Quản lý văn bản là công việc thường xuyên và quan trọng với các cơ quan, doanh nghiệp và tổ chức. Văn bản, tài liệu được coi nhưng tài sản quan trọng chứa các dữ liệu của cơ quan, đơn vị, cần có sự tổ chức, sắp xếp khoa học. Vậy xây dựng hệ thống quản lý văn bản như thế nào?

Xây dựng hệ thống quản lý văn bản như thế nào?

1. Khái quát về nghiệp vụ quản lý văn bản

Quản lý văn bản là việc tổ chức, sắp xếp và thực hiện quản lý hệ thống văn bản của cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp theo một nguyên tắc và trình tự nhất định. Quản lý văn bản khoa học, chuyên nghiệp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, tra cứu thông tin, theo dõi và đánh giá tình trạng công việc nhằm có kế hoạch điều chỉnh phù hợp.

Quản lý văn bản đóng vai trò quan trọng với tổ chức.

Quản lý văn bản trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp bao gồm các mục chính sau:

• Quản lý văn bản đi: Các văn bản được tổ chức soạn thảo và gửi ra ngoài phạm vi đơn vị.
• Quản lý văn bản đến: Các văn bản được gửi đến từ các cơ quan, tổ chức bên ngoài.
• Quản lý văn bản nội bộ: Các văn bản, tài liệu thuộc phạm vi lưu hành nội bộ trong đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp.

Theo tính chất, nội dung công việc của văn bản, hệ thống văn bản có thể được phân chia thành:

• Văn bản thông báo: Mang tính chất truyền đạt lại một thông tin nhất định.
• Văn bản triển khai: Làm cơ sở để triển khai công việc cho các chỉ thị, thông báo ban hành.
• Văn bản dạng báo cáo: Các tài liệu, văn bản dạng báo cáo chứa nhiều thuộc tính đặc trưng như số liệu, được trình bày theo một thể thức nhất định nhằm phản ánh quá trình hoặc kết quả thực hiện công việc.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

2. Các đối tượng tham gia xây dựng hệ thống quản lý văn bản

Tùy theo cơ cấu của từng tổ chức mà các bộ phận tham gia sẽ khác nhau, tuy nhiên, thông thường các đối tượng cần tham gia quản lý và xử lý văn bản bao gồm:

• Bộ phận văn thư: Chịu trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến, gửi văn bản đi và tham gia chuyển giao văn bản đến các bộ phận có liên quan.

Bộ phận văn thư đóng vai trò đầu mối trong quản lý văn bản.

• Bộ phận lãnh đạo: Thủ trưởng, giám đốc hoặc những người được ủy quyền. Đây là bộ phận chịu trách nhiệm phân công xử lý và giải quyết các công việc liên quan đến nội dung văn bản, trực tiếp thực hiện phê duyệt và chấp nhận kết quả xử lý văn bản của nhân sự được phân công.
• Chuyên viên: Người đóng vai trò trực tiếp xử lý văn bản gửi đến hoặc soạn thảo văn bản gửi đi.

3. Quy trình xử lý văn bản

Đối với văn bản đến, quy trình xử lý theo các khâu sau:

• Tiếp nhận văn bản: Văn thư tiếp nhận văn bản đến, xác định và phân loại văn bản, ghi hồ sơ lưu trữ.
• Chuyển giao văn bản: Chuyển văn bản đến các phòng ban, các phòng ban chịu trách nhiệm trực tiếp xử lý văn bản.
• Phê duyệt: Sau khi xử lý văn bản hoàn tất, chuyên viên xử lý văn bản trình lên lãnh đạo để xin phê duyệt.
• Lưu trữ: Sau khi kết quả xử lý văn bản được phê duyệt, toàn bộ kết quả văn bản và văn bản gốc được đưa vào lưu trữ.

Quy trình quản lý văn bản đi:

• Kiểm tra thể thức và trình bày: Kiểm tra các tiêu chí và hình thức trình bày của văn bản, ghi số văn bản và ngày/tháng/năm của văn bản.
• Đăng ký văn bản đi: Tổ chức có thể đăng ký gửi văn bản đi bằng sổ hoặc trên hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính.
• Nhân bản, đóng dấu: Văn bản đi sẽ được nhân bản theo đúng số lượng xác nhận ở phần nơi nhận của văn bản sau đó đóng dấu cơ quan, đóng dấu mức độ khẩn.

>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Đóng dấu mức độ khẩn của văn bản.

• Làm thủ tục phát hành, chuyển phát văn bản đi: Lựa chọn phương tiện chuyển phát, theo dõi tình trạng chuyển văn bản đi.
• Lưu trữ văn bản đi: Lưu trữ theo số lượng quy định, văn thư có trách nhiệm theo dõi, bảo quản văn bản đi tại nơi lưu trữ.

4. Quản lý văn bản đơn giản, hiệu quả với CloudOffice

Với các cơ quan, tổ chức, đơn vị thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ về quản lý văn bản, các phương thức quản lý thủ công thường không đáp ứng hết các nhu cầu và dễ xảy ra sai sót. Phần mềm quản lý văn bản CloudOffice là giải pháp cho các vấn đề này.

Quản lý văn bản toàn diện với CloudOffice.

Được tích hợp nhiều chức năng, CloudOffice sẽ giúp công việc quản lý văn bản trở nên đơn giản và chuyên nghiệp:

• Soạn thảo và phát hành văn bản.
• Tra cứu và tìm kiếm văn bản dễ dàng trên hệ thống phần mềm.
• Liên kết phần mềm quản lý văn bản đến các phân hệ.

Ngoài ra, CloudOffice còn được tích hợp thêm nhiều chức năng tiện ích:

• Quản lý công việc và theo dõi tình hình thực hiện công việc.
• Tích hợp các tiện ích văn phòng như: Thảo luận, biểu quyết, thăm dò ý kiến, lên lịch làm việc,...
• Điều hành công việc từ xa: Rất phù hợp với bộ phận lãnh đạo thường xuyên phải đi công tác.

Trên đây là các thông tin tổng quan về xây dựng hệ thống quản lý văn bản. Đây là nghiệp vụ quan trọng trong bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào nên cần được đầu tư kỹ lưỡng để hỗ trợ cho các công việc khác được hiệu quả.

Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://cloudoffice.com.vn/