CloudOffce
HOTLINE: 1900 4767
|
Tin tức & sự kiện

Quy trình ký hợp đồng điện tử đúng chuẩn với 3 bước đơn giản

   Thay vì phải di chuyển, gặp gỡ, tốn nhiều chi phí và thủ tục cho việc ký kết hợp đồng giấy truyền thống, quy trình ký hợp đồng điện tử mang đến giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp. Chỉ với vài bước đơn giản, doanh nghiệp có thể dễ dàng ký kết hợp đồng an toàn, bảo mật mà vẫn đảm bảo giá trị pháp lý. Dưới đây là quy trình ký kết hợp đồng điện tử đúng chuẩn để độc giả tham khảo. 

1. Quy trình ký hợp đồng điện tử đúng chuẩn

Hiện nay, mỗi phần mềm ký kết hợp đồng điện tử sẽ có quy trình ký khác nhau. Tuy nhiên, quy trình ký hợp đồng điện tử cơ bản bao gồm 3 bước sau: 

 

Bước 1: Đề nghị ký kết hợp đồng điện tử

Bên có nhu cầu ký kết hợp đồng điện tử bày tỏ mong muốn hợp tác giữa 2 bên dựa trên quy định đã thỏa thuận trước đó. Khi đó, bên đề nghị ký kết hợp đồng sẽ thực hiện các công việc sau:

  • Đăng nhập vào hệ thống hợp đồng điện tử

Bên đề nghị giao kết đăng nhập vào hệ thống của phần mềm điện tử trên thiết bị máy tính, laptop, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng có kết nối internet.

  • Tạo lập hợp đồng điện tử

Bên đề nghị giao kết hợp đồng điền đầy đủ thông tin trong hợp đồng: Thông tin cá nhân, thông tin về hàng hóa, dịch vụ, giá thành, hình thức thanh toán, quyền và nghĩa vụ của 2 bên dựa trên thỏa thuận trước đó. 

  • Xác định yêu cầu, vị trí và chủ thể ký kết trên hợp đồng điện tử

  • Thực hiện ký số trên hợp đồng điện tử

  • Kiểm tra lại thông tin và gửi hợp đồng cho bên đối tác sau khi đã hoàn thiện hợp đồng

ký 1

Quy trình ký hợp đồng điện tử đúng chuẩn gồm 3 bước. 

 

Bước 2: Phản hồi đề nghị chấp thuận ký kết hợp đồng điện tử

Bên nhận được đề nghị hợp đồng sẽ nhận được email thông báo tự động. Nhấn vào đường link để truy cập hợp đồng mà không cần đăng nhập tài khoản. 

 

Khi nhận được hợp đồng điện tử, bên được đề nghị sẽ kiểm tra, nghiên cứu và phản hồi chấp thuận hoặc không chấp thuận nội dung hợp đồng:

  • Nếu chấp thuận: Xác nhận giao kết bằng cách ký số hợp đồng. 

  • Không chấp thuận: Gửi yêu cầu chỉnh sửa hợp đồng. 

 

Bước 3: Hoàn tất giao kết hợp đồng điện tử

 

Sau khi đã thống nhất được các nội dung trong hợp đồng, hệ thống sẽ gửi thông báo hợp đồng điện tử được ký kết thành công tới các bên tham gia. Khi đó, toàn bộ thông tin trong hợp đồng sẽ được mã hóa và lưu trữ trên hệ thống điện tử để tránh thất lạc hợp đồng và bảo mật thông tin tối đa. 

 

Hợp đồng điện tử được ký kết thành công đồng nghĩa với việc các bên tham gia phải hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ của mình trong hợp đồng và theo quy định của pháp luật. 

 

2. So sánh quy trình ký hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy

Quy trình ký hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy có nhiều điểm khác biệt. Cụ thể: 

 

Tiêu chí so sánh

Quy trình ký hợp đồng điện tử

Quy trình ký hợp đồng giấy

Hình thức trao đổi thông tin

Điện tử

Giấy tờ

Ký kết hợp đồng

Chữ ký số

Ký tay

Lưu trữ hợp đồng

Lưu trữ điện tử

Lưu trữ giấy tờ

Ưu điểm

  • Nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí

  • An toàn, bảo mật thông tin

  • Dễ dàng quản lý, lưu trữ hợp đồng

  • Tiện lợi, có thể ký kết mọi lúc mọi nơi

  • Góp phần bảo vệ môi trường

  • Dễ dàng kiểm tra tính xác thực

  • Ít phụ thuộc vào công nghệ

Nhược điểm

  • Cần có chữ ký số và thiết bị điện tử để ký kết hợp đồng

  • Ít phổ biến hơn so với hợp đồng giấy

  • Tiềm ẩn nguy cơ về an toàn thông tin nếu không chọn nhà cung cấp phần mềm ký hợp đồng điện tử uy tín. 

  • Tốn thời gian và chi phí di chuyển. 

  • Dễ bị thất lạc hoặc làm giả giấy tờ

  • Quản lý và tìm kiếm hợp đồng khó khăn. 

Tóm lại, quy trình ký hợp đồng điện tử và quy trình ký hợp đồng giấy đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Tuy nhiên hiện nay, việc sử dụng hợp đồng điện tử đang trở thành xu hướng nhờ có nhiều ưu điểm vượt trội hơn hẳn hợp đồng giấy. Do đó, các doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng hợp đồng điện tử để đơn giản hóa quy trình và gia tăng hiệu quả hoạt động. 

3. Một số lưu ý khi ký kết hợp đồng điện tử

ký 2

Cần nắm vững một số lưu ý khi ký hợp đồng điện tử. 

  • Nắm rõ trường hợp nào được và không được ký kết bằng hợp đồng điện tử: Hiện nay, một số lĩnh vực chưa được pháp luật cho phép ký kết hợp đồng điện tử, do đó, các doanh nghiệp cần lưu ý nắm rõ vấn đề này để đảm bảo tính pháp lý. 
  • Thời hạn phản hồi đề nghị giao kết hợp đồng: Cần phản hồi đề nghị giao kết hợp đồng trong thời hạn đã thỏa thuận. Nếu quá thời hạn, hợp đồng sẽ không còn giá trị pháp lý. 
  • Đọc kỹ nội dung các điều khoản trước khi ký kết hợp đồng để tránh tình trạng tranh chấp có thể xảy ra. 
  • Kiểm tra sự hợp lệ của chứng thư số để đảm bảo rằng hợp đồng điện tử đang được pháp luật bảo vệ. 

Trên đây là một số thông tin về quy trình ký hợp đồng điện tử đúng chuẩn theo quy định của pháp luật. Hy vọng bài viết đã cung cấp nhiều thông tin hữu ích cho quý độc giả. 

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
Trụ sở Hà Nội
Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Viêt - Cầu Giấy - Hà Nội.
Điện thoại: 04.37545222, FAX: 04.37545223
Chi nhánh TP.HCM
33A - Cửu Long - F.2 -Tân Bình - TP.HCM.
Điện thoại: 08.35470355. FAX: 08.35470356
Chi nhánh Đồng Nai
93/75 Đồng Khởi - Tân Phong - TP.Biên Hoà - Đồng Nai.
Điện thoại : 0618.871868, Fax: 0618.871866
Chi nhánh Đà Nẵng
36 Đào Duy Từ - Thanh Khê - TP.ĐÀ NẴNG.
Điện thoại : 0511.3868363, Fax: 0511.3868364
Chi nhánh Bình Dương
B4-08 Cao ốc BICONSI, Yersin - Thủ Dầu Một - Bình Dương.
Điện thoại : 0650.3848886, Fax: 0650.3848882
Tư vấn, hỗ trợ 24/7
1900 4767
2024 © Xây dựng bởi Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn