Hồ sơ tài liệu lưu trữ có ý nghĩa vô cùng quan trọng với từng đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc bảo mật hồ sơ tài liệu trong kỷ nguyên internet hiện nay là vấn đề cẩn trọng mà mỗi đơn vị đều luôn lưu tâm. Vậy cách bảo mật hồ sơ tài liệu nào an toàn hiện nay?

Phương thức quản lý hồ sơ tài liệu thường áp dụng

Thông thường các đơn vị, doanh nghiệp thường quản lý hồ sơn, tài liệu và bảo mật chúng heo phương pháp truyền thống. Việc quản lý tài liệu thường được thực hiện theo cách ghi nhận lại trên giấy tờ, sổ sách theo dõi… sau đó lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu trữ, đánh dấu mã số và ghi chép thông tin vào các kẹp file hồ sơ để có thể tìm kiếm lại khi cần. Tuy nhiên theo thời gian khối lượng các tài liệu, hồ sơ, công văn, giấy tờ tăng lên rất nhiều. Ban đầu chúng ta lưu thành các tủ tài liệu, sau đó việc lưu trữ thông tin trên máy tính cũng trở nên quá tải làm chúng ta mất phương hướng trong việc quản lý thông tin, tìm kiếm, tra cứu hồ sơ tài liệu.

Những năm qua, công tác quản lý công văn, tài liệu tại các đơn vị theo cách quản lý truyền thống đã bộc lộ nhiều hạn chế. Qua thời gian, tài liệu dễ bị hỏng, việc tra cứu tài liệu mất nhiều thời gian làm giảm hiệu quả công việc. Chính vì thế, nhu cầu số hóa tài liệu là giải pháp hữu hiệu trong việc phát triển của các đơn vị, doanh nghiệp.

Bảo mật hồ sơ tài liệu trong kỷ nguyên internet

Thay vì phải tốn nhiều thời gian, công sức, chi phí cho việc quản lý tài liệu theo cách truyền thống thì hiện nay, nhiều doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đã tiến hành áp dụng công nghệ thông tin với các phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu chuyên nghiệp phục vụ cho ngành văn thư lưu trữ và quản lý tài liệu.

Bảo mật hồ sơ tài liệu trong kỷ nguyên internet bằng phần mềm quản lý tài liệu hiện đại

Thời đại Internet lên ngôi thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cải cách hành chính là điều tất yếu giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thờ gian, chi phí để phát triển mạnh mẽ hơn. Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý tài liệu được xây dựng nhằm bảo mật thông tin hồ sơ, tài liệu và tối giản các thủ tục quản lý cho mỗi doanh nghiệp ứng dụng. Một trong số các phần mềm được doanh nghiệp trong nước sử dụng nhất hiện nay là phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice.

Đây là hệ thống phần mềm bao gồm phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp. Phần mềm được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính. Có khả năng theo dõi xử lý văn bản và điều hành công việc từ xa thông qua Internet.

Bảo mật hồ sơ tài liệu trong kỷ nguyên internet

Với phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu Cloudoffice người quản lý có thể phân loại hồ sơ tài liệu theo các chủ đề, nhóm lĩnh vực quản lý khác nhau, định nghĩa các thuộc tính cho từng chủ đề tài liệu giúp quản lý tài liệu đa dạng và linh hoạt theo từng thời điểm. Điều này sẽ giúp người đùng dễ dàng quản lý và tìm kiếm khi cần.

Bên cạnh đó, phần mềm còn cho phép phép lưu trữ các hồ sơ, tài liệu dùng chung cho cả đơn vị hoặc nhóm người dùng. Các tài liệu được lưu trữ có thể là các phần mềm, biểu mẫu, ấn chỉ, tài liệu về hình ảnh, âm thanh, video… Không những thế, phần mềm còn cho phép quản lý các hồ sơ sự kiện. Các sự kiện có thể được quản lý thành 1 hồ sơ theo dõi diễn tiến từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc sự kiện. Chức năng này áp dụng hiệu quả trong trường hợp quản lý hồ sơ khiếu nại tố cáo, hồ sơ vi phạm, hồ sơ triển khai dự án, triển khai hợp đồng. Chúng ta dễ dàng tìm kiếm lại hồ sơ của sự kiện nào đó để theo dõi hoặc tiếp tục cập nhận các nội dung, vấn đề mới của sự kiện.

Khả năng quản lý các loại tài liêu đặt thù và theo dõi đánh dấu kết quả thực hiện cũng được nhà thiết kế tích hợp trong phần mềm. Đặc biệt, phần mềm còn có chức năng cảnh báo các tài liệu sắp hết hạn áp dụng đối với một số tài liệu có hạn quản lý hoặc theo dõi như hợp đồng, dự án…

Bảo mật hồ sơ tài liệu trong kỷ nguyên internet

Với chức năng phân quyền trong phần mềm văn phòng điện tử, người quản trị hệ thống được phép tạo lập các thành viên mới, đổi quyền truy cập của các thành viên, phân các quyền truy cập các chức năng của phần mềm. Do đó, việc bảo mật thông tin luôn được đảm bảo an toàn tuyệt đối.

Nhờ những ưu điểm tích cực chức năng tiện ích, phần mềm quản lý văn bản, tài liệu Cloudoffice do Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn xây dựng và cung cấp được xem là giải pháp hữu hiệu cho việc quản lý và bảo mật hồ sơ, tài liệu. Phần mềm đã và đang được rất nhiều đơn vị cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn áp dụng và đem lại nhiều lợi ích thiết thực. Phần mềm góp phần giảm thiểu rất nhiều thời gian làm việc cho đội ngũ nhân viên, tiết kiệm nhiều không gian lưu trữ văn bản do toàn bộ hồ sơ, tài liệu được scan lại và sắp xếp lưu trữ theo cách quản lý rất khoa học trên các máy tính chuyên dụng, an toàn và bảo mật.