HOTLINE: 1900 1286
Với các phần mềm hiện đại như ngày nay thì việc số hóa tài liệu, hồ sơ giấy không hề khó mà ngược lại việc làm này còn được thực hiện nhanh chóng giúp nhân viên lưu trữ và quản lý tài liệu dễ dàng.
Số hóa dữ liệu lưu trữ là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản hệ thống bên ngoài thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ. Việc số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.
Số hóa tài liệu mang lại nhiều lợi ích như: giúp giảm thiểu đáng kể diện tích, không gian lưu giữ. Số hóa tài liệu giúp việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu truyền thống được lâu hơn. Thứ nữa, việc số hóa tài liệu sẽ dễ dàng mở rộng phạm vi cộng đồng người sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của cơ quan thông tin, thư viện, giúp ích trong việc truy xuất tìm kiếm thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng.
Số hóa tài liệu mang lại nhiều lợi ích
Khi tài liệu được số hóa sẽ thuận lợi trong việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin của thư viện với các thư viện khác. Bên cạnh đó, số hóa tài liệu giúp giảm thiểu tối đa sức người, sức của cho việc quản lý nguồn tài nguyên thông tin truyền thống đồng thời góp phần tái tạo nhanh chóng thông tin mới có giá trị gia tăng cao hơn.
Nhiều ý kiến cho rằng việc số hóa tài liệu, hồ sơ giấy mất nhiều thời gian và chi phí thế nhưng với sự phát triển của công nghệ thông tin, nhiều phần mềm số hóa tài liệu ra đời giúp các đơn vị thực hiện được việc làm này nhanh chóng. Một trong số các phần mềm đó phải kể đến phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ trong hệ thống văn phòng điện tử CloudOffice .
Phần mềm quản lý tài liệu CloudOffice được thiết kế đáp ứng cho mô hình quản lý tài liệu theo nhiều cấp, tài liệu có thể được lưu trữ độc lập ở từng cấp đơn vị triển khai. Các tài liệu của đơn vị được sắp xếp lưu trữ một cách khoa học và được tách riêng theo từng năm, do đó việc tìm kiếm tra cứu các tài liệu từ các năm trước đều được nhanh chóng chính xác, dung lượng lưu trữ được tối ưu, tốc độ truy xuất được tối ưu ổn định mặc dù dung lượng lưu trữ tài liệu văn bản tăng lên sau nhiều năm.
Số hóa tài liệu dễ dàng với phần mềm văn phòng điện tử
Ngoài ra, phần mềm quản lý tài liệu CloudOffice cho phép chúng ta đính kèm các tài liệu văn bản dạng định dạng scan vào hệ thống do đó phần mềm hỗ trợ mạnh mẽ việc tìm kiếm toàn văn các tài liệu được lưu trữ trong phần mềm. Giúp văn thư có thể nhanh chóng tìm kiếm các tài liệu theo tiêu chí yêu cầu nào đó.
Có thể nói, việc quản lý tài liệu bằng phần mềm CloudOffice là lựa chọn đúng đắn và phù hợp cho các đơn vị cơ quan tổ chức hành chính cũng như các doanh nghiệp đang mong muốn tìm kiếm giải pháp tin học hóa hiệu quả công tác quản lý lưu trữ tài liệu hiện nay.
Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn là đơn vị cung cấp các giải pháp phần mềm văn phòng, phần mềm dịch vụ công trực tuyến thông minh, chuyên nghiệp nhất hiện nay. Với phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice, Thái Sơn đã mang đến cho các doanh nghiệp nhiều giải pháp tiện ích giúp cho việc điều hành văn phòng thuận tiện.
Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu dễ dàng
Trong đó, các phân hệ trong văn phòng điện tử giúp giải quyết toàn diện các công việc của một văn phòng cần làm như: phần mềm quản lý công việc giúp cán bộ và nhân viên quản lý kiểm soát công việc thuận tiện, ngay cả khi lãnh đạo không có tại cơ quan cũng có thể giao việc và đốc thúc công việc của nhân viên. Phần mềm quản lý văn bản, quản lý công văn giúp cho việc quản lý văn bản, tiếp nhận và lấy ý kiến của lãnh đạo nhanh chóng, tránh tình trạng phải chờ đợi Sếp phê duyệt. Phần mềm quản lý tài liệu giúp cho việc sắp xếp, lưu trữ và quản lý tìm kiếm tài liệu dễ dàng, tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp…
Sử dụng phần mềm văn phòng điện tử của Thái Sơn, Quý doanh nghiệp được hỗ trợ toàn thời gian, mọi lúc moi nơi để không làm ảnh hưởng đến quá trình và tiến độ làm việc của doanh nghiệp. Hơn nữa, phần mềm cài đặt và sử dụng rất dễ dàng với chi phí phù hợp điều kiện của doanh nghiệp. Từ những lợi ích đó, rất nhiều đơn vị và doanh nghiệp trong nước đã triển khai áp dụng phần mềm văn phòng điện tử - phần mềm quản lý tài liệu của Thái Sơn như một cuộc cải cách hành chinhs văn phòng hiện đại, văn mình.
Mọi thông tin chi tiết về hệ thống văn phòng điện tử CloudOffice xin liên hệ:
Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn
Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội
Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223
Tổng đài hỗ trợ: 1900 1286
Website: cloudoffice.com.vn
