Quản lý văn bản đến và văn bản đi như thế nào khoa học, chuyên nghiệp? Công tác quản lý văn thư đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp để đảm bảo cho hoạt động của các phòng ban và công việc chung được ổn định.

“Chuẩn hóa” quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi

1. Khái niệm văn bản đến và văn bản đi

Văn bản đến là toàn bộ những văn bản nằm ngoài phạm vi doanh nghiệp, do các tổ chức bên ngoài gửi cho doanh nghiệp. Văn bản đi là các văn bản do doanh nghiệp phát hành hoặc gửi ra ngoài phạm vi nội bộ cho các tổ chức khác.

Khái niệm văn bản đến, văn bản đi.

Công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi có vai trò quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp. Đặc biệt, doanh nghiệp quy mô càng lớn, càng phát triển thì công tác văn thư càng cần đòi hỏi chuyên môn cao để có cách xử lý nhanh nhạy, sắp xếp, theo dõi và quản lý khoa học để thuận tiện cho việc tra cứu và phục vụ cho các quy trình liên quan kịp thời.

2. Cách quản lý văn bản đến, văn bản đi khoa học, chuyên nghiệp

Công tác quản lý văn bản đi đến bao gồm nhiều khâu: Soạn thảo, phát hành, xử lý và lưu trữ văn bản.

Soạn thảo, tạo lập văn bản

Hệ thống văn bản của doanh nghiệp cần được trình bày theo một quy chuẩn nhất định, thể thức và bố cục thống nhất. Các văn bản cùng một loại cần theo một mẫu nhất định. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng sắp xếp, tìm kiếm và tra cứu thông tin khi cần.

Quản lý quá trình phát hành văn bản đi, nhận văn bản đến

Với văn bản đến:

• Tiếp nhận văn bản đến: Cần kiểm tra số lượng, tình trạng, kiểm tra và đối chiếu các thông tin người nhận, người gửi.
• Phân loại văn bản đến: Phân loại theo từng mục, từ tổng quát đến chi tiết cho tất cả các văn bản, có thể phân loại theo đơn vị gửi, loại văn bản hoặc tình trạng của văn bản để đưa vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu quản lý.

Phân loại văn bản để lưu trữ.

• Chuyển giao văn bản đến: Phân phối văn bản đến cho bộ phận, người phụ trách.

Với văn bản đi:

• Kiểm tra văn bản đi: Kiểm tra tất cả các tiêu thức về trình bày và thông tin, nội dung trước khi tiến hành gửi đi để tránh sai sót.
• Cập nhật thông tin văn bản vào công cụ quản lý: Sử dụng sổ hoặc cơ sở dữ liệu, bảng tính trên máy tính.
• Đóng dấu của doanh nghiệp: Nhân bản số lượng văn bản để lưu trữ, đóng dấu, ghi chú mức độ khẩn của văn bản.
• Làm thủ tục phát hành văn bản: Bao gồm viết thông tin lên phong bì, dán phong bì và chuyển phát văn bản.

Lưu trữ văn bản đi, đến

Khâu lưu trữ văn bản đi, đến đóng vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. Lưu trữ khoa học sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, tra cứu, khai thác thông tin để phục vụ cho công việc, tránh lãng phí thời gian, hạn chế tình trạng mất dữ liệu:

• Lưu trữ văn bản đến - đi theo hình thức tập trung, tại một đầu mối hoặc một phương thức thống nhất để mọi người cùng được biết và dễ dàng tìm kiếm.
• Lưu trữ và sắp xếp văn bản đi, đến theo trình tự và theo mục, theo phân loại ban đầu.
• Thường xuyên theo dõi và cập nhật tình trạng lưu trữ văn bản, đưa văn bản vào lưu trữ ngay khi các bộ phận giải quyết xong.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice - Giải pháp quản lý văn bản đến, văn bản đi hiệu quả, chuyên nghiệp

Đa phần các phương thức quản lý văn bản đi, văn bản đến truyền thống tồn tại nhiều hạn chế: Mất nhiều thời gian, tốn kém chi phí (nhân sự, văn phòng phẩm, thuê kho lưu trữ, phí vận chuyển), tiềm ẩn các rủi ro về thất lạc, mất, cháy hoặc hỏng văn bản,... Hiểu được những vấn đề này, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp giải pháp phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice nhằm cải tiến toàn diện quy trình quản lý văn bản cho doanh nghiệp.

Quản lý văn bản khoa học, chuyên nghiệp với CloudOffice.

Với CloudOffice, doanh nghiệp có thể quản lý văn bản, công văn với đầy đủ các nghiệp vụ liên quan:

• Cập nhật công văn đi, đến đầy đủ.
• Phân loại và phê duyệt công văn theo thời gian ngày cập nhật, ngày đến, ngày phát hành, ngày hiệu lực hoặc hết hiệu lực,...
• Ghi chú ý kiến cá nhân, bình luận vào công văn hoặc đánh dấu các công văn quan trọng để sau này có thể xem hoặc kiểm tra lại khi cần thiết.
• CloudOffice cho phép quản lý theo phân hệ nhiều cấp, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.

Ngoài ra, CloudOffice còn nhiều tính năng ưu việt khác, không chỉ quản lý văn bản mà còn bao gồm các nghiệp vụ văn phòng của doanh nghiệp. Sử dụng CloudOffice sẽ cải tiến và chuyên nghiệp hóa công tác hành chính - văn phòng của doanh nghiệp.

Trên đây là một số kinh nghiệm quản lý văn bản đến, văn bản đi. Doanh nghiệp có thể tham khảo để áp dụng nhằm quản lý khoa học các tài liệu. Để chuyên nghiệp hóa và nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản, doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice.

Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://cloudoffice.com.vn/