Văn phòng điện tử doanh nghiệp là giải pháp mang tính đột phá nhằm cải tiến rất nhiều công việc. Thay thế cho nhiều công cụ và phương thức làm việc truyền thống, văn phòng điện tử ngày càng cho thấy tính tiện ích và điểm ưu việt. 

Tổng quan về văn phòng điện tử doanh nghiệp.

1. Văn phòng điện tử là gì?

Văn phòng điện tử doanh nghiệp là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng để phục vụ các nhu cầu về điều hành, quản lý, xử lý hồ sơ, công việc, trao đổi thông tin, khởi tạo tài liệu, báo cáo,... thay thế các phương thức làm việc, công cụ làm việc truyền thống.

Văn phòng điện tử tích hợp đầy đủ các tính năng phục vụ công việc.

Xét về bản chất, văn phòng điện tử được hiểu như hệ thống phần mềm được ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng các chức năng, thao tác nghiệp vụ trên nền tảng máy tính và đặc biệt là Internet. Thay vì dùng giấy tờ và các công cụ quản lý công việc truyền thống, doanh nghiệp sẽ làm việc trực tiếp trên phần mềm.

>> Tham khảo: Phần mềm hóa đơn điện tử.

2. Văn phòng điện tử bao gồm những thành phần nào?

Tùy theo quy mô và đặc trưng của từng hệ thống văn phòng điện tử doanh nghiệp mà thành phần và mức độ đáp ứng công việc sẽ khác nhau. Trên thực tế, các hoạt động, công việc có thể thực hiện trên văn phòng điện tử thường bao gồm:

Quản lý văn bản toàn diện

• Phân loại văn bản thành các nhóm, đầu mục để việc xử lý văn bản thuận tiện hơn.
• Quản lý văn bản theo mô hình nhiều cấp, tạo hệ thống mối quan hệ giữa các văn bản.
• Người dùng được phép bình luận về văn bản.

Quản lý, lưu trữ tài liệu

• Lưu và chia sẻ các tài liệu giữa hệ thống những người sử dụng chung.
• Quản lý hồ sơ, tài liệu theo diễn tiến thời gian, thời kỳ.
• Quản lý tài liệu theo đặc thù và dễ dàng theo dõi tiến trình, kết quả thực hiện.
• Cảnh báo đối với các tài liệu sắp hết hạn hoặc một số tài liệu có hạn xử lý như dự án, hợp đồng.

Quản lý điều hành công việc

• Tạo lập, theo dõi và đánh giá tiến độ, kết quả thực hiện, xây dựng các kế hoạch theo thời kỳ.
• Dễ dàng theo dõi các hoạt động của doanh nghiệp từ xa bằng các thiết bị thông minh mọi lúc, mọi nơi.

Phân công công việc cho nhân viên ở các địa điểm khác nhau.

Điều hành công việc từ xa, mọi lúc mọi nơi nhờ văn phòng điện tử.

Tiện ích văn phòng

• Tính năng bình luận, thảo luận, khảo sát và thăm dò ý kiến, gửi thông báo rộng rãi tới nhiều người.
• Phân quyền và quản lý người dùng.
• Cá nhân có thể tự thiết lập lịch làm việc, nhắc nhở công việc để có kế hoạch, sắp xếp công việc khoa học.

3. Lợi ích của văn phòng điện tử

Văn phòng điện tử doanh nghiệp mang lại những lợi ích gì?

3.1. Tiết kiệm chi phí, thời gian

Văn phòng điện tử có khả năng tích hợp nhiều phân hệ với chức năng khác nhau nên người dùng chỉ cần sử dụng thiết bị có kết nối internet là có thể thực hiện các thao tác nghiệp vụ. Không cần sử dụng các công cụ, phương thức truyền thống, không cần đi lại nhiều, sử dụng văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian, nhân lực để có thể tập trung cho các công việc khác.

3.2. Quản lý văn phòng tập trung, hiệu quả và chuyên nghiệp

Với việc đưa văn phòng điện tử vào sử dụng, bộ phận lãnh đạo, quản lý có thể dễ dàng điều hành công việc từ xa để kịp thời nắm bắt tiến độ, tình hình và có kế hoạch điều chỉnh. Đồng thời, nhân viên cũng có thể tự theo dõi để nắm bắt nhanh chóng các công việc được giao. Nhờ vậy, mọi công việc sẽ được quản lý chặt chẽ, hạn chế tình trạng đình trệ, chậm trễ.

3.3. Tạo môi trường làm việc thân thiện, hiện đại

Văn phòng điện tử sẽ là môi trường chung để toàn bộ nhân viên tương tác, không giới hạn về thời gian và khoảng cách. Tại đây, mọi người có thể thoải mái trao đổi, bình luận và chia sẻ thông tin nhanh chóng, kịp thời.

>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử.

4. Phần mềm văn phòng điện tử nào đang được nhiều doanh nghiệp tin tưởng?

Được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft), văn phòng điện tử CloudOffice đáp ứng các chuẩn mực về văn phòng điện tử. CloudOffice giúp nâng cao hiệu quả công tác hành chính, giấy tờ, xử lý dữ liệu quy mô lớn, hỗ trợ điều hành công việc mọi lúc, mọi nơi.

Văn phòng điện tử CloudOffice đáp ứng các chuẩn mực về văn phòng điện tử.

Với thiết kế khoa học, đầy đủ các chức năng thông tin, CloudOffice đáp ứng toàn diện các yêu cầu của doanh nghiệp:

• Khả năng xử lý dữ liệu quy mô lớn, tốc độ nhanh.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
• Đáp ứng mô hình quản lý nhiều cấp.
• Khả năng làm việc từ xa, quản lý và điều hành công việc mọi lúc, mọi nơi.
• An toàn, bảo mật cao với hệ thống bảo mật 3 lớp, chống lại các sự truy cập trái phép từ bên ngoài.

Trên đây là các thông tin tổng quan về văn phòng điện tử doanh nghiệp. Cung cấp những tiện ích và công cụ làm việc hiện đại, thuận tiện, văn phòng điện tử là giải pháp ưu việt cho các doanh nghiệp hiện nay.

Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: CloudOffice.com.vn