Ứng dụng phần mềm tiện ích như phần mềm quản lý công việc, quản lý văn bản, tài liệu không chỉ mang lại hiệu quả cao trong công tác điều hành mà còn nâng cao quá trình phối hợp xử lý giữa các phòng ban, tạo tác phong làm việc nhanh chóng chính xác.

1. Cloudoffice - Phần mềm quản trị văn phòng tiện ích cho các đơn vị

Ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử là xu hướng mới hiện nay không chỉ ở các nước phát triển trên thế giới mà ở Việt Nam, xu hướng đổi mới hiện đại hóa văn phòng, công tác hành chính tại các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp cũng đang diễn ra rất mạnh mẽ và toàn diện. Nhằm giúp các đơn vị, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, chuẩn hóa quy trình làm việc, quy trình xử lý văn bản, lưu trữ hồ sơ tài liệu, xóa bỏ ranh giới không gian, thời gian trong suốt quá trình thực hiện công việc.… Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn đã nghiên cứu và cho ra đời hệ thống phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice.

Giao diện phần mềm Cloudoffice

Phần mềm quản lý văn phòng hiện đại CloudOffice không chỉ là một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu mà còn là một hệ thống điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp theo nhiều cấp quản lý. Phần mềm được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, quản lý, lưu trữ, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính.

Theo thống kê, các đơn vị đã áp dụng thành công phần mềm quản lý công việc – Cloudoffice, có thể giảm đến 80% chi phí văn phòng phẩm, mực in, giấy in.

Phần mềm Cloudoffice tích hợp nhiều tiện ích văn phòng giúp quản trị văn phòng hiệu quả

Ngoài các chức năng chính như quản lý văn bản, công văn, tài liệu, điều hành, xử lý công việc, phần mềm CloudOfficce còn tích hợp nhiều tiện ích văn phòng khác. Các chức năng này tương đương với một phần mềm hoàn chỉnh.

2. Các tiện ích văn phòng mở rộng khác của phần mềm Cloudoffice

Thảo luận: được thiết kế giống như Yahoo Messenger. Chức năng này cho phép những người đang đăng nhập CloudOffice chat qua mạng LAN, WAN, Internet với nhau; có thể trao đổi file tài liệu cho nhau một cách dễ dàng. Chức năng này cũng có thể được dùng để lãnh đạo chỉ đạo công việc trực tiếp hoặc tổ chức họp trực tuyến khi các thành viên không ở gần nhau.

Biểu quyết, bầu cử, thăm dò ý kiến: tiện ích này cho phép tổ chức các cuộc biểu quyết qua mạng, lấy ý kiến nhận xét,…giống như các phầ mềm tổ chức bầu cử hiện nay.

Gửi thông báo hàng loạt, trao đổi thảo luận, lịch đơn vị, lịch cá nhân, danh bạ điện thoại, gửi tin nhắn, chưng cầu ý kiến, lấy ý kiến, biểu quyết là những tiện ích mở rộng của phần mềm Cloudoffice

Lịch công tác cá nhân và lịch đơn vị: Tiện ích này giống như phần mềm quản lý lịch công tác cá nhân. Ngoài việc cho phép đặt lịch công tác, ghi chú, ghi nhớ,… tiện ích này còn cho phép cài đặt hẹn giờ thông báo trước, trong hoặc sau khi sự kiện trên lịch xảy ra.

Quản lý chấm công: Chức năng này cho phép từng đơn vị quy định hình thức và phương pháp chấm công nhằm đánh giá thời gian lao động của các thành viên trong đơn vị một cách đầy đủ, chính xác và hiệu quả nhất.