Thời đại công nghệ số, xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử là vấn đề quan trọng và cấp thiết đối với doanh nghiệp. Không chỉ mang tính lưu trữ dữ liệu văn bản, hệ thống này ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình phát triển của doanh nghiệp về lâu dài.

Nguyên tắc và yêu cầu khi xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

1. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là gì?

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là hệ thống quản lý văn bản và điều hành, có chức năng quản lý hồ sơ điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

Đối với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hệ thống quản lý tài liệu đóng vai trò quan trọng. Không chỉ bao gồm các quy trình lưu trữ, hệ thống ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của nhiều bộ phận. Đặc biệt, trong giai đoạn xu thế chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử để làm “nền tảng” vững chắc cho các hoạt động được thông suốt, ổn định.

2. Nguyên tắc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử

Căn cứ theo Điều 18, Chương V, Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, nguyên tắc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử:

• Đảm  bảo quản lý các tài liệu, văn bản và hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vị, tổ chức đúng quy định.
• Đảm bảo an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu theo quy định của pháp luật hiện hành.

Hệ thống quản lý tài liệu cần đảm bảo an toàn thông tin.

• Có khả năng phân quyền cho các cá nhân truy cập vào hệ thống.
• Đảm bảo tính xác thực và độ tin cậy, chính xác của dữ liệu lưu hành trong hệ thống.

3. Các yêu cầu khi xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử

Căn cứ theo Điều 19, 20, 21 và 22 của Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, hệ thống quản lý tài liệu điện tử cần đáp ứng các yêu cầu sau:

Yêu cầu chung

Hệ thống quản lý tài liệu được thiết kế theo các yêu cầu:

• Đảm bảo đầy đủ và toàn diện về quy trình, kỹ thuật quản lý văn bản, hồ sơ điện tử và dữ liệu.
• Có thể tích hợp dữ liệu với các hệ thống khác.
• Có khả năng hệ thống hóa văn bản, hồ sơ và số lần truy cập hệ thống.
• Dễ dàng tiếp cận, thuận tiện cho quá trình sử dụng.
• Tính xác thực, tin cậy và toàn vẹn thông tin khi truy cập hệ thống.
• Lưu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản.
• Tuân thủ theo Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam.
• Cho phép ký số, kiểm tra chữ ký số.
• Nâng cấp, bổ sung các chức năng đáp ứng theo quy định của hệ thống.

>> Tham khảo: 5 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu.

Yêu cầu về chức năng hệ thống

Đối với quy trình soạn thảo và theo dõi văn bản:

• Cho phép đính kèm các tệp tin, tạo mã định danh văn bản đi và tạo mã, số thứ tự tài liệu.
• Hiển thị mức độ khẩn của tài liệu.
• Tự động cấp thời gian cho văn  bản sau khi ký số và cập nhật thứ tự.
• Cho phép bên nhận tự động thông báo đã nhận văn bản cho bên ngửi.
• Cho phép cập nhật đầy đủ các Trường Thông tin 1, 2.1, 2.2, 3, 11, 13, 14 Phụ lục IV, Trường thông tin số 1, 2.1, 2.2, 3, 5, 7, 11, 14.1 Phụ lục V, Trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Phụ lục VI Thông tư 01/2019/TT-BNV;
• Tự động thông báo cho bộ phận văn thư khi mã định danh của các văn bản trùng nhau.
• Cho phép thống kê, theo dõi tiến trình và đôn đốc việc thực hiện, giải quyết văn bản đến.
• Cho phép bộ phận có thẩm quyền phân phối văn bản đến, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện, giải quyết văn bản.
• Cho phép thông báo khi có văn bản mới.
• Cho phép cơ quan, tổ chức gửi văn bản nắm bắt được tình trạng nhận văn bản tại cơ quan, tổ chức nhận văn bản.

Đối với việc kết nối, liên thông tài liệu, văn bản: hệ thống cần đảm bảo có khả năng kết nối giữa các hệ thống quản lý tài liệu, lưu trữ tài liệu điện tử và tích hợp với các hệ thống chuyên dụng khác. Đồng thời, hệ thống cần có khả năng hoạt động được trên các thiết bị di động thông minh.

Đối với an ninh thông tin: Hệ thống quản lý dữ liệu cần phân quyền truy cập và có sự cảnh báo nếu có sự thay đổi truy cập để đảm bảo an toàn thông tin.

Đối với việc bảo quản, lưu trữ tài liệu: Hệ thống cần đảm bảo lưu trữ tất cả các thông tin về quá trình giải quyết công việc và đáp ứng các vấn đề về:

• Liên kết các văn bản, tài liệu có cùng mã hồ sơ.
• Cho phép tự động thông báo khi hồ sơ đến hạn nộp vào lưu trữ.
• Bảo đảm thực hiện và chuyển giao hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan.
• Cho phép đính văn bản cho nhiều hồ sơ mà không cần thực hiện nhân bản, sao chép văn bản.
• Bảo đảm tính tin cậy, chính xác và toàn vẹn thông tin.
• Đảm bảo khả năng truy cập và sử dụng tài liệu, hồ sơ.
• Có thể di chuyển tài liệu, hồ sơ và dữ liệu, thay đổi định dạng khi công nghệ thay đổi.
• Có thể sao lưu định kỳ hoặc đột xuất và đảm bảo khả năng khôi phục dữ liệu khi có sự cố xảy ra.

Yêu cầu về bảo quản và lưu trữ tài liệu.

Đối với giải quyết tài liệu hết giá trị: Với những tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hệ thống cần có khả năng xử lý các vấn đề:

• Tự động thông báo khi hồ sơ hết hạn trước 30 ngày.
• Đánh giá lại giá trị của hồ sơ được thông báo hết thời hạn bảo quản để xác định lại thời hạn bảo quản hoặc tiến hành hủy tài liệu.
• Quản lý chặt chẽ việc hủy tài liệu hết giá trị: Yêu cầu nhập lý do hủy, thông báo những tài liệu dự kiến thuộc diện hủy hoặc đang được gán với hồ sơ khác vẫn còn thời hạn bảo quản,...

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

Với quy trình thống kê, tra cứu và sử dụng tài liệu:

• Thống kê số lượng tài liệu và số lượt truy cập.
• Cấp quyền và kiểm soát lượng truy cập, quyền truy cập vào hệ thống.
• Cho phép tra cứu tài liệu theo các trường thông tin đầu vào.
• Cho phép hiển thị các trường thông tin của tài liệu, văn bản.
• Lưu và sử dụng lại các yêu cầu tìm kiếm.
• Hiển thị kết quả tìm kiếm theo thứ tự trên hệ thống, xuất kết quả dưới các định dạng tệp văn bản phổ biến.
• Cho phép tải hoặc in tài liệu, văn bản.
• Cho phép đánh dấu, ghi chú vào tài liệu, văn bản.
• Cho phép lưu các lịch sử truy cập, tìm kiếm và sử dụng tài liệu.

Các yêu cầu về thống kê, tra cứu tài liệu.

Yêu cầu về quản trị hệ thống

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử cần thực hiện được các nhiệm vụ:

• Tạo lập nhóm hồ sơ tài liệu, phân chia theo các cấp độ thông tin.
• Phân quyền sử dụng và thay đổi phân quyền người sử dụng.
• Phục hồi thông tin, dữ liệu trong các trường hợp lỗi hệ thống.
• Khóa hoặc thực hiện đóng băng các tài liệu để ngăn chặn khả năng di chuyển khi người có thẩm quyền yêu cầu.
• Cảnh báo xung đột xảy ra trong hệ thống.
• Có khả năng tích hợp, kết nối, liên thông.

4. Quản lý tài liệu chuyên nghiệp, chuẩn mực với CloudOffice

Việc xây dựng một hệ thống quản lý văn bản đòi hỏi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần đầu tư và tốn khá nhiều thời gian, công sức. Hiểu được vấn đề này, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã nghiên cứu và cung cấp giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice.

Quản lý tài liệu toàn diện với CloudOffice.

CloudOffice đáp ứng đầy đủ các tiêu chí và cung cấp các chức năng giúp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp quản lý tài liệu toàn diện. Đặc biệt, hệ thống CloudOffice phát triển và vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013 đảm bảo an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu.

Trên đây là những nguyên tắc và yêu cầu quan trọng khi xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Thời đại “số hóa” trở thành xu hướng tất yếu, doanh nghiệp cần chuẩn bị các điều kiện mang tính “nền tảng”, đặc biệt là quản lý tốt các tài liệu, hồ sơ chứa dữ liệu quan trọng để phục vụ cho tiến trình chuyển đổi số toàn diện.

Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://cloudoffice.com.vn/