CloudOffce
HOTLINE: 1900 1286
|
Tin tức & sự kiện

Tại sao doanh nghiệp nên quản lý văn bản online?

Quản lý văn bản online là phương thức khá phổ biến trong doanh nghiệp hiện nay. Công nghệ số bùng nổ, các phương thức làm việc điện tử, trực tuyến phủ sóng mọi lĩnh vực, ngành nghề. Điển hình là các giải pháp quản lý văn bản điện tử, văn phòng điện tử. Vậy tại sao doanh nghiệp nên quản lý văn bản online?

Tại sao doanh nghiệp nên quản lý văn bản online

Tại sao doanh nghiệp nên quản lý văn bản online?

1. Quản lý văn bản online - Giải pháp cải tiến toàn diện, thay thế các phương thức thủ công

Để lý giải vì sao doanh nghiệp nên quản lý văn bản online, doanh nghiệp cần so sánh phương thức này với các công cụ quản lý văn bản truyền thống.

Quản lý văn bản bằng hồ sơ, sổ sách

Đây là phương thức truyền thống và áp dụng tại hầu hết các doanh nghiệp trước đây. Sử dụng toàn bộ các khâu, quy trình trên giấy tờ và các công cụ thủ công, phương thức này cho thấy nhiều vấn đề bất cập như: mất nhiều thời gian, tốn nhiều chi phí, kém hiệu quả, nhiều rủi ro.

Quản lý sổ sách bằng phương pháp thủ công

Quản lý văn bản bằng sổ sách tồn tại nhiều bất cập.

Quản lý văn bản bằng word hoặc excel

Hình thức này có cải tiến so với phương thức sử dụng hồ sơ, sổ sách. Dữ liệu được lưu trên máy tính giúp nhiều người tiếp cận để tra cứu, sử dụng. Tuy nhiên, phương thức này vẫn tiềm ẩn rủi ro mất dữ liệu và khi khối lượng dữ liệu lớn, việc quản lý sẽ rất khó khăn và dễ xảy ra sai sót.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

Quản lý văn bản online

Doanh nghiệp sử dụng các hệ thống phần mềm quản lý văn bản để quản lý toàn bộ dữ liệu. Đây là phương thức hiện đại nhất hiện nay. Khắc phục toàn bộ những hạn chế của hai phương pháp trên, các phần mềm quản lý văn bản giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, lưu trữ dữ liệu an toàn, bảo mật trên hệ thống, quá trình quản lý trực tuyến hiệu quả và thuận tiện hơn.

Vì vậy, thay vì sử dụng các giải pháp truyền thống với nhiều điểm bất cập, hiệu quả kém, doanh nghiệp nên sớm áp dụng các giải pháp quản lý văn bản online. Không những giúp quản lý văn bản, hồ sơ, các giải pháp này còn tích hợp thêm nhiều tính năng tiện ích cho doanh nghiệp trong công tác quản trị văn phòng.

2. Lợi ích của quản lý văn bản online

Áp dụng quản lý văn bản trực tuyến mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

  • Tiết kiệm thời gian: Tiết kiệm tối đa thời gian nhận, gửi, lưu trữ, quản lý và khai thác thông tin liên quan đến các văn bản của doanh nghiệp.
  • Tiết kiệm chi phí: Chi phí vận chuyển, mua các phương tiện, công cụ lưu trữ văn bản, chi phí văn phòng phẩm, giấy in, mực in, chi phí thuê nhân sự xử lý các công việc về quản lý văn bản.
  • Nâng cao hiệu suất làm việc: Nhân viên tiết kiệm được thời gian xử lý các công việc liên quan đến giấy tờ để tập trung cho các công việc khác quan trọng hơn.
  • Tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả: Dữ liệu văn bản được lưu trữ tập trung, nhân viên sẽ trao đổi trực tuyến. Thông tin sẽ được chia sẻ đầy đủ, nhanh chóng và kịp thời.
  • Góp phần thúc đẩy tiến trình “số hóa” doanh nghiệp”: Sử dụng các công cụ làm việc trực tuyến, giao dịch điện tử sẽ giúp doanh nghiệp “bắt kịp” xu hướng và đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số.

Số hóa doanh nghiệp khi quản lý văn bản online

Quản lý văn bản online thúc đẩy tiến trình “số hóa” doanh nghiệp.

3. CloudOffice - Giải pháp quản lý văn bản điện tử khoa học, chuyên nghiệp

CloudOffice là giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào mảng quản trị văn phòng, hướng tới xây dựng một văn phòng điện tử “không giấy tờ” nhằm mang lại những lợi ích thiết thực nhất cho doanh nghiệp. Đáp ứng toàn bộ các yêu cầu về quản lý văn bản, CloudOffice cung cấp nhiều tính năng tiện ích giúp doanh nghiệp quản lý văn bản online đơn giản, thuận tiện và hiệu quả:

  • Chức năng văn bản đến: Quản lý toàn bộ các văn bản của các tổ chức bên ngoài gửi cho doanh nghiệp, bao gồm nhập dữ liệu văn bản, phân lại, chuyển giao, phê duyệt,...
  • Chức năng văn bản đi: Xử lý toàn bộ nghiệp vụ văn thư đối với văn bản của doanh nghiệp gửi ra ngoài phạm vi nội bộ, bao gồm nhập thông tin, gửi văn bản cho đơn vị trực thuộc, theo dõi tình trạng gửi văn bản, tìm kiếm, tra cứu thông tin, báo cáo,...
  • Chức năng văn bản nội bộ: Quản lý tất cả các văn bản lưu hành nội bộ như tờ trình, thông báo, đề xuất,...
  • Chức năng văn bản lưu: Quản lý các loại văn bản không nằm trong hệ thống văn bản đến và văn bản đi của doanh nghiệp.
  • Chức năng tạo liên kết giữa các văn bản: Giúp người dùng dễ dàng tìm được các tài liệu liên quan đến nhau.
  • Chức năng thống kê và báo cáo: Cung cấp các mẫu thống kê, báo cáo về văn bản của doanh nghiệp theo tiêu chuẩn quy định về công tác văn thư.

Phần mềm cloudoffice

CloudOffice - Giải pháp quản lý văn bản điện tử khoa học, chuyên nghiệp.

Dựa vào các thông tin trên đây, doanh nghiệp có thể tham khảo để nắm được tại sao nên sử dụng quản lý văn bản online. Công nghệ số ngày càng phát triển và được ứng dụng rộng rãi, doanh nghiệp cần sớm cập nhật để “bắt kịp” thời đại.

Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://cloudoffice.com.vn/
Phần mềm hải quan điện tử Phần mềm khai thuế điện tử chuyên nghiệp Phần mềm hóa đơn điện tử Phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử
Trụ sở Hà Nội
Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Viêt - Cầu Giấy - Hà Nội.
Điện thoại: 024.37545222, FAX: 024.37545223
Chi nhánh TP.HCM
33A - Cửu Long - F.2 -Tân Bình - TP.HCM.
Điện thoại: 028.35470355. FAX: 028.35470356
Chi nhánh Đồng Nai
93/75 Đồng Khởi - Tân Phong - TP.Biên Hoà - Đồng Nai.
Điện thoại : 02518.871868, Fax: 02518.871866
Chi nhánh Đà Nẵng
36 Đào Duy Từ - Thanh Khê - TP.ĐÀ NẴNG.
Điện thoại : 0236.3868363, Fax: 0236.3868364
Chi nhánh Bình Dương
B4-08 Cao ốc BICONSI, Yersin - Thủ Dầu Một - Bình Dương.
Điện thoại : 0274.3848886, Fax: 0274.3848882
Tư vấn, hỗ trợ 24/7
1900 1286
2022 © Xây dựng bởi Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn