HOTLINE: 1900 4767
Tiện ích văn phòng là công cụ không thể thiếu đối với nhân viên văn phòng để phục vụ cho công việc. Các tiện ích này không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc mà còn hỗ trợ tăng năng suất, hiệu quả làm việc. Để có kết quả làm việc tốt nhất, bạn hãy tham khảo các tiện ích văn phòng dưới đây.
Tổng hợp các tiện ích văn phòng hỗ trợ “đắc lực” để nâng cao chất lượng công việc.
Tiện ích văn phòng chính là các công cụ phục vụ và hỗ trợ công việc cho nhân viên văn phòng được thuận tiện, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nhân viên văn phòng luôn phải dành phần lớn thời gian làm việc tại văn phòng. Vì vậy, các tiện ích văn phòng luôn là vấn đề hàng đầu được quan tâm.
Các tiện ích văn phòng không chỉ để đảm bảo, hỗ trợ công việc mà còn góp phần nâng cao năng suất lao động. Nhiều doanh nghiệp còn trang bị nhiều tiện ích văn phòng phục vụ cho nhu cầu giải trí và nghỉ ngơi, thư giãn nhằm giúp nhân viên có động lực làm việc tốt nhất.
Hệ thống các tiện ích văn phòng bao gồm nhiều công cụ, dưới đây là một số tiện ích thường được sử dụng:
Các công cụ thảo luận và chia sẻ tài liệu là một trong các tiện ích rất cần thiết đối với nhân viên tại doanh nghiệp. Nhờ các công cụ này mà nhân viên sẽ tham gia một kênh chung để tạo thành một luồng thông tin thống nhất.
Tại hệ thống kênh trao đổi chung, nhân viên có thể thảo luận, trao đổi các thông tin về công việc, đính kèm và chia sẻ tài liệu. Đây là công cụ vô cùng quan trọng để nhân viên liên lạc và trao đổi để thực hiện công việc.
.png)
Công cụ trao đổi thông tin, thảo luận.
Công cụ này đặc biệt hữu ích đối với những trường hợp không thể trao đổi công việc trực tiếp hoặc doanh nghiệp có nhiều chi nhánh cần làm việc với nhau.
>> Có thể bạn quan tâm: Quản lý tài liệu với Excel và Access.
Đối với những công việc hoặc quyết định cần có sự biểu quyết hoặc thăm dò ý kiến của đội ngũ nhân viên, các tiện ích về biểu quyết là công cụ cần thiết để thực hiện. Điển hình như một số hoạt động nội bộ cần thu thập ý kiến, doanh nghiệp cần thống nhất sử dụng một công cụ để lấy thông tin từ nhân viên. Một số công cụ thường được sử dụng để tạo mẫu biểu quyết như Skype, Zalo hoặc biểu mẫu trên Google Drive. Tuy nhiên, người tạo các biểu mẫu này cần biết cách thực hiện và nắm được cơ chế thì mới có thể thu nhập được ý kiến nhanh chóng và chính xác.
Các ghi chú và thông tin nhắc nhở liên quan đến công việc là vấn đề cần thiết để liệt những việc cần làm, tránh bỏ sót hoặc quên thời hạn công việc. Một số công cụ ghi chú thủ công thường được nhân viên văn phòng ưa chuộng là giấy note, sổ note, bút nhớ, đồng hồ ghi chú,...
Ngoài ra, vì làm việc thường xuyên với máy tính nên nhiều nhân viên còn sử dụng các công cụ ghi chú trên máy tính để thuận tiện theo dõi công việc: Ghi chú trên word, excel hoặc trực tiếp trên màn hình Desktop,... Tuy nhiên, nếu với số lượng công việc lớn, các phương thức ghi chú và nhắc nhở này không mang lại hiệu quả cao cho công việc.
Lên kế hoạch thực hiện công việc được coi là “bộ khung” giúp thực hiện công việc hiệu quả. Một số tiện ích văn phòng mà doanh nghiệp thường sử dụng để lên lịch làm việc, lịch công tác là Google Calendar.
Tiện ích thiết lập và sắp xếp lịch làm việc.
Ứng dụng này giúp bạn sắp xếp công việc, quản lý lịch hẹn nhanh chóng. Tiện ích này đặc biệt hiệu quả với những bộ phận thường xuyên phải làm việc nhóm. Ưu điểm của phương pháp này là có thể sử dụng trên nhiều thiết bị như máy tính hoặc điện thoại thông minh mà không mất phí.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.
Tuy các tiện ích văn phòng ở trên đều có những điểm ưu việt và hỗ trợ tốt cho công việc, nhưng không phải bộ phận hoặc cá nhân nào cũng có thời gian để thiết lập đầy đủ các tiện ích này. Mặt khác, một số tiện ích đòi hỏi cần tìm hiểu thông tin mới có thể áp dụng.
Thấu hiểu vấn đề này và nhằm cung cấp một công cụ tích hợp các tiện ích văn phòng, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice. Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện tài liệu và cung cấp nhiều tiện ích văn phòng như thảo luận, biểu quyết, thăm dò ý kiến, lên lịch công tác cá nhân và đơn vị,... để hỗ trợ toàn diện cho công việc của doanh nghiệp.
Trên đây là các tiện ích văn phòng phổ biến trong doanh nghiệp. Các công cụ này sẽ hỗ trợ đắc lực cho nhân viên thực hiện công việc hiệu quả và tăng năng suất lao động. Nếu doanh nghiệp cần một giải pháp tích hợp các tiện ích văn phòng thì có thể tham khảo Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft.
Quý doanh nghiệp cần tham khảo thêm thông tin về giải pháp quản lý tài liệu CloudOffice, vui lòng liên hệ theo thông tin sau:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
