HOTLINE: 1900 1286
Áp dụng biên lai điện tử là giải pháp giúp cho việc thu phí và lệ phí được diễn ra đơn giản, nhanh chóng hơn mà vẫn đảm bảo hiệu quả, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho các doanh nghiệp.
Nếu bạn và doanh nghiệp đang gặp phải vướng mắc liên quan đến áp dụng, thực hiện biên lai điện tử thì đừng bỏ qua bài viết này, tất cả sẽ được giải đáp đến bạn.
Giải pháp biên lai điện tử tối ưu tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp.
Để hiểu về biên lai điện tử, bạn có thể tham khảo Thông tư 303/2016/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 15/11/2016 với nội dung quy định rất rõ về việc in, phát hành, quản lý và sử dụng chứng từ thu tiền phí, lệ phí (gọi chung là biên lai) thuộc ngân sách nhà nước.
Biên lai điện tử là gì?
Tại Khoản 1, Điều 2, Thông tư 303/2016/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định: “Biên lai là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu các khoản tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.”
Theo đó, biên lai hiện cũng được thể hiện bằng nhiều hình thức khác nhau: Biên lai tự in, biên lai đặt in và biên lai điện tử. Trong đó, biên lai điện tử thể hiện sự khác biệt hơn nhờ được áp dụng công nghệ cao.
Cụ thể, biên lai điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ công của tổ chức thu phí, lệ phí được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương pháp điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
So với biên lai giấy, biên lai điện tử cho thấy sự vượt trội hơn hẳn bởi hiệu quả mà nó mang lại.
Biên lai điện tử vượt trội hẳn so với biên lai giấy.
Thực tế, việc sử dụng biên lai giấy sẽ gây ra nhiều sự tốn kém về cả thời gian lẫn chi phí trong việc lưu trữ, in ấn, lãng phí tài nguyên tổ chức. Cùng với đó, các thao tác truy xuất, tìm kiếm biên lai giấy sẽ gây mất thời gian, khó khăn cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai nộp thuế, bảo vệ môi trường,...
Còn khi sử dụng biên lai điện tử, không chỉ những hạn chế trên được khắc phục mà doanh nghiệp còn nhận được nhiều lợi ích không thể phủ nhận:
- Tiết kiệm đến 50% -80% thời gian lập, xuất, quản lý biên lai và chi phí dành cho hoạt động này.
- Khả năng lưu trữ lớn, không bị mất mát, dễ dàng sao lưu, tìm kiếm thông tin biên lai.
- Nghiệp vụ quản lý, phát hành biên lai trở nên nhanh chóng, linh động.
- Dễ dàng chuyển đổi biên lai điện tử sang biên lai giấy hợp pháp khi doanh nghiệp muốn.
Hướng dẫn áp dụng biên lai điện tử cho doanh nghiệp.
Liên quan đến biên lai điện tử, nếu doanh nghiệp đang gặp phải các vướng mắc khi áp dụng thì có thể tham khảo ngay một số nội dung dưới đây theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế:
Trường hợp biên lai điện tử đã lập và gửi cho người nộp phí, lệ phí, Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh chưa kê khai nộp phí và người nộp phí, lệ phí chưa hạch toán chi phí: Nếu phát hiện sai sót thì Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh và người nộp phí phải xác nhận sai sót; đồng thời Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành hủy biên lai.
Với trường hợp này cần lưu ý rằng:
- Các biên lai đã hủy vẫn phải được lưu trữ để phục vụ mục đích tra cứu của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Các biên lai điện tử được khởi tạo từ hệ thống của doanh nghiệp là tổ chức trung gian cung cấp giải pháp biên lai điện tử thì cũng phải thực hiện lưu trữ biên lai điện tử đúng quy định.
- Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh phải thực hiện lập biên lai điện tử mới theo quy định để gửi cho người nộp phí, lệ phí. Ngoài ra, trên biên lai điện tử mới phải có dòng chữ “biên lai này thay thế biên lai số... ký hiệu…, gửi ngày... tháng... năm...
Trường hợp biên lai điện tử đã lập và gửi cho người nộp phí, lệ phí, Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh đã kê khai và người nộp phí, lệ phí đã hạch toán chi phí nhưng sau đó mới phát hiện sai sót thì Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh và người nộp phí, lệ phí phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký của cả hai bên có ghi rõ sai sót; đồng thời Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành lập biên lai điện tử điều chỉnh sai sót.
Với trường hợp này cần lưu ý những điều sau:
- Cần tiến hành điều chỉnh biên lai. Theo đó, biên lai điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) tiền phí, lệ phí cho biên lai điện tử số… ký hiệu…
- Căn cứ vào biên lai điện tử điều chỉnh, Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh thực hiện kê khai điều chỉnh, người nộp phí, lệ phí thực hiện hạch toán điều chỉnh chi phí theo quy định. Biên lai điều chỉnh không được ghi số âm (-).”
Theo quy định, Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh được chuyển đổi biên lai điện tử sang biên lai giấy để giao cho người nộp phí. Việc tiến hành chuyển từ biên lai điện tử sang biên lai giấy sẽ được thực hiện như sau:
- Về nguyên tắc, Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh được chuyển đổi biên lai điện tử sang biên lai giấy 01 lần và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật và dấu của Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh.
- Người nộp phí và Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh được chuyển đổi biên lai điện tử sang biên lai giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
- Các biên lai điện tử khi chuyển đổi sang biên lai giấy phải đáp ứng các quy định sau:
Như vậy, bài viết trên đây đã giúp bạn giải đáp biên lai điện tử là gì và hướng dẫn bạn cách áp dụng biên lai điện tử cho doanh nghiệp sao cho hợp pháp.
Mọi thắc mắc liên quan đến biên lai điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:
