữa. Tất cả tạo nên một cỗ máy hoạt động mà ở đó sự quy mô hạ tầng, nhân sự vận hành đông đảo được đánh giá cao.
Từ những năm 2003 - 2005 trở đi, internet trở nên phổ biến, phủ sóng rộng hơn chứ không còn bó hẹp tại các thành phố lớn nữa. Nhờ internet, thông tin, tài liệu được truyền đi nhanh chóng thay vì các phương pháp thủ công sẵn có. Lúc này, đội ngũ lãnh đạo của nhiều xí nghiệp, nhà máy, doanh nghiệp… đã hướng tới và tận dụng những lợi ích tối đa mà kỷ nguyên số mang lại. Diện tích kho tài liệu bị thu hẹp dần, những nhân sự không cần thiết bị cắt giảm hoặc làm các công việc linh hoạt khác… được xem là ví dụ chứng minh rõ cho sự thay đổi này.
Bước qua thập kỷ đầu tiên của thế kỷ 21, sự thay đổi về hệ thống văn phòng làm việc càng trở nên rõ rệt. Thay vì chú trọng tới hình thức, các lãnh đạo doanh nghiệp lại hướng tới sự tập trung, hiệu quả. Với cách làm việc này, người lãnh đạo cũng như nhân viên không nhất thiết phải gặp mặt hàng ngày, không nhất thiết phải gồng mình suốt 8h tại văn phòng để giải quyết công việc. Thay vào đó, các hoạt động giao – nhận – báo cáo – xử lý công việc… đều được thực hiện trên nền tảng internet. Kiểu “văn phòng” làm việc như trên được gọi là văn phòng điện tử.
Trước hết phải khẳng định, văn phòng điện tử là một hệ thống phần mềm điện tử có vai trò và chức năng hoạt động như một văn phòng thông thường. Tưởng tượng một cách đơn giản, mọi thứ cần thiết để duy trì hoạt động của một văn phòng truyền thống như lãnh đạo, nhân viên, tài liệu, công việc thực hiện… đều sẽ có tại văn phòng điện tử. Tuy nhiên, thay vì là người thật, tài liệu bản giấy và gặp mặt nhau hàng ngày thì tại văn phòng điện tử, tất cả sẽ được mã hoá.
Nói như vậy không có nghĩa rằng văn phòng điện tử là một hệ thống quản lý văn bản, nơi mỗi người với mỗi ID sẽ vào để lấy dữ liệu. Thực chất đây là cả một hệ thống phần mềm quản lý - quản lý văn bản hồ sơ tài liệu, quản lý công việc với rất nhiều các tính năng, tiện ích hỗ trợ cho việc quản lý của cả đơn vị. Những tính năng này sẽ bao gồm các công việc chung như giao – nhận việc, theo dõi tiến độ công việc, đánh giá chất lượng công việc, họp trực tiếp giữa các thành viên có liên quan… Nhờ đó, văn phòng điện tử không những giải quyết được khâu quản lý ở đơn vị, mà khi đi công tác các lãnh đạo, thủ trưởng đơn vị hay cán bộ nhân viên vẫn có thể truy cập từ xa qua internet bằng điện thoại di động thông minh hay máy tính bảng để điều hành, cập nhật.
Nghe có vẻ không thực tế song thực chất, văn phòng điện tử chính là nơi mang lại cho doanh nghiệp bạn sự linh hoạt, hiệu quả không gì sánh bằng. Điều này được thể hiện qua các yếu tố như:
Với hệ thống vận hành đã lập trình, người quản lý cũng như các nhân viên trong doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm thống văn bản liên quan đến công việc. Hơn nữa, các thành viên còn có thể theo dõi tiến độ, nắm bắt nhanh chóng các công việc được giao, dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc đưa ra ý kiến cho từng nội dung. Qua những thao tác đơn giản, tiến độ công việc sẽ được theo sát, mọi thông tin sẽ được truyền tải một cách nhanh chóng, kịp thời giúp nâng cao năng suất công việc.
Nếu như văn phòng truyền thống cũ là quản lý con người, tài liệu thông qua hệ thống hồ sơ, sổ sách thì ở văn phòng điện tử tất cả những điều đó đều được số hóa bằng sự tương tác không giới hạn khoảng cách, thời gian. Với hệ thống văn phòng điện tử, các vấn đề như công việc, hồ sơ, nhiệm vụ… sẽ được thao tác chỉ qua một lần đăng nhập vào hệ thống. Tại đây, mọi người có thể dễ dàng trao đổi ý kiến, thoải mái thảo luận, chia sẻ thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời mà không cần phải thông qua bất kỳ một cuộc họp bàn tròn căng thằng nào.
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của các cơ quan ban ngành, các doanh nghiệp trong việc quản lý công việc, Công ty phát triển Công nghệ Thái Sơn đã cho ra đời phần mềm văn phòng điện tử mang tên CloudOffice.
CloudOffice là hệ thống quản lý văn bản, văn thư lưu trữ tài liệu được thiết kế, xây dựng với mục tiêu triển khai cho các mô hình quản lý phân tầng đa cấp với khả năng xử lý dữ liệu quy mô lớn. Nó không chỉ giúp hỗ trợ hiệu quả công tác điều hành xử lý công việc như khởi tạo, phân công, quản lý theo dõi tiến độ việc làm mà còn có thể hỗ trợ, thay thế cho những hệ thống quản lý khác như gửi các thông báo, trao đổi thảo luận, lên lịch công việc, lấy ý kiến biểu quyết… Với Cloudoffice, mọi yêu cầu quản lý công việc sẽ được xử lý nhanh chóng, hiệu quả chỉ với một cú click chuột.
Mọi thông tin chi tiết về hệ thống văn phòng điện tử CloudOffice xin liên hệ:
Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn
Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội
Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223
Tổng đài hỗ trợ: 1900 1286
Website: http://thaison.vn; http://cloudoffice.com.vn
