Phần mềm quản lý văn bản được xem là giải pháp toàn diện giúp cơ quan, doanh nghiệp cải cách hành chính hiệu quả. Không chỉ giúp tăng năng suất lao động mà phần mềm quản lý văn bản còn tiết kiệm chi phí thực hiện đáng kể.

Phần mềm quản lý văn bản là xu hướng của thời đại số

Phần mềm quản lý văn bản là xu hướng sử dụng của các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp hiện nay khi mạng internet và máy tính đã trở nên phổ biến. Đối với khối xử lý công việc hành chính, phần mềm quản lý văn bản là công cụ “cứu cánh” giúp cải cách hành chính đắc lực.

Trong thời đại thư điện tử không còn xa lạ với cán bộ nhà nước cũng như doanh nghiệp, các loại văn bản, giấy tờ cũng đã dần được số hóa giảm tải công việc cho các phòng ban thực hiện. Các công văn, giấy tờ cũng đã được số hóa gửi đến từng cơ quan thay vì thư giấy. Chính bởi vậy, sử dụng phần mềm quản lý văn bản là một xu thế tất yếu khi đã có đầy đủ tiền đề thực hiện.

Các cơ quan doanh nghiệp hiện nay hầu hết đã có máy tính nối mạng internet.

Phần mềm quản lý văn bản hiện nay đang tồn tại ở dạng phần mềm quản lý văn bản độc lập và phần mềm quản lý văn bản trực thuộc một phần mềm hệ thống khác. Loại văn thứ nhất sẽ phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ không có chi nhánh đơn vị, không nhiều phòng ban.

Khi dùng loại phần mềm quản lý văn bản độc lập, việc chuyển thông tin từ văn phòng tổng tới các chi nhánh hay từ văn phòng đến nhà máy, trao đổi thông tin giữa các phòng ban sẽ mất thời gian sao chép dữ liệu bằng usb hay nén file để gửi qua mạng internet…Việc này khiến cho hiệu suất công việc không cao, chậm tiến độ xử lý các công việc.

Đối với loại phần mềm quản lý văn bản trực thuộc phần mềm hệ thống, toàn bộ thông tin quản lý sẽ cập nhật trên toàn hệ thống. Do vậy dù nhân sự ở chi nhánh hay bất cứ phòng ban nào có quyền truy cập đều có thể xem được thông tin.

Phần mềm quản lý văn bản Cloud Office mang lại nhiều lợi ích

Hiện nay, phần mềm quản lý văn bản được nhiều nhiều đơn vị sử dụng và đánh giá cao phải kể đến phần mềm quản lý văn bản Cloud Office. Phần mềm này được xây dựng bởi công ty phát triển công nghệ Thái Sơn – đơn vị đã có hơn 10 năm kinh nghiệm xây dựng phần mềm các lĩnh vực như khai hải quan điện tử, thuế điện tử, hóa đơn điện tử, văn phòng điện tử và các giải pháp công nghệ khác.

Công ty Thái Sơn đã có 3 năm liên tiếp giành giải thưởng Sao Khuê (2009,2010, 2011) do hiệp hội phần mềm Việt Nam và Bộ thông tin truyền thông tổ chức trao tặng và nhiều bằng khen của các tổ chức uy tín.

Phần mềm quản lý văn bản hay còn gọi là phần mềm văn phòng điện tử Cloud Office có những ưu việt riêng với lĩnh vực quản lý văn bản như sau:

• Quản lý văn bản đến: Giống như một nhân viên làm công tác văn thư, phần mềm quản lý văn bản có chức năng nhập văn bản đến vào hệ thống. Những văn bản này sẽ được phân loại, phân công cũng như các công tác chuyển tiếp văn bản đến, phê duyệt hay tìm kiếm như mô hình làm truyền thống.
• Quản lý văn bản đi: Tương tự như quản lý văn bản đến, chức năng quản lý văn bản đi giúp nhập vản bản đi vào hệ thống sau đó gửi đến các phòng ban có liên quan, nhận thông báo và tìm kiếm văn bản đi.
• Văn bản nội bộ: Chức năng này giúp quản lý văn bản có tính chất nội bộ, chẳng hạn như: Đề xuất, thông báo, tờ trình, đề án…
• Văn bản lưu: Với những văn bản không thuộc văn bản đi hay văn bản đến, phần mềm quản lý văn bản sẽ có chức năng lưu lại văn bản này.
• Tạo liên kết văn bản: Nhằm giúp cho người dùng dễ tìm kiếm văn bản liên quan, phần phần quản lý văn bản có chức năng cập nhật, bổ sung mối quan hệ giữa các văn bản, xây dựng cấu trúc cây văn bản.
• Thống kê báo cáo: Bên cạnh đó, phần mềm quản lý văn bản có chức năng thống kê các báo cáo theo đúng yêu cầu của công tác văn thư truyền thống.

Mọi thông tin chi tiết về phần mềm quản lý văn bản CloudOffice xin liên hệ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn

Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội

Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223

Tổng đài hỗ trợ: 1900 1286

website: cloudoffice.com.vn