HOTLINE: 1900 4767
Quá trình phỏng vấn tuyển dụng đòi hỏi nhà tuyển dụng cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng để khai thác thông tin từ ứng viên hiệu quả, tạo sự chuyên nghiệp. Dù là công ty lớn hay các doanh nghiệp nhỏ và dù bất kỳ vị trí nào, nhà tuyển dụng cũng cần đầu tư vào khâu chuẩn bị ban đầu để đưa ra những câu hỏi giá trị, thể hiện sự chỉn chu và mục đích cuối cùng là nhằm lựa chọn được những ứng viên sáng giá.
Các bước chuẩn bị để có buổi phỏng vấn hiệu quả cho nhà tuyển dụng.
Rất ít nhà tuyển dụng có sự chuẩn bị trước buổi phỏng vấn, đặc biệt đối với những doanh nghiệp có lượng hồ sơ tuyển dụng lớn. Tuy nhiên, để tuyển dụng hiệu quả nhất thì khâu tuyển dụng là vô cùng quan trọng để sàng lọc được những ứng viên phù hợp.
Trước khi tổ chức phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần dành thời gian xem lại hồ sơ. Năng lực của ứng viên thể hiện một phần trên hồ sơ nên nếu xem trước các thông tin, nhà tuyển dụng sẽ có sự chọn lọc, xếp loại và đánh giá sơ bộ về tiềm năng trúng tuyển của ứng viên.
Dựa vào các thông tin đọc được trên CV, nhà tuyển dụng sẽ áp dụng hình thức phỏng vấn, các bộ câu hỏi phỏng vấn phù hợp nhằm khai thác triệt để các thông tin cần thiết phục vụ cho đánh giá tuyển dụng. Tóm lại, quá trình xem lại hồ sơ nhằm định hình những câu hỏi đặc thù áp dụng cho mỗi ứng viên.
>> Tham khảo: Hướng dẫn xây dựng biểu mẫu đánh giá ứng viên.
Chuẩn bị câu hỏi là khâu quan trọng trước buổi phỏng vấn. Tùy theo vị trí tuyển dụng, đặc thù của công ty mà bạn có thể đưa ra các bộ câu hỏi khác nhau. Ví dụ các tập đoàn lớn thường đi sâu vào các câu hỏi IQ hoặc các kiến thức chuyên ngành. Ứng viên được đánh giá là xuất sắc khi đảm bảo cả 2 yếu tố này: có chỉ số IQ cao và trả lời tốt các tình huống đưa ra.
Bộ câu hỏi phỏng vấn phù hợp mang tính quyết định hiệu quả phỏng vấn ứng viên.
Trong quá trình chuẩn bị nội dung câu hỏi phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần đưa ra những câu hỏi mở, hạn chế những câu hỏi dạng có/không hoặc trắc nghiệm. Bạn nên tạo điều kiện cho ứng viên có thể đưa ra những câu trả lời mang tính bao quát rộng, thể hiện tính cách, năng lực của ứng viên.
Để đảm bảo quy trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ, dễ dàng, nhà tuyển dụng cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin của ứng viên, đảm bảo các thông tin được gửi đầy đủ qua email hoặc số điện thoại. Đây cũng là cách để nhà tuyển dụng tạo sự chuyên nghiệp và bài bản, tạo thiện cảm với các ứng viên.
Sau khi kiểm tra các thông tin liên lạc, nhà tuyển dụng có thể liên lạc trước với ứng viên. Ngoài các hình thức liên lạc để mời phỏng vấn, trước buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể gọi điện để hướng dẫn ứng viên, chỉ dẫn đường đi đến công ty phỏng vấn, điều này đặc biệt quan trọng đối với các công ty ở tòa nhà cao tầng hoặc các địa chỉ khó tìm.
Liên hệ và hỗ trợ ứng viên khi đến tham gia phỏng vấn không chỉ tạo ấn tượng tốt đối với ứng viên mà còn giúp nhà tuyển dụng xác định khả năng tham gia phỏng vấn, sàng lọc số lượng ứng viên đến phỏng vấn chính xác nhất để có sự chuẩn bị và xử lý kịp thời.
Chuẩn bị phòng phỏng vấn và các công cụ phục vụ phỏng vấn
>> Tham khảo: 8 hình thức phỏng vấn phổ biến hiện nay.
Tùy theo hình thức phỏng vấn mà bạn cần có sự chuẩn bị phù hợp, cơ bản cần một số điều kiện như sau:
Phòng phỏng vấn:
Các công cụ phục vụ cho phỏng vấn: Máy tính cá nhân, sổ, bút, giấy, nước uống,... Tùy theo hình thức phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện phục vụ cho phỏng vấn.
Để đón tiếp ứng viên, nhà tuyển dụng cần sắp xếp, bố trí phù hợp, trao đổi trước với bộ phận lễ tân để khi ứng viên đến công ty phỏng vấn không bị bỡ ngỡ. Bạn có thể nhờ nhân viên lễ tân đón tiếp ứng viên nhưng bạn nên là người trực tiếp chỉ dẫn ứng viên khi tới công ty phỏng vấn.
Trong quá trình đón tiếp ứng viên, bạn có thể kết hợp giới thiệu sơ qua về công ty để ứng viên hiểu rõ hơn về công việc, vị trí ứng tuyển. Đây là cách rất hiệu quả để tạo sự tin cậy đối với ứng viên, thể hiện sự chuyên nghiệp trong quy trình tuyển dụng của công ty bạn ngay từ những bước đầu tiên.
Có cần chuẩn bị nhân sự để phỏng vấn không? Nhiều nhà tuyển dụng cho rằng đây là bước không cần thiết nhưng thực tế cho thấy điều ngược lại.
Việc chuẩn bị sắp xếp nhân sự đặc biệt quan trọng nếu công ty bạn phỏng vấn theo hình thức hội đồng phỏng vấn, vậy cần chuẩn bị như thế nào:
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.
Để quá trình phỏng vấn diễn ra theo đúng định hướng và hiệu quả, nhà tuyển dụng cần chuẩn bị như thế nào?
Để ứng viên cảm thấy thoải mái (bởi quá trình phỏng vấn thông thường dễ khiến ứng viên thấy căng thẳng), bạn cần cố gắng để ứng viên cảm thấy được chào đón, hãy bắt đầu bằng những câu hỏi mức độ thấp trước, ưu tiên những câu hỏi mở và chú trọng các câu hỏi dễ để ứng viên thể hiện bản thân.
Một số nguyên tắc mà nhà tuyển dụng cần lưu ý như tránh cắt lời ứng viên, không nên phán xét, đánh giá bằng các ấn tượng đầu tiên. Đưa ra các quyết định vội vàng mà không xem xét kỹ lưỡng có thể khiến bạn bỏ qua các ứng viên tiềm năng. Bạn nên đánh giá toàn bộ các tiêu chí của ứng viên để đưa ra quyết định phù hợp.
Để không bị lãng phí thời gian phỏng vấn, bạn nên tóm tắt cho ứng viên nắm được các thông tin cần thiết về vị thông tin công ty, vị trí tuyển dụng, các công việc mà ứng viên cần làm nếu trúng tuyển, những cơ hội có được và thách thức đặt ra.
Điều này sẽ giúp ứng viên nắm bắt được những thông tin cần thiết để đưa ra câu trả lời phù hợp. Nếu ứng viên có thắc mắc, bạn cần trả lời khách quan nhất, tránh những câu trả lời quá tiêu cực, cũng tránh “tâng bốc” quá đà sẽ tạo cảm giác thiếu trung thực.
Linh động khi đưa ra câu hỏi cho ứng viên
Kể cả bạn đã có những bản kế hoạch chi tiết về những câu hỏi sẽ đưa ra khi phỏng vấn, nhưng đừng ngại khi thay đổi câu hỏi. Nhà tuyển dụng nên ứng biến linh hoạt để đưa ra các câu hỏi phù hợp.
Nếu bạn nói chuyện nhiều hơn ứng viên trong buổi phỏng vấn, bạn sẽ không thể thu thập được đầy đủ thông tin phục vụ cho quá trình đánh giá ứng viên, sẽ rất khó khăn để bạn sàng lọc và lựa chọn ứng viên phù hợp. Một nghiên cứu cho thấy, bạn nên dành 80% thời gian để lắng nghe ứng viên và chỉ nên nói trong khoảng 20% còn lại.
Dành 80% để lắng nghe ứng viên trong buổi phỏng vấn.
Việc ghi chú rất quan trọng bởi bạn sẽ rất khó nhớ hết những gì mà ứng viên nói, đặc biệt nếu bạn phỏng vấn nhiều ứng viên. Ghi chú các thông tin quan trọng để sau khi phỏng vấn, nhà tuyển dụng tổng hợp lại thông tin và đánh giá khách quan, công bằng.
Điều này làm nên giá trị của buổi phỏng vấn. Ngoài những vấn đề mà người phỏng vấn đưa ra, những câu hỏi của ứng viên sẽ gợi mở nhiều khía cạnh để nhà tuyển dụng và ứng viên trao đổi kỹ lưỡng hơn, bạn sẽ khai thác được nhiều thông tin hữu ích hơn.
Phỏng vấn xong không có nghĩa là quy trình tuyển dụng kết thúc. Sau buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần:
Trả lời kết quả phỏng vấn kể cả khi ứng viên không trúng tuyển.
Nhà tuyển dụng có thể sử dụng mẫu từ chối ứng viên như sau:
Bạn [tên ứng viên] thân mến!
Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia tuyển dụng vị trí [tên vị trí việc làm]. Chúng tôi thực sự bị ấn tượng bởi hồ sơ của bạn cũng như những kỹ năng bạn thể hiện trong suốt các buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, chúng tôi quyết định dành vị trí này cho một ứng viên khác phù hợp hơn.
Để đưa ra được quyết định này, chúng tôi đã phải cân nhắc kỹ càng. Chúng tôi rất vui vì có cơ hội gặp gỡ bạn và tìm hiểu về kiến thức, kinh nghiệm cũng như kỹ năng của bạn.
Chúng tôi tin rằng những đóng góp của bạn sẽ rất có giá trị đối với công ty chúng tôi. Chúng tôi sẽ lưu lại hồ sơ của bạn và xin phép liên hệ lại với bạn khi có vị trí khác phù hợp hơn. Bạn có thể liên hệ với tôi qua số [số điện thoại] nếu có bất cứ thắc mắc gì.
Chúc bạn thành công và mong sẽ được làm việc cùng bạn trong tương lai.
Trân trọng,
[Tên nhà tuyển dụng].
Trên đây là một số thông tin quan trọng cung cấp để nhà tuyển dụng chuẩn bị tốt nhất cho buổi phỏng vấn thành công. Phỏng vấn là quá trình nhà tuyển dụng dễ dàng khai thác nhiều thông tin quan trọng nhằm đánh giá chính xác tính phù hợp của ứng viên, nhà tuyển dụng cần chuẩn bị kỹ lưỡng để không bỏ sót nhân tài và lựa chọn được các ứng viên tiềm năng.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
