Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ được coi là giải pháp quản lý khoa học trong thời buổi công nghệ thông tin hiện nay. Với những lợi ích tuyệt vời, phần mềm quản lý tài liệu đang dần thay thế cách quản lý truyền thống rườm rà có nhiều rủi ro, đồng thời giúp đơn vị sử dụng được yên tâm về tính bảo mật thông tin cùng kho lưu trữ rộng lớn vô thời hạn.

Phần mềm quản lý tài liệu giảm thiểu chi phí, thời gian và công sức cho việc lưu trữ, tìm kiếm tài liệu

Phần mềm quản lý tài liệu: đơn giản hóa quá trình lưu trữ, tìm kiếm thông tin

Trước khi phần mềm quản lý tài liệu chưa xuất hiện, việc lưu trữ, tra cứu, tìm kiếm tài liệu thường tốn rất nhiều thời gian. Đặc biệt là tại những đơn vị có khối hồ sơ, văn bản lớn như trường học, bệnh viện,… do đó, tại những đơn vị này thường phải tốn một không gian lớn để lưu trữ đồng thời luôn phải tiêu hủy hồ sơ sau một khoản thời gian nhất định để tránh sự quá tải.

Đặc biệt, nếu người quản lý hồ sơ bản cứng không được đào tạo nghiệp vụ thủ thư bài bản, sẽ thật khó cho người tìm kiếm thông tin sau này.

Quản lý tài liệu theo phương thức truyền thông rườm rà và nhiều rủi ro

Khắc phục được nhược điểm đó của cách lưu giữ thông tin truyền thống, phần mềm quản lý tài liệu giúp đơn vị sử dụng số hóa thông tin, thậm chí mật mã hóa thông tin để lưu trữ trên hệ thống. Đơn giản hóa quá trình lưu trữ thông tin, khi cần tìm kiếm, người dùng chỉ cần gõ tên tài liệu cần tìm tại ô tìm kiếm, chỉ vài giây sau đã có được tài liệu mình cần.

Như vậy với các đơn vị khối hành chính nhà nước có bộ máy làm việc cồng kềnh hay những doanh nghiệp lớn, việc sử dụng một phần mềm quản lý tài liệu dạng hệ thống sẽ tiện lợi hơn.

Cloud Office - Phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp

Hiểu được nhu cầu đó của các đơn vị cơ quan, doanh nghiệp, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã xây dựng giải pháp phần mềm Cloud Office tích hợp nhiều chức năng như quản lý tài liệu, quản lý văn bản đến và đi, quản lý công việc,…

Phần mềm quản lý tài liệu Cloud Office giúp phân loại tài liệu theo các chủ đề, nhóm lĩnh vực quản lý khác nhau, định nghĩa các thuộc tính cho từng chủ đề tài liệu giúp quản lý tài liệu đa dạng và linh hoạt. Với việc sắp xếp, quản lý tài liệu khoa học như vậy, chúng ta có thể dễ dàng  tìm kiếm một bộ tài liệu bất kỳ theo năm và theo trạng thái.

Phần mềm CloudOffice còn cho phép quản lý tài liệu dùng chung cho cả đơn vị hoặc nhóm người dùng với đa dạng các thể loại tài liệu như: phần mềm, biểu mẫu, ấn chỉ, tài liệu về hình ảnh, âm thanh, video… Chức năng này áp dụng hiệu quả đối với trường hợp cơ quan ra quyết định thành lập tổ thực hiện nhiệm vụ nào đó. Để các thành viên trong tổ thực hiện nhiệm vụ được tốt, tổ trưởng có thể khởi tạo nhóm tài liệu để các thành viên trong tổ chia sẻ với nhau. Hoặc trong trường hợp cơ quan thực hiện triển khai  nhiệm vụ nào đó thì tài liệu của nhiệm vụ đó có thể được chia sẻ để mọi người liên quan truy cập.

Phần mềm quản lý tài liệu Cloud Office mang lại những lợi ích tuyệt vời

Phần mềm quản lý tài liệu CloudOffice còn phù hợp với việc quản lý, phân loại những tài liêu đặt thù và theo dõi đánh dấu kết quả thực hiện. Đặc biệt, phần mềm còn có chức năng cảnh báo các tài liệu sắp hết hạn áp dụng đối với một số tài liệu có hạn quản lý hoặc theo dõi như hợp đồng, dự án…

Có thể nói, công ty Thái Sơn đã xây dựng tính năng quản lý tài liệu của phần mềm Cloud Office một cách khoa học, chặt chẽ. Cho phép các nhà  quản lý có nhiều phương án tổ chức lưu trữ hồ sơ tài liệu phù hợp cho đơn vị mình. Toàn bộ tài nguyên về hồ sơ, dữ liệu của đơn vị sẽ được điện tử hóa để lưu trữ trên máy chủ cơ sở dữ liệu một cách an toàn, bảo mật, hiện đại và lâu dài.

Với việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu Cloud Office sẽ giúp giảm thiểu rất  nhiều thời gian làm việc cho đội ngũ văn thư, tiết kiệm nhiều không gian lưu trữ văn bản do toàn bộ hồ sơ, tài liệu được scan lại và sắp xếp lưu trữ theo cách quản lý rất khoa học trên các máy tính chuyên dụng, an toàn và bảo mật. 

Phần mềm CloudOffice được xây dựng và phát triển bởi công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn. Công ty Thái Sơn đã có trên 10 năm kinh nghiệm về việc xây dựng, triển khai phần mềm trong lĩnh vực khai hải quan điện tử, thuế điện tử, hóa đơn điện tử, văn phòng điện tử và các giải pháp công nghệ khác. Với 3 năm liên tiếp giành giải thưởng Sao Khuê (2009,2010, 2011) do hiệp hội phần mềm Việt Nam và Bộ thông tin truyền thông tổ chức trao tặng cùng nhiều bằng khen của các tổ chức uy tín.

Mọi thông tin về phần mềm quản lý tài liệu Cloud Office xin vui lòng liên hệ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn

Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội

Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223,

Trung tâm tư vấn hỗ trợ CloudOffice:  1900 1286

Website: http://thaison.vn; http://cloudoffice.com.vn