Xây dựng phương pháp quản lý tài liệu trong kho lưu trữ khoa học, chuyên nghiệp sẽ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nắm vững số lượng, tình hình và bảo vệ an toàn tài liệu, phục vụ tốt cho các công việc liên quan. Dưới đây là hướng dẫn để doanh nghiệp có phương pháp quản lý tài liệu, hồ sơ hiệu quả.

Các phương pháp quản lý tài liệu trong kho lưu trữ.

1. Kinh nghiệm quản lý hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ

Để tổ chức sắp xếp tài liệu, hồ sơ trong kho lưu trữ gọn gàng, khoa học, bạn cần tuân thủ theo một số điều sau:

Lựa chọn công cụ lưu trữ phù hợp

Với những khối lượng tài liệu lớn, việc lưu trữ bằng các cặp tài liệu hoặc túi phong bì nhỏ là điều không nên, vì khi cần tìm kiếm tài liệu sẽ rất khó khăn. Bạn nên chọn tủ hồ sơ có nhiều ngăn chứa, tủ loại có nhiều ngăn bên trên và cả hộc tủ bên dưới. Kích thước tủ cần phù hợp với số lượng tài liệu.

>> Tham khảo: 10 hàm excel mà kế toán thường dùng.

Phân loại tài liệu và lên danh mục tài liệu

Các tiêu chí để phân loại tài liệu thông thường bao gồm: Tên phông lưu trữ, thời gian, loại hình tài liệu, số lượng. Các loại tài liệu khác nhau cần được phân loại khác nhau:

• Với tài liệu thường xuyên trích xuất: Sắp xếp ở vị trí thuận tiện để việc tìm kiếm nhanh chóng nhất.
• Với tài liệu ít khai thác, sử dụng: Nên sắp xếp ở vị trí cuối kho, trong cùng hoặc trên cùng.

Phân loại tài liệu theo từng danh mục liên quan.

Sắp xếp các công cụ lưu trữ tài liệu

Tùy theo công cụ mà doanh nghiệp sử dụng để lưu trữ mà cách sắp xếp sẽ khác nhau:

• Nên sử dụng các giá di động để tiện cho việc vận chuyển.
• Nếu sử dụng giá cố định, bạn cần nghiên cứu cách sắp xếp hồ sơ, tài liệu ở vị trí hợp lý nhất.
• Tạo khoảng cách giữa các giá xếp tài liệu để thuận tiện cho việc tìm kiếm.

Phải thường xuyên giải phóng diện tích lưu trữ

Số lượng tài liệu tại các cơ quan, tổ chức phát sinh thường xuyên. Vì vậy, điều cần làm là liên tục giải phóng kho lưu trữ để bảo quản tốt tài liệu có giá trị và quản lý tài liệu, hồ sơ hiệu quả.

2. Phương pháp quản lý tài liệu trong kho lưu trữ hiệu quả

Việc sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong công tác thống kê và điều tra. Quy trình có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Sắp xếp tài liệu theo hồ sơ

Nếu khối lượng tài liệu, hồ sơ, văn bản quá lớn thì cần phân chia thành nhiều tập. Với những tài liệu có kích thước lớn thì cần cuộn tròn hoặc treo lên các giá treo phù hợp.

Bước 2: Sắp xếp tài liệu lên giá

Việc bố trí, sắp xếp các tài liệu trong kho lưu trữ cần tuân thủ các nguyên tắc

• Sắp xếp từ trái qua phải, từ ngoài vào trong, từ trên xuống dưới.
• Tài liệu đã được chỉnh lý: Cần được cho vào các hộp lưu trữ riêng biệt.
• Tài liệu được xếp trên giá theo thứ tự ghi trên hộp, cặp của mỗi phông lưu trữ.

Sắp xếp các tài liệu lên giá.

Bước 3: Sắp xếp các công cụ lưu trữ

Các công cụ lưu trữ trong kho cần được sắp xếp hợp lý để thuận tiện cho việc vận chuyển khi cần thiết. Đồng thời, giữa các tủ và giá lưu trữ tài liệu cần đảm bảo đủ khoảng cách thông thoáng để thuận tiện cho công tác tra cứu, tìm kiếm.

Bước 4: Làm bảng chỉ dẫn nơi lưu trữ tài liệu

Bảng chỉ dẫn hoặc sơ đồ sẽ là hướng dẫn để phục vụ cho tìm kiếm dữ liệu. Bảng chỉ dẫn sẽ cho biết tài liệu được lưu trữ ở vị trí nào, ngăn nào và giá nào trong kho.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

3. Quản lý tài liệu đơn giản, chuyên nghiệp và hiệu quả với CloudOffice

Quản lý tài liệu trong kho lưu trữ là phương pháp được sử dụng phổ biến trước đây. Tuy nhiên, khi số lượng của văn bản, hồ sơ và tài liệu của tổ chức gia tăng, phương pháp này tiềm ẩn nhiều vấn đề bất cập và rủi ro, kém hiệu quả, nguy cơ bị thất lạc, mất và cháy, hỏng có thể xảy ra.

Quản lý tài liệu hiệu quả, chuyên nghiệp với CloudOffice.

CloudOffice là giải pháp quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu ra đời để cải tiến toàn bộ các nhược điểm của phương pháp truyền thống. Ứng dụng công nghệ hiện đại, CloudOffice tích hợp toàn bộ các tính năng giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện văn bản, hồ sơ và tài liệu.

Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice cung cấp nhiều phân hệ giúp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng:

• Quản trị văn bản toàn diện: Cập nhật công văn đi và đến, phân loại, phê duyệt công văn, xem và tra cứu công văn,...
• Quản lý hồ sơ sự kiện và lưu trữ tài liệu chuyên nghiệp: CloudOffice cho phép quản lý thông tin theo diễn tiến thời gian của hồ sơ, văn bản, tài liệu, quản lý tiến độ dự án,... Từ các chức năng này, doanh nghiệp có thể quản lý các phiên bản tài liệu theo từng thời kỳ.
• Quản lý công việc, theo dõi tiến độ xử lý công việc: Cung cấp chức năng điều hành công việc, tạp lập tiến độ và thực hiện theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện.
• Tiện ích văn phòng: Thảo luận, biểu quyết, bầu cử, lên lịch làm việc cá nhân,...

Trên đây là phương pháp quản lý tài liệu trong kho lưu trữ hiệu quả. Thời đại công nghệ số, doanh nghiệp nên lựa chọn các phương pháp quản lý văn bản, tài liệu hiệu quả như giải pháp CloudOffice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn.

Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://cloudoffice.com.vn/