Những thông tin cơ bản về chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Hiện nay, việc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử được xem là điều tất yếu. Tuy nhiên, trong quá trình lập, khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử nhiều doanh nghiệp thường thắc mắc về những yêu cầu và quy định về việc sử dụng chữ ký số. Trong bài viết dưới đây, E-invoice sẽ cung cấp những thông tin cơ bản để giải đáp những thắc mắc đó.

1. Chữ ký số là gì? Sự khác nhau giữa chữ ký số và chứng thư số?

Chữ ký số có giá trị tương đương chữ ký thông thường có vai trò xác nhận cam kết của tổ chức hoặc cá nhân. Người ký xác nhận phải có trách nhiệm trong văn bản đã ký và không thể chối bỏ được.

Chữ ký số được ký trên các dạng văn bản và tài liệu số như Word, Excel, PDF,... những tài liệu được dùng để nộp Thuế qua mạng, kê khai Hải quan điện tử và thực hiện các giao dịch điện tử khác. Chữ ký số không thể thiếu trên hóa đơn điện tử giúp xác thực hóa đơn điện tử đó của đơn vị nào phát hành.

Chữ ký số điện tử giúp xác thực hóa đơn điện tử đó của đơn vị nào phát hành.

Trong quá trình sử dụng, nhiều người thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm chữ ký số điện tử và chứng thư số.

Chứng thư số là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phát hành với mục đích xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký số. Việc sử dụng chứng thư số trên hóa đơn điện tử cần đảm bảo điều kiện chống từ chối bởi người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử trong quá trình lưu trữ và truyền nhận.

2. Mối quan hệ giữa chữ ký số và chứng thư số như thế nào?

Có thể dễ dàng nhận thấy chứng thư số và chữ ký số có vai trò khác nhau. Chứng thư số là cơ sở để đối tác xác nhận việc ký số có chính xác hay không, còn chữ ký số đóng vai trò xác nhận thông tin văn bản, cam kết của tổ chức/cá nhân.

Mối quan hệ giữa chữ ký số và chứng thư số tương trợ lẫn nhau. Để tạo được chữ ký số thì trước tiên cần có chứng thư số, với chứng thư số doanh nghiệp cần cung cấp các thông tin cần thiết theo yêu cầu. Khi đã có chứng thư số mới được phép tạo lập chữ ký số. Chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai.

Trong quá trình sử dụng chữ ký số cần lưu ý những gì?

3. Những lưu ý khi sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Việc sử dụng hóa đơn điện tử và chữ ký số cần có sự tuân thủ theo quy định của pháp luật. Vậy trong quá trình sử dụng doanh nghiệp cần lưu ý những gì?

Trên hóa đơn điện tử có nhất thiết phải có chữ ký của người mua hàng không?

Nhiều doanh nghiệp cảm thấy thắc mắc về việc liệu bên mua có cần có chữ ký số để tiến hành lập hóa đơn với bên bán và nếu hóa đơn không có đóng dấu, chữ ký của hai nên thì giá trị pháp lý có được đảm bảo hay không? Câu trả lời là trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có chữ ký số của người mua hàng. Theo Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, với những trường hợp dưới đây người mua không nhất thiết phải ký điện tử trên hóa đơn:

• Bên mua không phải một đơn vị kế toán.
• Trường hợp bên mua là một đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu...

Theo đó, nếu hóa đơn điện tử không có chữ ký điện tử thuộc hai trường hợp trên vẫn hoàn toàn hợp lệ. Nếu phát sinh sai sót khi lập hóa đơn điện tử cần có biên bản điều chỉnh, tiêu hủy hóa đơn thì nhất thiết phải có đầy đủ chữ ký điện tử của cả người bán và người mua.

Những trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán?

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định những trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán trên hóa đơn điện tử. Cụ thể:

• Các trường hợp cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng không thông qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế thì trên hóa đơn điện tử không có các chỉ tiêu bắt buộc như địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký điện tử của người bán/người mua, thuế suất, thuế GTGT, số lượng, đơn vị tính, ký hiệu hóa đơn và số thứ tự hóa đơn.
• Các loại tem, vé, thẻ điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của người bán, tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua.

Trường hợp nào người mua được miễn trừ chữ ký điện tử?

Để được miễn trừ chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử, cần gửi công văn lên Cơ quan Thuế trực thuộc và được sự đồng ý mới được mới được miễn trừ. Việc miễn trừ này cũng được xem xét đối với từng trường hợp phát sinh cụ thể và từng điều kiện đáp ứng của mỗi doanh nghiệp.

Trường hợp chữ ký số hết hạn có ký được hóa đơn điện tử không?

Nếu chữ ký số hết hạn doanh nghiệp sẽ không ký được trên hóa đơn điện tử, cần gia hạn chữ ký số. Sau khi gia hạn và cập nhật chứng thư điện tử thì mới có thể xác thực và ký lại hóa đơn điện tử.

Có thể sử dụng nhiều chữ ký số để xác thực hóa đơn điện tử không?

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để lập và xác nhận hóa đơn điện tử. Để đảm bảo tính hợp pháp các chữ ký số phải hợp lệ và được cập nhật trên hệ thống của Tổng cục Thuế. Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp chữ ký số giá rẻ, bởi vậy doanh nghiệp cần tìm hiểu và có sự lựa chọn nhà cung cấp uy tín, chất lượng.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice  đã được Tổng cục Thuế thẩm định và chứng nhận.

Hy vọng bài viết này đã giải đáp phần nào thắc mắc của doanh nghiệp trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. Là một trong số phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế thẩm định và chứng nhận, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cần thiết của hóa đơn điện tử.

Mọi chi tiết về phần mềm E-invoice cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn

Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội

Hotline: 19004767 hoặc 19004768

Tel: 024.3754.5222

Website: https://einvoice.vn