HOTLINE: 1900 1286
Nâng cao chất lượng, hiệu quả trong công tác quản lý văn phòng là công việc vô cùng quan trọng, ảnh hưởng đến nhiều hoạt động của toàn thể công ty, doanh nghiệp. Làm thế nào để quản lý văn phòng hiệu quả là câu hỏi mà hầu hết các đơn vị, tổ chức đặt ra và tìm kiếm lời giải đáp. Dưới đây là các bước để quản lý văn phòng hiệu quả mà các cơ quan, đơn vị cần áp dụng.
Quản lý văn phòng là việc làm liên quan đến nhiều công tác nội bộ, tập trung vào tổ chức công việc hướng tới đạt được mục tiêu của nhóm, của cơ quan, đơn vị. Do đó, các đơn vị cần chú trọng quản lý chất lượng, quản lý quy trình, thủ tục công tác nhằm kiểm soát, nâng cao chất lượng, năng suất công tác. Với các cơ quan, đơn vị vẫn còn áp dụng văn phòng truyền thống để làm việc và quản lý thì bên cạnh việc quản lý theo các cách thủ công, các nhà lãnh đạo cần quan tâm quản lý qua hình thức “vi hành” (Managing by walking around), thường xuyên gặp gỡ trực tiếp nhân viên, tìm hiểu tâm tư nguyện vọng trong công việc cũng như trong cuộc sống, lắng nghe và kịp thời đề ra các giải pháp tháo gỡ khó khăn cho nhân viên.
Quan trọng hơn là bản thân những nhà lãnh đạo cần nhận thấy điểm hạn chế của công tác quản lý theo mô hình văn phòng truyền thống: Các nhân viên phải quản lý khối lượng thông tin ngày càng lớn, tổ chức, sắp xếp tài liệu, hồ sơ để đảm bảo tài liệu, hồ sơ an toàn và dễ dàng tìm thấy khi cần đến. Như vậy, thời gian để làm những công việc này là rất nhiều và rất lãng phí. Thêm vào đó là chi phí cho văn phòng phẩm cũng khá tốn kém… Để nâng cao hiệu suất làm việc, ban lãnh đạo cơ quan nên chỉ ra những điểm mạnh, điểm yếu của văn phòng truyền thống và phải thay đổi tư duy làm việc truyền thống của nhân viên bằng cách đào tạo họ, đưa họ làm quen với cách làm việc hiện đại, làm quen với công nghệ thông tin…
Để nâng cao hiệu suất làm việc, bên cạnh việc đầu tư phát triển đội ngũ nhân sự các đơn vị cần chú trọng trang bị đồng bộ cơ sở vật chất hiện đại: các phòng làm việc của cán bộ, công chức trong cơ quan, doanh nghiệp đều được trang bị máy tính có kết nối internet; bộ phận văn thư được trang bị thêm máy scan để quét tài liệu…
Các cơ quan, tổ chức các đơn vị cần chú trọng áp dụng công nghệ thông tin và tìm kiếm những giải pháp mới thay thế văn phòng truyền thống bằng cách ứng dụng một phần mềm quản lý văn phòng điện tử để hỗ trợ hiệu quả việc lưu trữ xử lý văn bản, công văn, tài liệu, điều hành công việc.
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của các cơ quan ban ngành, các doanh nghiệp trong việc quản lý công việc, Công ty phát triển Công nghệ Thái Sơn đã cho ra đời phần mềm văn phòng điện tử mang tên CloudOffice.
CloudOffice là hệ thống quản lý văn thư lưu trữ tài liệu, văn bản được thiết kế, xây dựng với mục tiêu triển khai cho các mô hình quản lý phân tầng đa cấp với khả năng xử lý dữ liệu quy mô lớn. Nó không chỉ giúp hỗ trợ hiệu quả công tác điều hành xử lý công việc như khởi tạo, phân công, quản lý theo dõi tiến độ việc làm mà còn có thể hỗ trợ, thay thế cho những hệ thống quản lý khác như gửi các thông báo, trao đổi thảo luận, lên lịch công việc, lấy ý kiến biểu quyết…
Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice hiện đã và đang được áp dụng trong hệ thống quản lý của nhiều cơ quan, Bộ, Ngành, doanh nghiệp như: Cục Thuế Tỉnh Nghệ An, Cục Thuế Tỉnh Bà Rịa –Vũng Tàu, Cục Hải quan Hải Phòng, Cục Hải quan Bình Dương, Cục Hải quan Đồng Nai, Cục Hải quan Vũng Tàu, Cục Hải quan Đà Nẵng, Công ty nước sạch VINACONEX, Công ty cổ phần CONECO Miền Trung, Học viện Thanh Thiếu Niên Việt Nam ,Bưu điện Tỉnh Điện Biên,…
Một số điểm nổi bật của CloudOffice:
CloudOffice - phần mềm thân thiện dễ sử dụng, các thông tin được đồng bộ hóa và hiển thị theo thời gian thực.
CloudOffice hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu, văn bản. Sản phẩm được xây dựng với mục tiêu triển khai cho các mô hình quản lý phân tầng đa cấp với khả năng xử lý dữ liệu quy mô lớn.
CloudOffice hỗ trợ hiệu quả công tác điều hành xử lý công việc : Phần mềm giúp lãnh đạo có thể khởi tạo công việc, phân công và theo dõi tiến độ công việc. Sự phân quyền cụ thể giúp lãnh đạo và nhân viên nắm bắt xử lý công việc thông suốt. Đặc biệt, phần mềm CloudOffice còn hỗ trợ kênh trao đổi thông tin, xin ý kiến chỉ đạo, hay phê duyệt.
CloudOffice cũng được thiết kế cho mô hình văn phòng hiện đại, có thể quản lý điều hành công việc mọi lúc mọi nơi thông qua internet trên các thiết bị thông minh như smartphone, máy tính bảng… với các nền tảng Android, iOS,Windows phone.
Ngoài các chức năng chính, CloudOffice cũng hỗ trợ việc : gửi thông báo, gửi tin nhắn, trao đổi thảo luận, lịch đơn vị, lịch cá nhân, danh bạ điện thoại, quản lý chấm công, chưng cầu ý kiến, lấy ý kiến, biểu quyết.
Việc áp dụng phần mềm văn phòng điện tử góp phần mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý của các đơn vị. Bên cạnh giảm chi phí quản lý hành chính, công việc của các cơ quan, đơn vị và cán bộ cũng được giải quyết nhanh hơn do tiết kiệm thời gian chờ công văn đến nhờ nhận văn bản trực tuyến. Mỗi một lãnh đạo cơ quan, đơn vị có thể chủ động kiểm soát tốt công việc được giao, qua đó phân công và sắp xếp nhân sự hợp lý hơn. Điểm quan trọng là ứng dụng văn phòng điện tử tạo ra một môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp và minh bạch, nâng cao trình độ kỹ năng và nhận thức cho cán bộ, nhân viên tạo tiền đề để cán bộ, nhân viên sẵn sàng tiếp cận và ứng dụng các công nghệ hành chính hiện đại khác.
Với 3 bước quản lý văn phòng nêu trên chắc chắn sẽ góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và đưa các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp phát triển lên một tầng cao mới.
