Mặc dù cả hai đều là ứng dụng văn phòng điện tử được áp dụng phổ biến hiện nay song mỗi phần mềm lại mang những đặc thù cũng như tính chất rất riêng biệt. Chính bởi vậy, khi lựa chọn một giải pháp quản lý công việc cho đơn vị mình, người lãnh đạo sẽ phải cân nhắc rất kỹ đâu sẽ là hình thức phù hợp. Vậy với Trello và Cloudoffice thì phương án nào giải pháp tối ưu cho quản lý công việc, quản lý văn phòng?

1. Vài nét về Trello và Cloudoffice

Tổng quan về Trello

Trello là một công cụ trực tuyến miễn phí dùng để hỗ trợ các hoạt động kiểm soát, quản lý các công việc, chiến dịch theo cá nhân, nhóm hoặc tổ chức. Với giao diện đơn giản cùng cách sử dụng dễ dàng, Trello sẽ giúp người dùng nắm bắt một cách nhanh chóng tình hình cũng như tiến độ các công việc đã, đang và cần được thực hiện. Để sử dụng Trello cho công việc, bạn có thể vào trực tiếp ứng dụng này thông qua trình duyệt web hoặc cài đặt trên bất kỳ hệ điều hành nào của một chiếc điện thoại di động.

2 ứng dụng quản lý công việc là Cloudoffice và Trello

Sơ bộ về phần mềm Clouoffice

Cloudoffice là ứng dụng văn phòng điện tử được phát triển bởi Công ty Công nghệ Thái Sơn. Đây là phần mềm chuyên nghiệp giúp hỗ trợ tối đa các doanh nghiệp trong việc quản lý công việc, văn thư lưu trữ tài liệu, văn bản… Được tạo lập với mục tiêu triển khai cho các mô hình quản lý phân tầng đa cấp với khả năng xử lý dữ liệu quy mô lớn, Cloudoffice không chỉ giúp hỗ trợ hiệu quả công tác điều hành xử lý công việc mà còn có thể hỗ trợ, thay thế cho những hệ thống quản lý khác như gửi các thông báo, trao đổi thảo luận, lên lịch công việc, lấy ý kiến biểu quyết…

Với hệ thống văn phòng điện tử này, toàn bộ các vấn đề liên quan đến công việc, hồ sơ, nhiệm vụ… sẽ được thao tác chỉ thông qua một lần đăng nhập vào hệ thống. Từ đó, người sử dụng có thể dễ dàng trao đổi ý kiến,thảo luận, chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng, đẩy đủ và kịp thời mà không phải thông qua bất kỳ cuộc họp bàn tròn nào.

2. Ưu, nhược điểm của phần mềm quản lý công việc Trello

Ưu điểm của ứng dụng Trello

Là một ứng dụng quản lý công việc miễn phí cho mọi đối tượng, Trello mang đến những ưu điểm tuyệt vời cho người dùng như:

Điểm danh, ghi nhớ công việc dễ dàng: Dù là một công việc cá nhân nhỏ hay cả dự án quan trọng thì Trello cũng sẽ giúp ghi và hệ thống chúng lại một cách rành mạch, rõ ràng. Chỉ với ba cột To do (cần làm), Doing (đang làm) và Done (đã xong), ứng dụng này sẽ giúp người dùng nắm được mình đã làm gì và cần phải làm gì tiếp theo.

Ưu nhược điểm của phần mềm Trello

Hệ thống, sắp xếp công việc khoa học: Dễ dàng điều chỉnh, gán nhãn các công việc ưu tiên theo thứ tự là một trong những ưu điểm nổi bật của Trello. Với Trello, người dùng có thể dễ dàng sử dụng các Label có màu sắc khác nhau cũng như di chuyển bất cứ ô, cột nào để phục vụ cho việc nhận biết, quản lý công việc.

Nhược điểm của phần mềm Trello

Nhược điểm lớn nhất của Trello phải kể đến đó là tính năng không phân cấp. Điều này sẽ gây ra nhiều bất cập, đặc biệt là trong quản lý công việc theo nhóm. Với Trello, bất kỳ ai là thành viên đã được thêm vào dự án đều có thể giao việc cho các thành viên khác cũng như giám sát các hoạt động trong suốt quá trình cụ thể. Bên cạnh đó, việc “xóa bỏ” các công việc đã được giao một cách dễ dàng mà không để lại bất kỳ thông báo nào cũng là nhược điểm khiến người sử dụng khá “đau đầu”.

3. Ưu, nhược điểm của phần mềm quản lý công việc Cloudoffice

Ưu điểm của phần mềm quản lý công việc Cloudoffice

Những lợi ích thiết thực mà phần mềm quản lý công việc Cloudoffice mang lại cho người dùng có thể kể đến bao gồm:

Quản lý, sắp xếp công việc khoa học

Với Cloudoffice, các công việc đã, đang và sẽ thực hiện cũng sẽ được sắp xếp theo cột hệ thống rõ ràng, rành mạch. Nhờ vậy mà người dùng có thể dễ dàng tra cứu, nhận biết cũng như quản lý các công việc một cách hiệu quả, chuyên nghiệp.

Quản lý văn thư, tài liệu theo hệ thống

Cloudoffice cho phép văn thư quản lý văn bản với đầy đủ các nghiệp vụ liên quan như: quản lý công văn đi, công văn đến, phân loại công văn, phê duyệt công văn, xem công văn theo ngày, tuần, tháng, xem theo ngày cập nhật, ngày công văn đến, ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực, theo dõi báo cáo tình hình xử lý văn bản, thời hạn xử ý văn bản... Ngoài ra, chức năng bình luận cho phép mọi người ghi chú, trao đổi ý kiến cá nhân của mình vào từng văn bản hoặc đánh dấu thông tin cần nhớ để sau này có thể xem lại khi cần.

Ưu điểm của phần mềm Cloudoffice

Phân cấp chức năng quản lý công việc

Mặc dù cho phép tất cả các thành viên trong dự án tham gia, tuy nhiên ứng dụng này lại được phân cấp, phân công rõ ràng cho từng công việc, nhiệm vụ cụ thể. Căn cứ vào đó, người quản lý cũng như các thành viên có thể dễ dàng trong việc theo dõi tiến độ, nhắc nhở, đôn đốc cũng như đưa ra ý kiến cho từng nội dung. Nhờ vậy mà tiến độ công việc sẽ được theo sát, mọi thông tin sẽ được truyền tải nhanh chóng kịp thời, giúp cho năng suất công việc sẽ được nâng cao.

Nhược điểm của phần mềm Cloudoffice

Cloudoffice thích hợp cho sử dụng trong quản lý công việc theo nhóm, doanh nghiệp, đơn vị, do đó đây là phần mềm có tính phí. Mặc dù chỉ là một khoản đầu tư tương đối nhỏ song với nhiều doanh nghiệp thì vấn đề này cũng sẽ phải được cân nhắc cẩn thận.

Nên sử dụng Trello hay Cloudoffice

Qua những phân tích phía trên, chắc hẳn người dùng đã có được cho mình câu trả lời cho vấn đề được nêu ra. Nếu bạn hoặc doanh nghiệp không quá khắt khe về quản lý và đề cao tính tự giác của các thành viên thì Trello sẽ là lựa chọn phù hợp. Ngược lại, với những doanh nghiệp yêu cầu tính cẩn trọng, hiệu quả cũng như một hệ thống quản lý chuyên nghiệp thì Cloudoffice sẽ là lựa chọn tối ưu cho công việc quản lý.