Quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là yêu cầu cần thiết với hầu hết các cơ quan, tổ chức hiện nay. Công nghệ số phát triển, việc ứng dụng văn bản và hồ sơ điện tử ngày càng trở nên phổ biến. Tại Thông tư số: 01/2019/TT-BNV ban hành ngày 24/11/2019, Bộ Nội Vụ đã hướng dẫn cụ thể về vấn đề này.

Quản lý văn bản và hồ sơ điện tử theo quy định tại Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ

1. Quản lý văn bản điện tử đến

Chương II của Thông tư số: 01/2019/TT-BNV quy định về nguyên tắc và quy trình quản lý văn bản và hồ sơ điện tử đến.

Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến

Theo Điều 4, Thông tư 01/2019/TT-BNV, văn bản điện tử đến cần được quản lý theo nguyên tắc và yêu cầu sau:

• Mọi văn bản điện tử đến cần được đăng ký vào hệ thống.
• Mỗi văn bản điện tử đến cần được xác định bằng số văn bản duy nhất trong hệ thống quản lý.
• Xác nhận văn bản điện tử đến đúng địa chỉ.
• Xác định đúng chức năng, thẩm quyền và nhiệm vụ giải quyết văn bản đến của cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản.
• Giải quyết văn bản điện tử đến kịp thời, đáp ứng đúng thời hạn quy định.

Quy trình quản lý văn bản đến

Quá trình quản lý văn bản điện tử đến theo Thông tư 01/2019/TT-BNV như sau:

• Tiếp nhận văn bản điện tử đến: Bao gồm kiểm tra chữ ký số và thông báo đã nhận được văn bản.
• Đăng ký, số hóa văn bản đến: Bên nhận cần đăng ký văn bản theo cấu trúc và định dạng các trường thông tin đúng quy chuẩn của Bộ Thông tin và Truyền thông, số hóa văn bản điện tử đến theo tiêu chuẩn số hóa tài liệu, cụ thể quy định tại Điều 6 của Chương II, Thông tư 01/2019/TT-BNV.
• Trình, chuyển giao văn bản điện tử đến trong hệ thống: Trình văn bản lên cá nhân hoặc bộ phận có thẩm quyền giải quyết để thực hiện chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản, cập nhật các trường thông tin vào hệ thống.
• Giải quyết văn bản đến trong hệ thống: Tổ chức giải quyết và cập nhật vào hệ thống.

Quy trình quản lý văn bản điện tử đến.

2. Quản lý văn bản điện tử đi

Tại chương III của Thông tư 01/2019/TT-BNV, Bộ Nội Vụ hướng dẫn chi tiết quản lý văn bản và hồ sơ điện tử đi.

Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản điện tử đi

Đối với văn bản điện tử đi, công tác quản lý cần:

• Mọi văn bản điện tử đi cần được đăng ký vào hệ thống.
• Mỗi văn bản điện tử đi cần được xác định bằng số văn bản duy nhất trong hệ thống quản lý.
• Văn bản điện tử đi cần được gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền giải quyết.
• Quá trình quản lý cần đảm bảo chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng.
• Thể thức và kỹ thuật trình bày cần tuân thủ theo: Nghị định số 34/2016/NĐ-CP và Điều 12, 13 của Thông tư 01/2019/TT-BNV.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

Quy trình quản lý văn bản điện tử đi

Quá trình quản lý văn bản và hồ sơ điện tử đi trong cơ quan, tổ chức gồm:

• Soạn thảo, kiểm tra nội dung thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Cá nhân soạn thảo văn bản => Lãnh đạo phê duyệt => Người kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản => Văn thư cơ quan.

Soạn thảo văn bản điện tử đi.

• Ban hành và phát hành văn bản: Người ban hành ký ban hành văn bản số trên văn bản điện tử sau đó chuyển văn thư cơ quan cấp số, ngày/tháng/năm, thực hiện ký số. Trường hợp cơ quan ban hành văn bản giấy thì cần phát hành văn bản số từ văn bản giấy.

4. Quy trình lập và nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan

Tại Chương IV của Thông tư 01/2019/TT-BNV, quy trình lập và nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan được hướng dẫn chi tiết:

• Tạo danh mục hồ sơ: Xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đến, văn bản đi và các tài liệu liên quan khác.
• Cập nhật thông tin vào hệ thống: Cập nhật vào hệ thống các trường thông tin số 1, 3, 2, 3, 4, 5, 6, 7 Phụ lục VI Thông tư này.
• Lập mã hồ sơ: Gồm mã định danh, năm hình thành, số và ký hiệu hồ sơ.
• Rà soát lại toàn bộ văn bản, hồ sơ.

5. CloudOffice - Giải pháp quản lý văn bản chuyên nghiệp, toàn diện

Thấu hiểu được nhiều vấn đề bất cập trong công tác quản lý văn bản, tài liệu, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp giải pháp phần mềm quản lý văn bản CloudOffice để đổi mới quy trình tác nghiệp truyền thống và hướng tới văn phòng điện tử không giấy tờ cho các tổ chức và doanh nghiệp.

Quản lý văn bản, hồ sơ điện tử chuyên nghiệp với CloudOffice.

Với đầy đủ các nghiệp vụ, chức năng như: Quản lý văn bản đến - đi, văn bản nội bộ, văn bản lưu, liên kết văn bản và thống kê, báo cáo, CloudOffice đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu. CloudOffice được nhiều tổ chức, cơ quan tin tưởng, tín nhiệm vì nhiều tính năng ưu việt.

Trên đây là các thông tin về quản lý văn bản và hồ sơ điện tử theo quy định tại Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ. Các cơ quan, tổ chức có thể tham khảo để áp dụng cho công tác quản lý văn bản.

Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://cloudoffice.com.vn/