HOTLINE: 1900 1286
Phần mềm quản lý văn bản, hệ thống văn phòng điện tử là thành phần quan trọng trong hệ thống thông tin của tỉnh Vĩnh Phúc. Phần mềm này được triển khai, cài đặt và quản lý theo mô hình tập trung tại Trung tâm Hạ tầng thông tin và được áp dụng tại tất cả các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh.
Phần mềm quản lý văn bản – nền tảng của hệ thống văn phòng điện tử là thành phần trong hệ thống thông tin của tỉnh Vĩnh Phúc – được triển khai, cài đặt, quản lý theo mô hình tập trung tại Trung tâm Hạ tầng thông tin (thuộc sở Thông tin và Truyền thông), sử dụng trên mạng Internet với tên miền qlvb.vinhphuc.gov.vn. Phần mềm này được sử dụng để tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp trong cơ quan nhà nước bao gồm: quản lý văn bản đi/đến, quản lý hồ sơ công việc, quản lý giao việc, quản lý văn bản xin ý kiến, quản lý lịch công tác, trao đổi công việc, thống kê, tra cứu, tìm kiếm văn bản, tiến trình xử lý công việc để phục vụ công tác trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý theo nhiệm vụ được phân công.
Nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng của phần mềm quản lý văn bản và điều hành, ngày 05/11/2014, Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc đã ban hành Quy chế quản lý, vận hành, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh theo Quyết định số 52/2014/QĐ-UBND.
Có 02 nguyên tắc chính sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành:
1) Cán bộ được cấp tài khoản sử dụng phần mềm QLVB phải thường xuyên truy cập vào phần mềm để xử lý công việc, điều hành tác nghiệp, cập nhật thông tin theo nhiệm vụ được phân công, tuân thủ hướng dẫn các quy trình vận hành, sử dụng phần mềm;
(2) Trong trường hợp xảy ra sử cố kỹ thuật dẫn tới phần mềm QLVB tạm ngừng hoạt động. Sau khi sự cố kỹ thuật được khắc phục, văn thư hoặc người trình ký văn bản thực hiện ngay việc chuyển văn bản đến, cập nhật văn bản đi phát hành theo ý kiến của lãnh đạo cơ quan trên phần mềm QLVB.
Phần mềm quản lý văn bản được tích hợp chữ ký số để xác thực tính pháp lý của các văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan, đơn vị. Văn bản điện tử đã được ký số phải được tiếp nhận và xử lý đúng quy trình để bảo đảm tính kịp thời, an toàn, bảo mật, tin cậy và xác thực. Chữ ký số sử dụng trong phần mềm QLVB do cơ quan chứng thực chữ ký số chuyên dùng của Nhà nước cung cấp. Đồng thời, văn bản do các cơ quan, đơn vị phát hành được trao đổi trên phần mềm QLVB phải đảm bảo tích hợp chữ ký số theo đúng các quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản liên quan nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật, tin cậy và xác thực của dữ liệu.
Ngoài các văn bản được phép trao đổi qua phần mềm QLVB như giấy mời họp, tài liệu phục vụ họp, các loại công văn, quyết định; văn bản để biết, để báo cáo; thông báo chung; thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; lịch công tác, chương trình, kế hoạch của cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc và các loại văn bản khác trừ các loại văn bản mật, tối mật, tuyệt mật, đơn tố cáo…thì các loại văn bản được trao đổi qua phần mềm QLVB phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước.
Nguồn: Cục ứng dụng Công nghệ thông tin, Bộ TT&TT
