HOTLINE: 1900 1286
Văn phòng điện tử ngày nay đã trở thành mô hình văn phòng hiện đại nhất, được đại đa số các cơ quan, doanh nghiệp áp dụng. Khi công nghệ thông tin đang ngày càng phát triển như hiện nay thì việc áp dụng văn phòng điện tử vào các hoạt động quản lý là sự lựa chọn sáng suốt của lãnh đạo các cơ quan, doanh nghiệp để khẳng định mình không bị tụt hậu với thời đại. Tuy vậy, bên cạnh những lợi ích mà văn phòng điện tử mang lại thì vẫn còn có một số khó khăn cần phải khắc phục.
Trước đây, chúng ta đã quá quen thuộc với mô hình văn phòng thủ công truyền thống, nhiều giấy tờ sổ sách còn trong nhiều năm trở lại đây khi ngành công nghệ thông tin phát triển và việc áp dụng văn phòng điện tử vào các hoạt động quản lý được khuyến khích sử dụng đã mang lại hiệu quả cao cho các đơn vị tổ chức.
Tuy nhiên khi đưa hệ thống văn phòng điện tử áp dụng vào thực tế thì vẫn còn gặp những rào cản và tâm lý ngại sử dụng của người dùng. Bởi khi đã quá quen với cách làm cũ rồi thì họ lại ngại thay đổi hay vẫn muốn đi theo lối mòn. Hơn nữa, các doanh nghiệp còn đắn đo, cân nhắc xem hệ thống hạ tầng, trang thiết bị kỹ thuật có thể đáp ứng được đầy đủ những yêu cầu của một hệ thống mới hay không. Văn phòng điện tử có thể bảo mật, an ninh của các loại hồ sơ, tài liệu không, tất cả những vấn đề này đều được các doanh nghiệp đưa ra thảo luận kỹ càng trước khi quyết định cách thức làm việc mới.
Phần mềm Cloudoffice công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý văn phòng ở các đơn vị doanh nghiệp
Hiện nay, có khá nhiều đợn vị xây dựng lên hệ thống phần mềm hỗ trợ cho văn phòng điện tử, Trong đó, phần mềm CloudOffice do Công ty Phát triển Thái Sơn xây dựng nhận được sự tín nhiệm của nhiều cơ quan, doanh nghiệp. CloudOffice là một hệ thống phần mềm điện tử tích hợp nhiều tiện ích như hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu, điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp theo nhiều cấp. Phần mềm này được thiết kế một cách khoa học, linh hoạt với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, quản lý, lưu trữ, triển khai công việc trực tuyến trên mạng máy tính…
Việc tiếp cận phần mềm rất đơn giản và dễ sử dụng vì phần mềm Cloudoffice được đồng bộ và đơn giản hóa cho tất cả các mô hình làm việc nên sẽ không khó khăn gì khi doanh nghiệp phải ứng dụng một phần mềm mới. Người dùng chỉ cần có những kỹ năng cơ bản về máy tính là đã có thể áp dụng phần mềm một cách linh hoạt chỉ sau một vài thao tác.
Ngoài ra, phần mềm CloudOffice còn đảm bảo được vấn đề bảo mật sữ liệu 100%. Do có dự phân cấp về các loại công văn, sự phân quyền cho ai có thể xem được và phần mềm được trang bị phương pháp bảo mật nhiều lớp dựa trên phần cứng và phần mềm nên độ an toàn cho các dữ liệu là tuyệt đối.
Văn phòng điện tử Cloudofice được xây dựng với nhiều lớp bảo mật được đồng bộ hóa, đảm bảo an toàn tuyệt đối
Quan trọng hơn là chi phí để triển khai phần mềm văn phòng điện tử rất phù hợp khi các hệ thống trang thiết bị như máy tính, mạng internet đã có sẵn tại các đơn vị, chỉ cần ứng dụng cài cặt hoàn toàn có thể sử dụng được. Chi phí duy nhất mà các đơn vị, doanh nghiệp cần phải trả chỉ là chi phí phần mềm. Lợi thế hơn nữa chi phí này là chi phí linh hoạt, có thể điều chỉnh phụ thuộc theo nhu cầu cũng như thực tiễn triển khai, do vậy, bài toán về chi phí này sẽ không còn là vấn đề nghiêm trọng.
Như vậy, có thể thấy rằng việc tin học hóa quy tình làm việc và sự thay đổi cách thức làm việc mới sẽ giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất xử lý công việc nâng cao vai trò và trách nhiệm của mỗi nhân viên. Nhờ phần mềm Cloudoffice mọi rào cản về tâm lý hay những e ngại khi đổi mới hình thức làm việc đã được xóa bỏ hoàn toàn.
Văn phòng điện tử đã được ứng dụng rộng khắp trong nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Khi áp dụng văn phòng điện tử hầu hết các đơn vị doanh nghiệp đều có những nhận xét tích cực. Hiệu quả dễ nhìn thấy nhất và sự khác biệt rõ rệt nhất đó là tại bộ phận văn thư khi không nhận hoặc nhận ít văn bản giấy tờ.
Văn phòng điện tử Cloudoffice đã thể hiện được những tính năng ưu việt trong việc xử lý lưu trữ văn bản, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của các lãnh đạo. Không những vậy văn phòng điện tử còn giúp tiết kiệm thời gian, kết quả khai thác và xử lý công việc hay công văn, văn bản đi, đến và các hồ sơ tài liệu nhanh chóng chỉ mất 1- 2 phút sau khi phát hành các thành viên đã nhận được để thực hiện. Kết quả khai thác và sử dụng hệ thống văn phòng điện tử đã có tác động tích cực trong việc rút ngắn thời gian chuyển, nhận văn bản, giảm thiểu chi phí trong phát hành văn bản giấy, ước tính có thể giảm đến 90 % chi phí văn phòng phẩm.
Quản lý công việc, hồ sơ, tài liệu một cách chuyên nghiệp, toàn diện với văn phòng điện tử
Triển khai văn phòng điện tử đã góp phần hiện đại hóa nền hành chính công, nâng cao hiệu quả quá trình cải cách thủ tục hành chính, từng bước nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin của đội ngũ cán bộ, nhân viên. Đồng thời hỗ trợ hiệu quả hơn trong công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, tạo môi trường làm việc thân thiện. Đặc biệt phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice có thể giúp lãnh đạo duyệt văn bản, chỉ đạo công việc từ xa qua internet ngay trên các thiết bị thông minh SmartPhone, đáp ứng nhu cầu điều hành và xử lý công việc một cách linh hoạt - kịp thời - mọi lúc mọi nơi.
Có thể thấy văn phòng điện tử mang lại nhiều lợi ích, tuy nhiên để triển khai thành công các nội dung nêu trên cần có một sự chuẩn bị thật kỹ về con người trang thiết bị và cơ sở pháp lý cho việc vận hành văn bản. Đặc biệt là công tác tuyên truyền, hỗ trợ về các mặt từ các cấp lãnh đạo cấp trên và khuyến khích sự triển khai văn phòng điện tử đồng bộ, rộng rãi ở các thành phố, địa phương để hướng đến một văn phòng không giấy tờ văn minh, hiện đại, chuyên nghiệp.
