Quản lý hồ sơ chuyên nghiệp thông qua phần mềm Cloudoffice

Quản lý hồ sơ, tài liệu không đơn thuần chỉ là những tập hợp, thống kê hay hệ thống lại những giấy tờ, văn bản có liên quan và sắp xếp chúng lại thành một kho lưu trữ. Việc quản lý hồ sơ còn là cơ sở cho việc theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo hoạt động sản xuất - kinh doanh sao cho đúng với kế hoạch, mục đích đã đề ra...

1. Tầm quan trọng của quản lý hồ sơ:

CloudOffice - Quản lý hồ sơ chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Hồ sơ, tài liệu là một loại tài sản có tầm quan trọng và có giá trị như các loại tài sản khác của bất kỳ tổ chức cơ quan đặc biệt là các doanh nghiệp, nó tác động trực tiếp phục vụ cho hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc nhận thức đúng vấn đề này sẽ tạo cơ sở quản lý và bảo vệ hồ sơ tài liệu một cách phù hợp, khoa học. Bởi vì:

Để tiến hành các hoạt động của doanh nghiệp, phải có các hồ sơ tài liệu làm căn cứ, làm cơ sở cho việc theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo hoạt động sản xuất - kinh doanh sao cho đúng với kế hoạch, mục đích đã đề ra.
Quản lý hồ sơ, tài liệu có tác dụng lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, chương trình kế hoạch hoạt động một cách đầy đủ và sinh động. Qua đó góp phần xây dựng và phát triển các hoạt động của doanh nghiệp ngày càng hoàn chỉnh, năng động và hiệu quả hơn.
Quản lý hồ sơ, tài liệu có tác dụng tích cực trong việc quản lý các mặt hoạt động cụ thể của doanh nghiệp như: thống kê, kiểm tra vật tư, tiền vốn, hàng hóa, thiết bị...
Quản lý hồ sơ, tài liệu góp phần xây dựng một cách khoa học các kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiền lương, định ra các tiêu chuẩn, định mức lao động...
Quản lý hồ sơ giúp lãnh đạo doanh nghiệp thống nhất chỉ đạo các mặt về nhân lực tài vụ kỹ thuật, kinh doanh... nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được thuận lợi, đúng mục đích. Giúp lãnh đạo nắm được thành phần, số lượng hồ sơ tài liệu hiện có của doanh nghiệp, của các phòng ban và thực trạng bảo quản để có cách chỉ đạo hợp lý.
Hồ sơ, tài liệu là bằng chứng xác minh, đối chiếu trong những trường hợp cần thiết.

2. Áp dụng Công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ.

Có thể nói ý nghĩa và tác dụng của hoạt động quản lý hồ sơ, quản lý tài liệu là rất lớn, tuy nhiên thực tế cho thấy việc quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp chưa tốt, chưa cân đối với các mặt hoạt động khác. Chính vì vậy nhận thức đúng đắn về giá trị của hồ sơ, tài liệu cũng như việc quản lý, khai thác, sử dụng phù hợp sẽ đem lại những tác dụng tích cực, góp phần thúc đẩy sự vận hành và phát triển của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh quyết liệt hiện nay.

Hiện nay, việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ tài liệu ở các đơn vị doanh nghiệp không còn là mới mẻ, tuy nhiên lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu như thế nào để đáp ứng yêu cầu quản lý, khai thác hồ sơ tài liệu tại đơn vị là vần đề cần các nhà quản lý tính toán lựa chọn sao cho phù hợp, đáp ứng về mặt quản lý nhưng phù hợp với mô hình tổ chức và tiết kiệm chi phí đầu tư. Phần mềm quản lý tài liệu hồ sơ CloudOffice do công ty Thái Sơn phát triển là một trong những phần mềm hiện nay đáp ứng được các yêu cầu như vậy. Phầm mềm quản lý hồ sơ CloudOffice đã được nhiều đơn vị tổ chức cơ quan cũng như doanh nghiệp lựa chọn sử dụng và mang lại hiệu quả rất tốt trong công tác quản lý hồ sơ tài liệu.

CloudOffice - Quản lý hồ sơ chuyên nghiệp cho doanh nghiệp