Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ là một trong những sản phẩm công nghệ thông tin có tính ứng dụng cao trong các cơ quan, doanh nghiệp. Phần mềm này thường được xây dựng ở dạng độc lập hay trở thành một phần trong một cỗ máy hoàn thiện hơn.

Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ giúp cất giữ và tìm kiếm thông tin dễ dàng

Khi chưa có sự xuất hiện của phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, công việc lưu lại hồ sơ, thông tin cũng như tìm kiếm lại thường tốn nhiều không gian và thời gian. Khối hành chính tại các trường học, bệnh viện, và nhiều doanh nghiệp thường xuyên có hồ sơ, văn bản đi, đến sẽ luôn cần tiêu hủy hồ sơ sau một khoảng thời gian đủ lâu hay quá tải.

Để phục vụ cho công tác làm báo cáo, nghiên cứu, việc tra cứu thông tin bằng văn bản cứng đã được làm đầy lên theo năm tháng tốn rất nhiều thời gian và công sức. Nếu người quản lý hồ sơ bản cứng không được đào tạo nghiệp vụ thủ thư bài bản, sẽ thật khó cho người tìm kiếm thông tin sau này.

Khắc phục được nhược điểm đó của cách lưu giữ thông tin truyền thống, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ giúp đơn vị sử dụng số hóa thông tin, thậm chí mật mã hóa thông tin để lưu trữ trên hệ thống. Khi cần tìm kiếm, người dùng chỉ cần gõ tên tài liệu cần tìm tại ô tìm kiếm, chỉ vài giây sau đã có được tài liệu mình cần.

Nhờ việc số hóa thông tin, người dùng sẽ không cần mất thời gian chuyển thể từ bản cứng sang bản mềm để hoàn thiện cho bản báo cáo hay công việc liên quan đến nội dung đang tìm kiếm. Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ đồng thời tăng năng suất lao động và giảm thiểu chi phí cho đơn vị sử dụng.

Khi sử dụng hoàn toàn thông tin bằng văn bản “mềm”, doanh nghiệp không tốn chi phí in ấn, phí lưu trữ tại kho, chi phí cho nhân sự quản lý hồ sơ cứng…Tùy vào dạng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ ở dạng độc lập hay là tập con của một phần mềm khác mà những lợi ích mang lại sẽ khác nhau.

Các dạng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ hiện nay

Hiện nay các cơ quan, doanh nghiệp có thể tìm mua phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ ở dạng chuyê biệt nằm độc lập với những phần mềm khác trong đơn vị mình. Dạng phần mềm này thích hợp cho đơn vị có ít nhân sự làm việc do tính chất không phải chia sẻ nhiều thông tin liên quan.

Tuy nhiên với khối hành chính nhà nước có bộ máy làm việc cồng kềnh hay những doanh nghiệp lớn, việc sử dụng một phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ dạng hệ thống sẽ tiện lợi hơn. Phần mềm văn phòng điện tử Cloud office do công ty phát triển phần mềm Thái Sơn xây dựng là điển hình của dạng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ hệ thống.

Trong phần mềm Cloud Office, quản lý tài liệu là một trong những chức năng được người dùng đánh giá cao. Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ bên trong Cloud Office được kết nối thông minh với những chức năng khác trong hệ thống như quản lý văn bản đi, đến, quản lý công việc và đặc biệt có thể sử dụng ở bất cứ đâu có mạng internet để làm việc hiệu quả.

Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice được xây dựng và phát triển bởi công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn.  Công ty Thái Sơn đã có trên 10 năm kinh nghiệm về việc xây dựng, triển khai phần mềm trong lĩnh vực khai hải quan điện tử, thuế điện tử, hóa đơn điện tử, văn phòng điện tử và các giải pháp công nghệ khác. Với 3 năm liên tiếp giành giải thưởng Sao Khuê (2009,2010, 2011) do hiệp hội phần mềm Việt Nam và Bộ thông tin truyền thông tổ chức trao tặng cùng nhiều bằng khen của các tổ chức uy tín.

Mọi thông tin chi tiết về hệ thống văn phòng điện tử CloudOffice xin liên hệ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn

Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội

Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223

Tổng đài hỗ trợ: 1900 1286