Thế kỷ 21 đã đi qua được gần 20 năm. Suốt gần hai thập kỷ đó, người ta chứng kiến sự bùng nổ mạnh mẽ của nền tảng công nghệ thông tin, sự thay đổi đến chóng mặt của các phương thức sản xuất, cách thức làm việc. Trong số đó, không thể không nhắc tới một mô hình văn phòng hiện đại – nơi mà người lao động không nhất thiết phải gặp nhau nhưng vẫn có thể giải quyết hiệu quả công việc của mình, đó là mô hình văn phòng điện tử.

Văn phòng điện tử là gì?

Văn phòng điện tử hay còn được biết đến với những tên gọi phổ thông hơn như văn phòng không giấy, văn phòng online, văn phòng đám mây… Đây là một văn phòng làm việc “ảo” dựa trên một hệ thống phần mềm đã được thiết lập sẵn để phù hợp với yêu cầu, thực tế làm việc của từng doanh nghiệp.

Nói cách khác, văn phòng điện tử là một ứng dụng mà tại đó con người có thể làm việc, quản lý hồ sơ, tài liệu, họp hành… một cách dễ dàng. Tất cả các yêu cầu về hệ thống phòng ban, nhân sự, văn bản giấy tờ sẽ được sựa trên sự số hoá. Chỉ cần là một thành viên trong “văn phòng điện tử”, dù bạn đang giữ vai trò gì hay làm việc ở bất kỳ đâu, bạn đều có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách dễ dàng.

Tại sao văn phòng điện tử sẽ trở thành xu hướng tất yếu trong kỷ nguyên số?

Không còn những buổi họp offline tốn kém

Trong mô hình làm việc truyền thống thì hàng tuần, hàng tháng hay thậm chí là hàng ngày, các cuộc họp nội bộ, giao ban, họp báo cáo, chiến lược… luôn gây ra những sự tốn kém nhất định. Sự tốn kém ở đây có thể là thời gian, giấy tờ, chi phí văn phòng… Thậm chí đôi khi, việc họp offline quá nhiều không những không mang lại kết quả thực sự mà còn làm ảnh hưởng tới tiến độ và chất lượng công việc của những người tham gia.

Ngược lại với văn phòng truyền thống, mô hình văn phòng điện tử lại không hề gây ra những điều “lãng phí” kể trên. Thứ nhất, khi họp tại “văn phòng ảo”, các loại giấy tờ in ấn không cần thiết sẽ bị loại bỏ. Thêm vào đó, nhân viên hay lãnh đạo có thể “set – up” cuộc họp mọi nơi mọi lúc, không nhất thiết phải mặt đối mặt trong bầu không khí căng thẳng tại văn phòng. Nhờ vậy, chất lượng cuộc họp, chất lượng công việc sẽ được tăng lên đáng kể.

Dễ dàng quản lý công việc, tài liệu

Trên nền tảng văn phòng điện tử, người dùng có thể dễ dàng quản lý và tìm kiếm tài liệu, hồ sơ một cách dễ dàng. Thay vì phải liên hệ với phòng hành chính, thủ thư hay lục tung cả thư viện thì chỉ với một vài cú click chuột, bạn có thể dễ dàng có được thứ mà mình mong muốn.

Không nhưng vậy, việc quản lý công văn đi đến cũng sẽ nhanh chóng và thuận tiện hơn bao giờ hết. Nhờ văn phòng điện tử, thay vì phải thuê cả một hệ thống làm việc thì giờ đây, chỉ cần một người duy nhất là có thể quản lý mọi hồ sơ, sổ sách của công ty.

Hiệu quả công việc tăng lên đáng kể                

Tính chủ động khi làm việc trên ứng dụng văn phòng điện tử là điều có thể nhận thấy rõ ràng. Thông qua văn phòng điện tử, người lao động có thể biết được chính xác yêu cầu, nhiệm vụ của mình trong từng chiến dịch công việc. Cùng với đó, các lãnh đạo cũng có thể dễ dàng giao việc, phê duyệt – xác nhận công văn giấy tờ… dù có ở công hay đang phải đi công tác dài ngày.

Giới thiệu về văn phòng điện tử Cloudoffice

Hiểu được nhu cầu cấp bách hiện nay trong kỷ nguyên số, Công ty phát triển Công nghệ Thái Sơn đã cho ra đời phần mềm văn phòng điện tử mang tên CloudOffice. Có thể nói, sự ra đời của Cloudoffice là bước đột phá mới cho các doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của các cơ quan ban ngành, các doanh nghiệp trong công tác văn thư, quản lý công việc

Phần mềm CloudOffice là hệ thống quản lý văn thư lưu trữ tài liệu, văn bản được thiết kế, xây dựng với mục tiêu triển khai cho các mô hình quản lý phân tầng đa cấp với khả năng xử lý dữ liệu quy mô lớn. Văn phòng điện tử  CloudOffice không chỉ giúp hỗ trợ hiệu quả công tác điều hành xử lý công việc như khởi tạo, phân công, quản lý theo dõi tiến độ việc làm mà còn tích hợp nhiều tiện ích có thể hỗ trợ, thay thế cho những hệ thống quản lý khác như gửi các thông báo, trao đổi thảo luận, lên lịch công việc, lấy ý kiến biểu quyết…

Nhờ những ưu điểm đó mà phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice hiện đã và đang được áp dụng trong hệ thống quản lý của nhiều cơ quan, Bộ, Ngành, doanh nghiệp như: Cục Thuế Tỉnh Nghệ An, Cục Thuế Tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu, Cục Hải quan Hải Phòng, Cục Hải quan Bình Dương, Cục Hải quan Đồng Nai, Cục Hải quan Vũng Tàu, Cục Hải quan Đà Nẵng, Công ty nước sạch VINACONEX, Công ty cổ phần CONECO Miền Trung, Học viện Thanh Thiếu Niên Việt Nam, Bưu điện Tỉnh Điện Biên,…