Làm việc không cần giấy giờ cùng các thiết bị máy móc văn phòng cồng kềnh không còn là chuyện trong các bộ phim giả tưởng. Toàn bộ dự liệu sẽ được số hóa trên tài nguyên chung khi cơ quan, doanh nghiệp sử dụng phần mềm văn phòng điện tử. Lãnh đạo, nhân viên có thể làm việc ở bất cứ đâu thật hiệu quả mà không cần phải có mặt tại văn phòng.

Văn phòng không giấy tờ có những ưu điểm gì?

Văn phòng không giấy tờ hay văn phòng điện tử là hình thức làm việc kiểu mới của nhiều cơ quan doanh nghiệp nhằm nâng cao chất lượng và năng suất làm việc của cán bộ, nhân viên. So với cách làm việc truyền thống, văn phòng điện tử thể hiện rõ những ưu điểm nổi bật như sau:

Dễ dàng phân công, theo dõi tiến độ công việc

Văn phòng điện tử là mô hình làm việc hoàn toàn online, quản lý, làm việc trên hệ thống phần mềm kết nối thông qua internet. Do vậy, lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp có thể dễ dàng phân công, giao việc tại bất cứ đâu có mạng internet thông qua smartphone, máy tính bảng, máy tính.

Ngay tại phòng chờ sân bay, tại nơi đang đi công tác, tại một quán cà phê chờ đối tác đến… lãnh đạo vẫn có thể giao việc và kiểm soát tiến độ công việc. Thông qua phần mềm hệ thống, lãnh đạo, quản lý sẽ biết được khối lượng của từng nhân viên nhiều hay ít để phân bổ phù hợp, tránh ngày nhiều việc, ngày ít việc dẫn dến hiệu quả làm việc không cao.

Về phía nhân viên, khi làm việc với phần mềm văn phòng điện tử cũng không cần báo cáo chi tiết tiến độ đang làm như khi làm theo văn phòng truyền thống. Thời gian báo cáo, trình bày vấn đề được rút ngắn để tập trung cho công việc đạt năng suất, chất lượng hơn.

Kho lưu trữ dữ liệu thông minh không giới hạn dung lượng

Nếu như văn phòng truyền thống phải cần tới những chiếc tủ hồ sơ cao ngất cùng với những chiếc ổ cứng dung lượng lớn để lưu trữ video, hình ảnh thì văn phòng điện tử lưu trữ toàn bộ trên hệ thống. Tất cả thành viên trong hệ thống văn phòng điện tử có thể dùng, lưu trữ dữ liệu chung cũng như chia sẻ tài liệu mình có dễ dàng..

Với kho lưu trữ lớn, cơ quan, doanh nghiệp không cần bận tâm tới việc dữ liệu bị quá tải hay chật vật tìm kiếm. Chỉ cần vài cú nhấp chuột tra cứu tên của tài liệu đã có thể tìm thấy giúp công việc được hỗ trợ nhanh chóng hơn.

Quản lý văn bản tự động không cần nhân viên văn thư

Một ưu điểm không thể không nhắc tới của văn phòng điện tử là tính năng quản lý văn bản tự động. Toàn bộ văn bản đến, văn bản đi sẽ được hệ thống văn phòng điện tử cập nhật theo trình tự thời gian, phân loại công văn, phê duyệt công văn... Ngoài ra, chức năng bình luận công văn cho phép mọi người ghi chú, ghi ý kiến cá nhân của mình vào từng công văn hoặc đánh dấu thông tin cần nhớ để sau này có thể xem lại khi cần.

Làm gì để bắt đầu sử dụng văn phòng không giấy tờ?

Để bắt đầu với văn phòng điện tử, cơ quan doanh nghiệp cần lựa chọn một đơn vị cung cấp phần mềm văn phòng điện tử uy tín đảm bảo chất lượng của sản phẩm cũng như quá trình cung cấp dịch vụ.

Là một trong những đơn vị đi tiên phong trong việc cung cấp giải pháp phần mềm ứng dụng, công ty phát triển công nghệ Thái Sơn sớm xây dựng phần mềm văn phòng điện tử Cloud Office với đầy đủ các tính năng tiện ích phục vụ cho việc quản lý và thực hiện công việc được nhanh chóng, thuận tiện.

Phần mềm văn phòng điên tử Cloud Office đặc biệt thích hợp với những đơn vị có tính phân quyền cao như khối hành chính nhà nước, các doanh nghiệp quy mô lớn hay có nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện…

Nhiều cơ quan đã tin tưởng và sử dụng phần mềm văn phòng điện tử Cloud Office như: Bưu điện tỉnh Điện Biên, Hải quan Hải Phòng, Hải Quan Vũng tàu, Hải Quan Đồng Nai, Trường Chính trị tỉnh Long An, công ty nước sạch Vinaconex, cục thuế Hải Dương, cục thuế Tỉnh Nghệ An…

Ngoài các tính năng quản lý công việc, quản lý văn bản, lưu trữ tài liệu, hồ sơ, phần mềm văn phòng điện tử Cloud Ofice còn tích hợp các tiện ích văn phòng như thảo luận, ghi chép, nhắc nhở và cá nhân hóa cho phép tùy biến sử dụng giao diện, chức năng…

Để sử dụng phần mềm văn phòng điện tử Cloud Office, cơ quan, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký tại webiste hoặc liên hệ theo số hotline 1900 1286. Các chuyên viên kỹ thuật của công ty Thái Sơn sẽ đến cài đặt và hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng phần mềm chi tiết. Ngoài ra trong quá trình sử dụng, nhân viên của công ty Thái Sơn sẽ hỗ trợ giải đáp các vấn đề 24/7 một cách nhanh nhất.

Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn đã có trên 10 năm kinh nghiệm về việc xây dựng, triển khai phần mềm trong lĩnh vực khai hải quan điện tử, thuế điện tử, hóa đơn điện tử, văn phòng điện tử và các giải pháp công nghệ khác. Công ty cũng có 3 năm liên tiếp được nhận giải thưởng Sao Khuê (2009,2010, 2011) do hiệp hội phần mềm Việt Nam và Bộ thông tin truyền thông tổ chức trao tặng cùng nhiều bằng khen từ những cơ quan khác.

Mọi thông tin chi tiết về hệ thống văn phòng điện tử Cloud Office xin liên hệ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn

Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội

Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223

Tổng đài hỗ trợ: 1900 1286

website: cloudoffice.com.vn