Trong thế giới hiện đại chúng ta đang sống, người tài và có kĩ năng cao hiện diện khắp mọi nơi. Việc thuê người từ những thành phố khác, hay thậm chí là từ các quốc gia khác, đang dần trở thành “chuẩn” mới đối với các công ty.
Mặc dù việc thuê và quản lý đội ngũ nhân viên làm việc online (làm việc từ xa) có những thách thức riêng của nó, nhưng khi thành công thì việc này có thể tiết kiệm cho công ty bạn một số tiền lớn. Dưới đây là 5 nguyên tắc chủ chốt bạn cần ghi nhớ trong việc quản lý nhân viên từ xa một cách hiệu quả.
1. Giao tiếp là yếu tố quan trọng nhất
Hãy duy trì sự giao tiếp rõ ràng với các nhân viên làm việc từ xa. Nếu có thể, hãy dùng những công nghệ liên lạc bằng hình ảnh, như họp qua video (video conferencing).
Hãy chia sẻ màn hình của bạn trong các cuộc họp. Hãy sử dụng các ảnh chụp màn hình hay biểu đồ trong email của bạn để giải thích tốt hơn cho những gì mà bạn muốn họ làm.
Hãy dùng những ứng dụng chat khi thảo luận nhóm về công việc. Ngoài ra, hãy bảo đảm rằng các nhân viên làm việc từ xa của bạn không bị bỏ quên. Hãy dành thời gian tán gẫu với họ một vài phút sau khi cuộc họp kết thúc.
2. Hãy khuyến khích sự cộng tác
Hãy sử dụng một hệ thống quản lý tài liệu cho việc chia sẻ tài liệu và file. Các công cụ như Google Drive và Dropbox rất tuyệt vời cho điều này.
Đừng phụ thuộc vào email cho việc chia sẻ file, vì chúng có thể bị thất lạc và mọi người có thể phải tốn thời gian, cũng như gặp khó khăn trong việc làm quen với những thay đổi trong các phiên bản mới.
Hãy giao cho họ những công cụ mà họ cần có để làm việc hiệu quả và bảo đảm rằng mọi thành viên trong nhóm đều sử dụng những công cụ này. Hiện tại cũng có sẵn nhiều công cụ miễn phí và hữu ích khác cho các nhóm làm việc qua mạng như
phần mềm quản lý công việc,
quản lý văn bản, công văn, tài liệu. Khi lãnh đạo giao việc nhân viên ngay lúc đó có thể nhận được thông báo rằng mình có những việc gì và sắp xếp vào lịch của mình luôn.
3. Đặt ra những kỳ vọng rõ ràng
Hằng tuần, bạn hãy có những cuộc họp cập nhật tình hình dự án với các nhân viên làm việc từ xa của mình. Hãy xem lại những công việc mà bạn đã kì vọng từ họ.
Hãy đặt mục tiêu cho họ. Hãy thiết lập lịch trình. Hãy đưa ra phản hồi về tiến bộ của họ. Hãy có một quy trình chính thức để xem xét hiệu suất làm việc của họ.
Nếu nhân viên làm việc từ xa của bạn không biết họ đang làm việc thế nào thì họ không thể có động lực khiến cho họ trở nên tốt hơn.
4. Thường xuyên theo dõi công việc của họ
Hãy thiết lập những hệ thống theo dõi. Đừng quản lý các nhân viên làm việc từ xa của bạn theo kiểu quá “vi mô” (micromanage). Thay vào đó, hãy cho họ sự linh động mà họ cần, nhưng đừng để họ hoàn toàn “tự tung tự tác”.
Bạn có thể yêu cầu họ thông báo lại số giờ làm việc, nếu họ đang được trả lương theo giờ. Bằng cách dùng một phần mềm theo dõi thời gian, bạn có thể biết được họ có thật sự làm việc trong những giờ này không, hay là dùng thời gian ấy để lướt net.
5. Làm cho họ cảm thấy họ là một phần của công ty
Hãy gửi cho những nhân viên làm việc từ xa các bản tin thường kỳ về những gì đang diễn ra trong công ty. Hãy cho họ thấy rằng bạn vẫn nhớ và quan tâm đến họ.
Hãy thiết lập mối quan hệ gần gũi với họ và cố gắng tìm hiểu họ về cuộc sống cá nhân. Hãy gửi quà cho họ vào những dịp lễ. Nếu có thể, hãy mời họ đến văn phòng chính của công ty mỗi năm một lần và họp mặt với các nhân viên khác.
