Cũng tương tự như khi bạn trình bày một bài văn hay bất cứ một văn bản nào, một vấn đề nào đó, bố cục nội dung là vô cùng quan trọng đối với bài thuyết trình. Cùng với kỹ năng người thuyết trình, nội dung thể hiện thì bố cục bài thuyết trình mạch lạc, rõ ràng và logic là yếu tố cốt lõi tạo nên sự thành công cho buổi thuyết trình. Vậy bố cục một bài thuyết trình như thế nào là hợp lý?

Bố cục một bài thuyết trình như thế nào là hợp lý?

1. Bố cục một bài thuyết trình cần có những phần nào?

Nhìn chung, một bài thuyết trình thường được chia thành 3 phần: Mở đầu, nội dung chính và kết thúc. Cấu trúc này là bố cục phổ biến trong các bài thuyết trình để mang lại cảm giác có sự phân tích, luận cứ, có giải quyết vấn đề để làm sáng tỏ nội dung cần thuyết trình.

>> Tham khảo: Nguyên tắc giao tiếp nơi công sở.

1.1. Phần mở bài

Phần mở đầu thường gồm giới thiệu về chủ đề chuẩn bị trình bày. Đây là phần rất quan trọng để thu hút, khơi gợi sự hứng thú nhằm dẫn dụ người nghe theo dõi, chú ý và quan tâm đến bài thuyết trình của bạn.

Phần mở đầu cần đạt được các mục đích sau:

• Thu hút được sự chú ý của người nghe.
• Tóm lược sơ qua và bao quát toàn bộ nội dung liên quan đến bài thuyết trình.
• Tạo cảm giác thoải mái, hứng thú và niềm tin cho người nghe.
• Hướng người nghe vào vấn đề và biến họ thành người chủ động lĩnh hội vấn đề hoặc giải quyết vấn đề cùng bạn.

Một số bí quyết giúp bạn mở đầu bài viết thu hút:

• Sử dụng một lời trích dẫn (nên là của người có tầm ảnh hưởng), một câu hỏi, một câu chuyện ngắn, một lời nói hài hước, một lời hứa,...
• Nên dành năng lượng ngay trong 15 phút đầu khi mở đầu bài thuyết trình.
• Dành 5 phút để chuẩn bị cho các câu hỏi: Vấn đề sẽ nói là gì? Phải mất bao lâu trình bày vấn đề, phân chia thời gian như thế nào? Vấn đề sẽ được giải đáp như thế nào?...

>> Tham khảo: Xây dựng biểu mẫu đánh giá ứng viên hiệu quả.

1.2. Phần chính

Phần nội dung chính là mục bạn sẽ đưa ra các luận điểm, lý lẽ, dẫn chứng để giải quyết vấn đề. Phần chính thường sẽ có các nội dung sau:

• Vấn đề cần giải quyết, yêu cầu công việc,...
• Ý tưởng và giải pháp.
• Cung cấp bằng chứng
• Lợi ích khi áp dụng các giải pháp đưa ra.
• Hành động cụ thể.
• Tranh luận: Bao gồm bằng chứng, lợi ích và các chương trình cụ thể.

Lưu ý: Khi đưa dẫn chứng, các ví dụ cụ thể và thực tế sẽ làm tăng sức thuyết phục cho những lời bạn nói. Các dẫn chứng có thể là các sự việc có thực, các câu trích dẫn, các ví dụ và các kinh nghiệm do cá nhân tự đúc rút, các ví dụ so sánh song song,...

Phân tích vấn đề bằng lý lẽ, dẫn chứng, số liệu,...

Phần nội dung chính thường là phần chiếm thời lượng lớn nhất, vì vậy để soạn thảo nội dung bài thuyết trình hợp lý bạn cần lưu ý:

• Không đưa những thông tin rườm rà, thông tin không cần thiết vào bài thuyết trình. Các thông tin nên có sự chọn lọc: Thông tin phải biết, thông tin nên biết và thông tin cần biết.
• Triển khai vấn đề dựa theo các câu hỏi: Tại sao, như thế nào>?
• Bạn nên nghĩ ra nhiều cách và nhiều ý tưởng khác nhau để diễn đạt một vấn đề.
• Nên sử dụng hình ảnh để minh họa. Các nghiên cứu cho thấy, sử dụng hình ảnh sẽ mang lại hiệu quả cao hơn các hình thức khác.
• Lưu ý khi chuyển ý giữa các chủ đề: Khán giả không thể đoán được nội dung tiếp theo mà bạn sẽ nói nên khi chuyển giữa các chủ đề, bạn nên cho khán giả biết để sẵn sàng theo dõi và tiếp nhận các thông tin mới.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

1.3. Phần kết luận

Khi bài nói chuyện kết thúc, bạn có thể nhìn bao quát mọi người và hỏi: Còn có ai muốn hỏi điều gì không? Sau đó bạn có thể tổng kết lại nội dung bài thuyết trình cũng như đưa ra ý kiến hay điều cần lưu ý đối với vấn đề mà bạn đang trình bày.

Cảm ơn khán giả ở phần kết bài.

Lưu ý cho phần kết bài:

• Bạn cần làm cho khán giả biết bài thuyết trình của mình đang dần đi vào phần kết thúc. Một số cụm từ chuyển ý như: Tóm lại, để kết luận, tổng kết lại,... sẽ thông báo cho khán giả bạn sẽ tổng kết lại phần mình trình bày.
• Tóm tắt lại những điểm chính trong bài thuyết trình.
• Kết thúc bài thuyết trình bằng những nhận xét tích cực.
• Bạn nên mỉm cười nhìn bao quát khán giả và cảm ơn khán giả đã lắng nghe.

2. Tạo tính thống nhất trong bố cục bài thuyết trình

Tính thống nhất là khi các yếu tố trực quan liên kết với nhau, bổ trợ cho nhau để làm nổi bật ý nghĩa của bài thuyết trình:

• Màu sắc: Không nên sử dụng quá nhiều màu, 3 màu trong một bài thuyết trình là phù hợp, trong đó màu chữ chiếm 60%, màu phụ trợ chiếm 30% và màu nhấn mạnh chiếm 10%.
• Font chữ: Lựa chọn font chữ phù hợp với bài thuyết trình, nội dung thuyết trình.
• Cách sắp xếp: Sau khi đã chọn màu sắc, font chữ, hình khối, bạn cần cân nhắc đưa vào bài thuyết trình như thế nào hài hòa mà vẫn tạo điểm nhấn, thu hút người xem.

Trên đây là cách xây dựng bố cục một bài thuyết trình. Bạn có thể tham khảo để lên dàn ý một bài thuyết trình hoàn chỉnh. Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://cloudoffice.com.vn