Đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp việc sắp xếp công việc hiệu quả luôn là vấn đề quan trọng và cấp thiết. Tình trạng chung mà hầu hết các đơn vị đang vướng mắc là việc lưu trữ tài liệu, theo dõi thông tin trên email hay giấy tờ mất nhiều thời gian tìm kiếm, theo dõi tiến độ công việc khó khăn, giao việc chồng chéo,… Điều này làm cho công tác quản lý trở nên bị động, hiệu quả công việc không cao.

1. Những vấn đề các đơn vị, doanh nghiệp còn vướng phải

Một ngày chúng ta phải giải quyết không biết bao công việc liên quan đến việc quản lý tài liệu, quản lí hồ sơ, giấy tờ hay quản lý cả con người. Để làm được những điều này, người quản lý cần phải có kỹ năng quản lý công việc, phải dành thời gian để phân tích và tìm ra giải pháp tối ưu nhất để thực hiện và giải quyết các công việc đó. Nếu như không có kỹ năng quản lý công việc và không có được giải pháp khắc phục thì hậu quả sẽ ra sao? Ta có thể dễ dàng nhận thấy được những vấn đề đó.

Đối với nhân viên sẽ không quản lý được khối lượng công việc của mình và cũng không quản lý được tiến độ hoàn thành của từng công việc. Mặt khác, với khối lượng email, giấy tờ khổng lồ khó tra cứu, nhân viên luôn bị động trong vấn đề báo cáo tiến độ thực hiện công việc, dễ lúng túng khi nhận điện thoại yêu cầu báo cáo từ cấp quản lý dẫn đến làm giảm năng suất, hiệu quả lao động.

Các doanh nghiệp còn gặp nhiều khó khăn khi quản lý công việc

Đối với các cấp quản lý, lãnh đạo khi phải thường xuyên ra ngoài giao tiếp gặp gỡ khách hàng, đối tác hay đi công tác xa… thì với cách quản lý công việc thủ công, truyền thống sẽ khó có thể nắm bắt được hết tình hình làm việc của nhân viên, dễ xảy ra trường hợp giao việc chồng chéo, báo cáo của nhân viên không đúng thực tế. Với khối lượng email và giấy tờ khổng lồ thì việc tra cứu thông tin cũng khó khăn từ đó làm công tác quản lý luôn ở thế bị động, làm giảm năng suất, hiệu quả lao động, tốm kém thời gian, chi phí liên hệ…

Vậy phải làm sao để xử lý nhanh, đảm bảo tính chính xác thông tin công việc được lưu trữ một cách an toàn, khoa học. Các thông tin hồ sơ, giấy tờ, tài liệu được cập nhật, dễ dàng tra cứu, tổng hợp, thống kê và báo cáo một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất giúp các lãnh đạo, quản lý cũng như nhân viên chủ động trong quá trình theo dõi tiến độ thực hiện công việc? Đây cũng là câu hỏi và là vấn đề mà các đơn vị, doanh nghiệp hết sức chú trọng và quan tâm.

Micheal Dell - Người sáng lập hãng máy tính lớn nhất thế giới từng nói: “Nếu bạn không có được phương pháp quản lý công việc hiệu quả, bạn sẽ không thể nào có những thăng tiến cao hơn, vì vậy, hãy bắt đầu từ những việc làm đơn giản nhất”. Do đó, ngay từ bây giờ để quản lý công việc hiệu quả ngoài việc xác định những mục tiêu cụ thể, thiết lập các quy trình thực hiện công việc bạn hãy áp dụng công nghệ và máy móc vào quản lý công việc hàng ngày của mình.

Áp dụng công nghệ thông tin, phầm mềm hỗ trợ để quản lý công việc hiệu quả

2. Sử dụng phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Khoa học công nghệ ngày một phát triển, trong đó sự phát triển của công nghệ thông tin khiến chúng ta đi từ bất ngờ này đến bất ngờ khác. Vì thế việc áp dụng máy móc hay phần mềm hỗ trợ sẽ rất có lợi cho công việc của bạn dù ở bất cứ lĩnh vực nào. Ở nhiều đơn vị hiện nay việc áp dụng phần mềm trong quản lý công việc đã trở thành xu thế và diễn ra ngày càng phổ biến, mang lại hiệu quả rất cao.

Tùy vào từng lĩnh vực và nhu cầu công việc để bạn lựa chọn phầm mềm hỗ trợ phù hợp. Phần mềm quản lý công việc Cloudoffice – là một lựa chọn tốt để áp dụng triển khai cho đơn vị bạn.

3. Những đặc điểm của phần mềm quản lý công việc Cloudoffice

Phần mềm quản lý điều hành quản lý công việc CloudOffice có nhiều tính năng mạnh mẽ hỗ trợ cho các nhà lãnh đạo kiểm soát và phân công nhiệm vụ một cách đơn giản, nhanh chóng, và chính xác ở mọi lúc, mọi nơi thông qua các thiết bị di động thông minh SmartPhone.

Sử dụng phần mềm Cloudoffice, người lãnh đạo, người phụ trách công việc lập kế hoạch làm việc và chỉ đạo công việc xuống các nhân viên mà không cần dùng đến giấy tờ hay văn bản như theo cách truyền thống. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp đánh giá tiến độ thực hiện công việc một cách khách quan, quản lý thông tin liên quan đến công việc chi tiết theo thời gian.

Giao diện của phần mềm quản lý công việc Cloudoffice

Ngoài ra, phần mềm còn có chức năng quản lý văn bản toàn diện, quản lý tài liệu chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp lưu trữ, tìm kiếm thông tin, tài liệu hồ sơ một cách nhanh chóng dễ dàng. Ban lãnh đạo doanh nghiệp cũng có thể xử lý văn bản hồ sơ, giấy từ từ xa linh hoạt, kịp thời.

Các chức năng tương tác của CloudOffice sẽ tối ưu hóa sự phối hợp xử lí công việc giữa các phòng ban khác nhau, tạo nên một văn phòng điện tử hiện đại mang phong cách làm việc chuyên nghiệp trong toàn công ty, góp phần tăng năng suất làm việc, tiết kiệm thời gian, và giảm chi phí vận hành bộ máy văn phòng.