CloudOffce
HOTLINE: 1900 1286
|
Tin tức & sự kiện

Nhà tuyển dụng cần chuẩn bị những gì để có một buổi phỏng vấn thành công?

Quá trình phỏng vấn tuyển dụng đòi hỏi nhà tuyển dụng cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng để khai thác thông tin từ ứng viên hiệu quả, tạo sự chuyên nghiệp. Dù là công ty lớn hay các doanh nghiệp nhỏ và dù bất kỳ vị trí nào, nhà tuyển dụng cũng cần đầu tư vào khâu chuẩn bị ban đầu để đưa ra những câu hỏi giá trị, thể hiện sự chỉn chu và mục đích cuối cùng là nhằm lựa chọn được những ứng viên sáng giá.

Cần chuẩn bị những gì cho buổi phỏng vấn

Các bước chuẩn bị để có buổi phỏng vấn hiệu quả cho nhà tuyển dụng.

1. Chuẩn bị trước buổi phỏng vấn

Rất ít nhà tuyển dụng có sự chuẩn bị trước buổi phỏng vấn, đặc biệt đối với những doanh nghiệp có lượng hồ sơ tuyển dụng lớn. Tuy nhiên, để tuyển dụng hiệu quả nhất thì khâu tuyển dụng là vô cùng quan trọng để sàng lọc được những ứng viên phù hợp.

1.1. Xem lại hồ sơ trước khi phỏng vấn

Trước khi tổ chức phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần dành thời gian xem lại hồ sơ. Năng lực của ứng viên thể hiện một phần trên hồ sơ nên nếu xem trước các thông tin, nhà tuyển dụng sẽ có sự chọn lọc, xếp loại và đánh giá sơ bộ về tiềm năng trúng tuyển của ứng viên.

Dựa vào các thông tin đọc được trên CV, nhà tuyển dụng sẽ áp dụng hình thức phỏng vấn, các bộ câu hỏi phỏng vấn phù hợp nhằm khai thác triệt để các thông tin cần thiết phục vụ cho đánh giá tuyển dụng. Tóm lại, quá trình xem lại hồ sơ nhằm định hình những câu hỏi đặc thù áp dụng cho mỗi ứng viên.

>> Tham khảo: Hướng dẫn xây dựng biểu mẫu đánh giá ứng viên.

1.2. Chuẩn bị nhiều câu hỏi mở

Chuẩn bị câu hỏi là khâu quan trọng trước buổi phỏng vấn. Tùy theo vị trí tuyển dụng, đặc thù của công ty mà bạn có thể đưa ra các bộ câu hỏi khác nhau. Ví dụ các tập đoàn lớn thường đi sâu vào các câu hỏi IQ hoặc các kiến thức chuyên ngành. Ứng viên được đánh giá là xuất sắc khi đảm bảo cả 2 yếu tố này: có chỉ số IQ cao và trả lời tốt các tình huống đưa ra.

Bộ câu hỏi phỏng vấn phù hợp mang tính quyết định

Bộ câu hỏi phỏng vấn phù hợp mang tính quyết định hiệu quả phỏng vấn ứng viên.

Trong quá trình chuẩn bị nội dung câu hỏi phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần đưa ra những câu hỏi mở, hạn chế những câu hỏi dạng có/không hoặc trắc nghiệm. Bạn nên tạo điều kiện cho ứng viên có thể đưa ra những câu trả lời mang tính bao quát rộng, thể hiện tính cách, năng lực của ứng viên.

1.3. Kiểm tra lại thông tin của ứng viên

Để đảm bảo quy trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ, dễ dàng, nhà tuyển dụng cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin của ứng viên, đảm bảo các thông tin được gửi đầy đủ qua email hoặc số điện thoại. Đây cũng là cách để nhà tuyển dụng tạo sự chuyên nghiệp và bài bản, tạo thiện cảm với các ứng viên.

1.4. Liên hệ trước với ứng viên

Sau khi kiểm tra các thông tin liên lạc, nhà tuyển dụng có thể liên lạc trước với ứng viên. Ngoài các hình thức liên lạc để mời phỏng vấn, trước buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể gọi điện để hướng dẫn ứng viên, chỉ dẫn đường đi đến công ty phỏng vấn, điều này đặc biệt quan trọng đối với các công ty ở tòa nhà cao tầng hoặc các địa chỉ khó tìm.

Liên hệ và hỗ trợ ứng viên khi đến tham gia phỏng vấn không chỉ tạo ấn tượng tốt đối với ứng viên mà còn giúp nhà tuyển dụng xác định khả năng tham gia phỏng vấn, sàng lọc số lượng ứng viên đến phỏng vấn chính xác nhất để có sự chuẩn bị và xử lý kịp thời.

Chuẩn bị phòng phỏng vấn và các công cụ phục vụ phỏng vấn

>> Tham khảo: 8 hình thức phỏng vấn phổ biến hiện nay.

Tùy theo hình thức phỏng vấn mà bạn cần có sự chuẩn bị phù hợp, cơ bản cần một số điều kiện như sau:

Phòng phỏng vấn:

  • Có thể sử dụng phòng họp, phòng đào tạo hoặc phòng làm việc, lưu ý book phòng trước để có sự sắp xếp, bố trí phù hợp.
  • Máy chiếu nếu cần trình chiếu tài liệu, các bài test, thông tin công ty,...
  • Bàn ghế ngồi cho ứng viên: Tùy theo hình thức phỏng vấn từng ứng viên hay phỏng vấn nhóm để chuẩn bị số lượng bàn ghế.
  • Chuẩn bị điều kiện phòng phỏng vấn: Ánh sáng, điều hòa,...

Các công cụ phục vụ cho phỏng vấn: Máy tính cá nhân, sổ, bút, giấy, nước uống,... Tùy theo hình thức phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện phục vụ cho phỏng vấn.

1.5. Chuẩn bị đón tiếp ứng viên

Để đón tiếp ứng viên, nhà tuyển dụng cần sắp xếp, bố trí phù hợp, trao đổi trước với bộ phận lễ tân để khi ứng viên đến công ty phỏng vấn không bị bỡ ngỡ. Bạn có thể nhờ nhân viên lễ tân đón tiếp ứng viên nhưng bạn nên là người trực tiếp chỉ dẫn ứng viên khi tới công ty phỏng vấn.

Trong quá trình đón tiếp ứng viên, bạn có thể kết hợp giới thiệu sơ qua về công ty để ứng viên hiểu rõ hơn về công việc, vị trí ứng tuyển. Đây là cách rất hiệu quả để tạo sự tin cậy đối với ứng viên, thể hiện sự chuyên nghiệp trong quy trình tuyển dụng của công ty bạn ngay từ những bước đầu tiên.

1.6. Chuẩn bị nhân sự phỏng vấn

Có cần chuẩn bị nhân sự để phỏng vấn không? Nhiều nhà tuyển dụng cho rằng đây là bước không cần thiết nhưng thực tế cho thấy điều ngược lại.

Việc chuẩn bị sắp xếp nhân sự đặc biệt quan trọng nếu công ty bạn phỏng vấn theo hình thức hội đồng phỏng vấn, vậy cần chuẩn bị như thế nào:

  • Cá nhân người phỏng vấn (bộ phận nhân sự): Cần sắp xếp công việc, hạn chế tối đa khả năng phát sinh các công việc chen ngang thời gian phỏng vấn.
  • Người phỏng vấn cùng nhân sự: Thường là cấp trên, người thuộc bộ phận liên quan đến vị trí tuyển dụng (ví dụ tuyển dụng nhân viên kinh doanh sẽ có trưởng phòng kinh doanh tham gia phỏng vấn cùng): Bạn cần trao đổi trước để sắp xếp lịch trống với người phỏng vấn cùng sau đó hẹn ứng viên.
  • Nếu phỏng vấn theo hội đồng, trước khi diễn ra phỏng vấn, bạn cần nhắc hẹn để mọi người cùng chuẩn bị: Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn phỏng vấn cùng cấp trên như giám đốc, phó giám đốc,... Bạn có thể sử dụng Google Calendar để nhắc lịch phỏng vấn.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

2. Chuẩn bị trong buổi phỏng vấn

Để quá trình phỏng vấn diễn ra theo đúng định hướng và hiệu quả, nhà tuyển dụng cần chuẩn bị như thế nào?

2.1. Tạo cho ứng viên trạng thái tâm lý tốt nhất

Để ứng viên cảm thấy thoải mái (bởi quá trình phỏng vấn thông thường dễ khiến ứng viên thấy căng thẳng), bạn cần cố gắng để ứng viên cảm thấy được chào đón, hãy bắt đầu bằng những câu hỏi mức độ thấp trước, ưu tiên những câu hỏi mở và chú trọng các câu hỏi dễ để ứng viên thể hiện bản thân.

Một số nguyên tắc mà nhà tuyển dụng cần lưu ý như tránh cắt lời ứng viên, không nên phán xét, đánh giá bằng các ấn tượng đầu tiên. Đưa ra các quyết định vội vàng mà không xem xét kỹ lưỡng có thể khiến bạn bỏ qua các ứng viên tiềm năng. Bạn nên đánh giá toàn bộ các tiêu chí của ứng viên để đưa ra quyết định phù hợp.

2.2. Cung cấp các thông tin quan trọng về công việc và công ty

Để không bị lãng phí thời gian phỏng vấn, bạn nên tóm tắt cho ứng viên nắm được các thông tin cần thiết về vị thông tin công ty, vị trí tuyển dụng, các công việc mà ứng viên cần làm nếu trúng tuyển, những cơ hội có được và thách thức đặt ra.

Điều này sẽ giúp ứng viên nắm bắt được những thông tin cần thiết để đưa ra câu trả lời phù hợp. Nếu ứng viên có thắc mắc, bạn cần trả lời khách quan nhất, tránh những câu trả lời quá tiêu cực, cũng tránh “tâng bốc” quá đà sẽ tạo cảm giác thiếu trung thực.

Linh động khi đưa ra câu hỏi cho ứng viên

Kể cả bạn đã có những bản kế hoạch chi tiết về những câu hỏi sẽ đưa ra khi phỏng vấn, nhưng đừng ngại khi thay đổi câu hỏi. Nhà tuyển dụng nên ứng biến linh hoạt để đưa ra các câu hỏi phù hợp.

2.3. Lắng nghe nhiều hơn đưa ra các câu hỏi

Nếu bạn nói chuyện nhiều hơn ứng viên trong buổi phỏng vấn, bạn sẽ không thể thu thập được đầy đủ thông tin phục vụ cho quá trình đánh giá ứng viên, sẽ rất khó khăn để bạn sàng lọc và lựa chọn ứng viên phù hợp. Một nghiên cứu cho thấy, bạn nên dành 80% thời gian để lắng nghe ứng viên và chỉ nên nói trong khoảng 20% còn lại.

Thời gian lắng nghe ứng viên

Dành 80% để lắng nghe ứng viên trong buổi phỏng vấn.

2.4. Ghi chú lại những thông tin quan trọng

Việc ghi chú rất quan trọng bởi bạn sẽ rất khó nhớ hết những gì mà ứng viên nói, đặc biệt nếu bạn phỏng vấn nhiều ứng viên. Ghi chú các thông tin quan trọng để sau khi phỏng vấn, nhà tuyển dụng tổng hợp lại thông tin và đánh giá khách quan, công bằng.

2.5. Mời ứng viên đặt câu hỏi

Điều này làm nên giá trị của buổi phỏng vấn. Ngoài những vấn đề mà người phỏng vấn đưa ra, những câu hỏi của ứng viên sẽ gợi mở nhiều khía cạnh để nhà tuyển dụng và ứng viên trao đổi kỹ lưỡng hơn, bạn sẽ khai thác được nhiều thông tin hữu ích hơn.

3. Sau buổi phỏng vấn cần lưu ý những gì?

Phỏng vấn xong không có nghĩa là quy trình tuyển dụng kết thúc. Sau buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần:

  • Thông tin cho ứng viên về thời hạn trả kết quả phỏng vấn: Bạn nên trả lời rõ cho ứng viên biết khi nào có kết quả, hoặc các bước tiếp theo sẽ là gì? Bạn cần liên lạc với ứng viên để thông báo kết quả càng sớm càng tốt.
  • Không quên cảm ơn ứng viên đã tham gia buổi phỏng vấn, tiễn ứng viên đến cửa để tạo sự thân thiện và thể hiện tính chuyên nghiệp.
  • Khẩn trương tổng hợp thông tin ứng viên sau buổi phỏng vấn để có sự đánh giá chính xác. Nhà tuyển dụng có thể so sánh các dữ liệu giữa các ứng viên để đưa ra quyết định lựa chọn hay không.
  • Sàng lọc ứng viên theo các mức độ từ tổng quát đến chuyên sâu để chốt những danh sách cuối cùng, căn cứ vào những điều kiện, tiêu chí tuyển dụng của công ty để lựa chọn người phù hợp nhất.
  • Thông báo kết quả cho ứng viên dù ứng viên có trúng tuyển hay không: Rất nhiều trường hợp nhà tuyển dụng chỉ thông báo với ứng viên trúng tuyển. Điều này hoàn toàn sai lầm và gây ấn tượng xấu đối với ứng viên.

Trả lời kết quả phỏng vấn ứng viên

Trả lời kết quả phỏng vấn kể cả khi ứng viên không trúng tuyển.

Nhà tuyển dụng có thể sử dụng mẫu từ chối ứng viên như sau:

Bạn [tên ứng viên] thân mến!

Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia tuyển dụng vị trí [tên vị trí việc làm]. Chúng tôi thực sự bị ấn tượng bởi hồ sơ của bạn cũng như những kỹ năng bạn thể hiện trong suốt các buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, chúng tôi quyết định dành vị trí này cho một ứng viên khác phù hợp hơn.

Để đưa ra được quyết định này, chúng tôi đã phải cân nhắc kỹ càng. Chúng tôi rất vui vì có cơ hội gặp gỡ bạn và tìm hiểu về kiến thức, kinh nghiệm cũng như kỹ năng của bạn.

Chúng tôi tin rằng những đóng góp của bạn sẽ rất có giá trị đối với công ty chúng tôi. Chúng tôi sẽ lưu lại hồ sơ của bạn và xin phép liên hệ lại với bạn khi có vị trí khác phù hợp hơn. Bạn có thể liên hệ với tôi qua số [số điện thoại] nếu có bất cứ thắc mắc gì.

Chúc bạn thành công và mong sẽ được làm việc cùng bạn trong tương lai.

Trân trọng,

[Tên nhà tuyển dụng].

Trên đây là một số thông tin quan trọng cung cấp để nhà tuyển dụng chuẩn bị tốt nhất cho buổi phỏng vấn thành công. Phỏng vấn là quá trình nhà tuyển dụng dễ dàng khai thác nhiều thông tin quan trọng nhằm đánh giá chính xác tính phù hợp của ứng viên, nhà tuyển dụng cần chuẩn bị kỹ lưỡng để không bỏ sót nhân tài và lựa chọn được các ứng viên tiềm năng.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện t CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://cloudoffice.com.vn/
Phần mềm hải quan điện tử Phần mềm khai thuế điện tử chuyên nghiệp Phần mềm hóa đơn điện tử Phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử
Trụ sở Hà Nội
Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Viêt - Cầu Giấy - Hà Nội.
Điện thoại: 024.37545222, FAX: 024.37545223
Chi nhánh TP.HCM
33A - Cửu Long - F.2 -Tân Bình - TP.HCM.
Điện thoại: 028.35470355. FAX: 028.35470356
Chi nhánh Đồng Nai
93/75 Đồng Khởi - Tân Phong - TP.Biên Hoà - Đồng Nai.
Điện thoại : 02518.871868, Fax: 02518.871866
Chi nhánh Đà Nẵng
36 Đào Duy Từ - Thanh Khê - TP.ĐÀ NẴNG.
Điện thoại : 0236.3868363, Fax: 0236.3868364
Chi nhánh Bình Dương
B4-08 Cao ốc BICONSI, Yersin - Thủ Dầu Một - Bình Dương.
Điện thoại : 0274.3848886, Fax: 0274.3848882
Tư vấn, hỗ trợ 24/7
1900 1286
2021 © Xây dựng bởi Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn