Quản lý văn bản và hồ sơ công việc là khâu không thể thiếu trong hầu hết các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, thực hiện quản lý như thế nào tuân thủ theo quy định và các quy chuẩn? Các thông tin trong một số văn bản pháp luật của Bộ Nội Vụ trong bài viết sau sẽ hướng dẫn cụ thể.

Quy định về quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

1. Căn cứ pháp lý thực hiện quản lý văn bản và hồ sơ công việc

Ngày 22/11/2012, Bộ Nội Vụ ban hành Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Nội dung chủ yếu của Thông tư là hướng dẫn quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi, lập hồ sơ thực hiện theo dõi, giải quyết và xử lý công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Đối tượng áp dụng: Các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội, nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp và đơn vị vũ trang nhân dân.

2. Nguyên tắc quản lý văn bản, hồ sơ công việc

Căn cứ theo Điều 3, Thông tư 07/2012/TT-BNV, nguyên tắc quản lý các loại văn bản, lập và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan như sau:

• Tất cả các văn bản đến và văn bản đi cần được quản lý tập trung tại văn thư cơ quan. Những văn bản không được đăng ký tại văn thư thì không có trách nhiệm giải quyết.
• Văn bản đến, văn bản đi thuộc ngày nào phải đăng ký và cập nhật trong ngày đó, chậm nhất là ngày làm việc kế tiếp. Văn bản đến có đóng dấu “hỏa tốc”, “khẩn”, “thượng khẩn”, cần được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản đi khẩn cần được làm thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi ký phê duyệt.
• Người được giao giải quyết và theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức cần có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc quản lý văn bản và hồ sơ công việc.

Hồ sơ quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ công việc cần đảm bảo các tiêu chuẩn sau:

• Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và công việc mà cá nhân cần giải quyết.
• Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ cần hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ và phản ánh đúng trình tự, diễn biến vấn đề, hoặc trình tự giải quyết công việc.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

3. Quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi

Văn bản đến là toàn bộ các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, chuyên ngành gửi đến cho cơ quan, tổ chức. Theo Chương II của Thông tư 07/2012/TT-BNV, quy trình quản lý văn bản đến gồm:

• Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến.
• Bước 2: Đăng ký văn bản đến.
• Bước 3: Trình để duyệt và chuyển giao văn bản đến.
• Bước 4: Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến.

Quản lý văn bản đến, văn bản đi.

Văn bản đi là à toàn bộ các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành. Căn cứ Chương III, Thông tư 07/2012/TT-BNV, quy trình quản lý văn bản đi bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Kiểm tra thể thức và trình bày văn bản, ghi thời gian và số văn bản.
• Bước 2: Đăng ký văn bản đi.
• Bước 3: Sao chép, đóng dấu cơ quan, tổ chức và đóng dấu thể hiện mức độ khẩn.
• Bước 4: Làm các thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi tình trạng chuyển phát.
• Bước 5: Lưu văn bản đi.

Quy trình lập và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

>> Có thể bạn quan tâm: Tra cứu hóa đơn điện tử.

Theo Chương IV, các bước lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan bao gồm:

• Bước 1: Lập danh mục hồ sơ
• Bước 2: Mở hồ sơ.
• Bước 3: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ.
• Bước 4: Kết thúc hồ sơ.

Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

4. CloudOffice - Giải pháp quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu hiện đại, chuyên nghiệp, toàn diện

Được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft), giải pháp phần mềm quản lý tài liệu CloudOffice được rất nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn và mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong công tác quản lý văn bản và hồ sơ công việc, tài liệu. CloudOffice giúp tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí trong xử lý văn bản, tài liệu, tạo một quy trình làm việc khoa học, chuyên nghiệp và hiệu quả.

CloudOffice - Giải pháp quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu hiện đại, chuyên nghiệp, toàn diện.

Với nhiều tính năng ưu việt, CloudOffice cho phép bộ phận lãnh đạo quản lý công việc, phê duyệt văn bản và theo dõi tiến độ công tác quản lý văn bản từ xa bằng các phương tiện hiện đại như di động hay máy tính bảng. CloudOffice giúp xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu chặt chẽ, khoa học, hỗ trợ các công việc của doanh nghiệp được thuận lợi và hiệu quả hơn.

Trên đây là một số quy định về quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thể tham khảo để áp dụng cho quy trình quản lý của đơn vị. Doanh nghiệp có nhu cầu cải tiến phương thức quản lý văn bản có thể tham khảo giải pháp CloudOffice của ThaisonSoft.

Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://cloudoffice.com.vn/