Sử dụng excel quản lý văn bản là phương pháp được áp dụng khá phổ biến bởi tính khoa học và thuận tiện. Excel là giải pháp thay thế cách quản lý truyền thống bằng sổ sách, giúp quá trình xử lý các vấn đề phát sinh dễ dàng hơn

Hướng dẫn sử dụng excel quản lý văn bản khoa học, hiệu quả.

1. Sử dụng excel có thể quản lý những loại văn bản nào?

Phương pháp quản lý văn bản bằng excel thường được áp dụng cho tất cả các loại văn bản của doanh nghiệp, cụ thể là bao gồm 3 loại chính:

• Văn bản nội bộ: Bao gồm tất cả các hồ sơ, giấy tờ, tài liệu chỉ sử dụng trong phạm vi nội bộ, các đối tượng bên trong doanh nghiệp, tổ chức,...
• Văn bản đến: Do các đối tượng, tổ chức bên ngoài doanh nghiệp gửi đến.
• Văn bản đi: Do doanh nghiệp gửi cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.

Sử dụng excel giúp doanh nghiệp quản lý và hệ thống các quy trình, thủ tục về văn bản bao gồm:

• Soạn thảo, tạo lập và ban hành văn bản.
• Ký, đóng dấu, bàn giao và lưu chuyển văn bản.
• Sao lưu, lưu trữ và bảo quản văn bản.

2. Hướng dẫn sử dụng excel quản lý văn bản

Để có thể thực hiện quản lý văn bản trên excel, bạn có thể tham khảo các bước dưới đây:

Bước 1: Xác định và xây dựng quy trình quản lý tài liệu bằng excel

Bước đầu tiên là cần xây dựng quy trình, sơ đồ quản lý tài liệu trên excel. Dựa vào sơ đồ này, bạn sẽ dễ dàng xác định được văn bản đang ở tình trạng nào, bước nào nhằm có phương hướng xử lý tiếp theo.

Xây dựng quy trình quản lý tài liệu để có phương thức quản lý phù hợp.

Bước 2: Phân loại và xác định các danh mục quản lý tài liệu

Khâu đóng vai trò quan trọng tiếp theo là cần thống kê các loại văn bản của doanh nghiệp. Tiêu chí xây dựng các danh mục, nhóm văn bản cần đảm bảo:

• Thống kê đầy đủ tất cả các văn bản của doanh nghiệp, không bỏ sót.
• Các danh mục mang tính tổng quát nhưng không được trùng lặp.
• Tên danh mục cần dễ hiểu, mọi nhân viên đều có thể nắm được và dễ dàng tìm kiếm trong quá trình làm việc.

Bạn có thể tham khảo một số danh mục để quản lý văn bản trên excel như sau:

• Loại văn bản: Quyết định, Công văn, Thông báo, Nghị quyết, báo cáo,...
• Tình trạng văn bản: Chưa xử lý, đang xử lý, đã xử lý xong, lưu trữ.
• Bộ phận phụ trách: Hành chính, Nhân sự, Kế toán, Kinh doanh,....

Bước 3: Tạo các sổ quản lý tài liệu

Mỗi sổ quản lý công văn, bạn cần tạo trên một sheet khác nhau để tiện quản lý. Khi có nghiệp vụ phát sinh với loại văn bản nào thì sẽ ghi sổ cho loại văn bản tương ứng. Tùy theo nhu cầu quản lý mà bạn có thể tạo các chỉ tiêu và tiêu đề cho cột trong bảng.

Một số chức năng hữu dụng khi xây dựng các sổ quản lý văn bản:

• Chức năng Data Validation: để tạo danh sách chọn: Loại văn bản, tình trạng văn bản, bộ phận phụ trách xử lý, nơi nhận, nơi lưu trữ,... để thiết lập các tiêu chí trong danh sách, tránh những sai sót trong quá trình nhập thủ công dữ liệu dẫn tới sai kết quả tra cứu, quản lý.

Chức năng Conditional formatting: Theo dõi tình trạng của văn bản. Chức năng này sẽ tự động thông báo những công văn đang cần xử lý để người thực hiện có phương hướng xử lý phù hợp.

Ví dụ về một số danh mục theo dõi văn bản tại doanh nghiệp.

Bước 4: Xây dựng công thức

Mỗi loại văn bản đều có tên danh mục riêng, tuy nhiên, bạn cần tạo mã văn thư riêng để thống nhất giữa các phòng ban và để tiện quản lý, tra cứu. Vì vậy, bạn cần xây dựng công thức tính tự động để thống nhất toàn bộ sổ quản lý:

• Countif: Đếm số lượng văn bản xuất hiện trong sổ.
• Vlookup: Tham chiếu theo từng loại văn bản.
• Một số hàm để định dạng và ghép thành chuỗi đáp ứng yêu cầu.

3. Có nên quản lý văn bản bằng excel?

Sử dụng excel quản lý văn bản là phương pháp khác nhiều người sử dụng bởi tiết kiệm chi phí và cách tạo lập đơn giản, cập nhật số liệu dễ dàng. Tuy nhiên, hình thức này tồn tại nhiều vấn đề hạn chế:

• Không phải nhân sự nào cũng có kiến thức sâu về excel, đặc biệt là khi sử dụng các hàm công thức.
• Dễ bị nhầm lẫn khi số lượng văn bản lớn.
• Tính bảo mật thấp, dễ bị rò rỉ thông tin.
• Tốn khá nhiều thời gian khi thực hiện tạo lập sổ quản lý.

Phương pháp quản lý văn bản bằng excel tồn tại nhiều hạn chế.

4. Văn phòng điện tử CloudOffice - Quản lý văn bản thuận tiện, dễ dàng

Sử dụng các giải pháp văn phòng điện tử được coi là giải pháp tối ưu nhất cho mọi doanh nghiệp. Hình thức này khắc phục tối đa các nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công.

Quản lý văn bản đơn giản, chuyên nghiệp với CloudOffice.

Trong đó, phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đáp ứng đầy đủ các chuẩn mực về quản lý văn phòng. CloudOffice giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn nhân lực, hỗ trợ nâng cao năng suất lao động cho nhân sự làm việc tại doanh nghiệp.

Trên đây là hướng dẫn sử dụng excel quản lý văn bản khoa học, hiệu quả. Đây là phương pháp được khá nhiều người áp dụng tuy nhiên tồn tại nhiều hạn chế. Doanh nghiệp có thể tham khảo các giải pháp văn phòng điện tử để tối ưu thời gian và nâng cao độ chính xác, hiệu quả của công tác quản lý tài liệu về lâu dài.

Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: Cloudoffice.com.vn